Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry

Arkisto => Hallitus tiedottaa 2014 => Aiheen aloitti: GiiGi - 09.04.2014, 15:38:55 ip

Otsikko: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 2/2014
Kirjoitti: GiiGi - 09.04.2014, 15:38:55 ip
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 02/2014
Paikka: Pub Graali, Saaristonkatu 5, Oulu
Aika: 11.2.2014 klo 18.00

§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Anna-Maija R. avasi kokouksen kello 18:40.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Läsnä olivat Anna-Maija, Jenni R., Viivi J., Hanna P., Juuso V. ja Susanna V.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Viivi.
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hanna ja Juuso.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Käsitellään seuraavassa kokouksessa.

§6 Posti
Ei postia. Varaston laskua ei ole tullut, asiaa selvitellään.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa  2841,33 euroa
Kassassa rahaa  717,25 euroa
Jäsenkassassa rahaa 70 euroa

§7.2 Hankinnat
Uuden kaiuttimen malli on valittu. Susanna esittelee valinnan sähköpostilistalla.

Hanne S. on esittänyt puisten keittokulhojen hankkimista. Keskusteltuaan aiheesta hallitus päätti, että heikon konepestävyyden ja kuivatusongelmien vuoksi ei puuastioita yhdistykselle kannata hankkia, mutta mikäli sopivia keraamisia ja konepestäviä kulhoja löytyy niin niiden hankkimisesta ollaan kiinnostuneita.

§7.3 Ilotulitustalkoiden rahat
Ilotulitustalkoista saatua 100 euron summaa on kaavailtu jäsenistön yhteiseen virkistäytymiskäyttöön. Aiemmin ehdotettu Megazone todettiin kalliinpuoleiseksi ja aikatauluiltaan vaikeaksi vaihtoehdoksi, joten hallitus totesi parhaaksi vaihtoehdoksi järjestää jäsenistölle teemalliset juhlat, jonne talkoorahoilla kustannetaan ruokaa. Tiedottaja Viivi laittaa teemasta äänestyksen pystyyn OIEI:n Facebook-ryhmään. Tarkempi ajankohta sekä paikka päätetään myöhemmin.

§8 Jäsenasiat
§8.1 Uudet jäsenet
Ei uusia jäseniä.

§8.2 T-paidat
Keskusteltiin painatusfirmoista. Anna-Maijalla ja Hannalla oli molemmilla tiedossa mahdollisesti sopiva vaihtoehto, joita pohditaan vielä. Yksittäisen paidan hinnaksi yhdistykselle muodostunee noin 8-9€/kpl.

Paitaan tuleva fontti äänestytetään jäsenistöllä.

§8.3 Jäsenkirje
Jäsenkirje uudistetaan vuosikokouskutsun liitteeksi. Viivi hoitaa asiaa edelleen.

§8.4 Jäsenedut
Ei uusia jäsenetuja. Teron edistystä tiedustellaan.

§9 Menneet tapahtumat 2014

§9.1 Oiein menneet tapahtumat
31.1.-2.2. Hengailua Sanginjoella (peruuntuneen Odotushuoneen tilalla)
5 osallistujaa, 4 jäsentä, 4 alle 29 v. Toteutunut budjetti -9.08€.

Jenny K. saapui kokoukseen kello 19:16.

Pidettiin kokoustauko kello 19:16-19:25.
   
§9.2 Muut menneet tapahtumat
7.-9.2. TalviMaracon, CRYO ry - tapahtumaraporttia ei esitetty


§10 Tulevat tapahtumat 2014

§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
14.-16.3. Karhusaari (Hanne S.)
Käsiteltiin pyynnöstä tarkennettu budjettisuunnitelma. Pelille myönnettiin 169€ OIEI:n tukea. Alustavaa ajosuunnitelmaa pyydetään täydennykseksi.

25.-27.4. ”Yksi lautanen vähemmän, herra Hipkins” (Hanna P., Susanna V.)
24.5. Hotelli ja Casino Le Meridien (Heikura, Palojärvi, Parviainen)
16.8. Hotelli Kujerrus, Veljeskoti (Anni S., Susanna V.)


§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat
12.4. Cyberia Experience, Rovaniemi (Rolli ry / Harpela, Halvari, Vuopala)
31.5. Pyhävuoren perilliset, Vuosaari
13.-14.6. Konfliktin keskellä, Oulu (SPR)

§11 Tulevat määräpäivät ja tehtävät

24.2. Tilinpäätös toiminnantarkastajilla
28.2. Vuositukihakemus nuorisotoimella
31.3. Talousarvio ja tilinpäätös nuorisotoimella
31.3. Kesän tilavuorohakujen määräpäivä
31.7. Talven tilavuorohakujen määräpäivä

Ilmoitus PRH:lle - ei edennyt, tiedot tarkistettava

§12 Toimintakertomus ja tilinpäätös
Luettiin ääneen vuoden 2013 toimintakertomus. Anna-Maija toteuttaa esille tulleet korjausehdotukset ja muutokset ja lähettää korjatun version hallituslistalle.

Rahastonhoitaja Susanna esitteli tuloslaskelman ja taseen liitteineen, jotka hyväksyttiin.
Susanna toimittaa tilinpäätöksen toiminnantarkastajille.

Hallitus tekee vuosikokoukseen esityksen, jossa viime tilikauden ylijäämä otetaan käyttöön kuluvalla kaudella.

§13 Muut esille tulevat asiat
-

§14 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
11.3. kello 18:00, Pub Graali

§15 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20:05