1
Hallitus tiedottaa 2013 / Hallituksen kokoukset 4-7/2013
« : 03.10.2013, 17:44:29 ip »
Tässä viestiketjussa julkaistaan sangen pahasti myöhässä hallituksen kokouspöytäkirjat 4-7/2013.
---
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 4/2013
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 8.4.2013 klo 18:30
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Leena H avasi kokouksen kello 18:32.
§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Läsnä olivat Leena H,Viivi J, Jenni R, Jarkko I, Markku P ja Elina V. Karoliina K saapui kokoukseen klo 18:35, Ari S klo 18:53.
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.
§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Tarkastajiksi valittiin Jenni R ja Viivi J.
§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat
Pöytäkirja 3/2013 (11.3.) luettiin ääneen ja hyväksyttiin. Huomautettiin kuitenkin, että vain osa edellisen vuoden jäseneduista on uusittu, ei kaikkia.
§6 Posti
Lokerossa ei uutta postia. Puheenjohtajalle oli saapunut ilmoitus tilavuorosta Kaijonharjun nuorisotalolla ajalle 1.6.–31.8.2013. Lähetetyksi postiksi mainittiin leirikeskusten tilavuorohakemukset kesäajalle sekä tilinpäätös.
§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne (tiedot 7.4.2013)
Tilillä rahaa 941,87 euroa
Kassassa rahaa 700 euroa
Lisäksi jäsenkassassa 60 euroa
§7.2 Neljännesvuosikatsaus
Käytiin läpi Susannan laatima tuloslaskelma ajalta 1.1.–31.3.2013. Tuloja oli kertynyt 572,90 euroa ja menoja 1258,26 euroa. Laskelma on pöytäkirjan liitteenä.
§8 Jäsenasiat
Ei uusia jäseniä.
§8.1 Juliste
Julisteen laatimisesta vastaava Markku P on työllistynyt eikä aika ole rittänyt asian hoitamiseen.
§8.2 Kalenteri
Kalenterista vastaava työryhmä etsii edelleen täydennystä riveihinsä eikä asia ole edistynyt. Sovittiin aikatauluksi, että kalenterin kuvaukset hoidetaan toukokuussa ja painatus kesäkuussa. Viivi lupasi tiedustella Saida J:ltä onko tämä kiinnostunut osallistumisesta hankkeeseen. Työryhmää myös pyydettiin selvittämään kalenterin laatimisesta koituvia kustannuksia kuluvan viikon aikana.
§8.3 T-paidat
Mikko H on tehnyt muutamia ehdotuksia uusista t-paidoista. Päätettiin vielä kehottaa jäsenistöä esittämään ajatuksiaan huhtikuun loppuun mennessä. Ilmaan heitettiin myös ajatus siitä, että t-paitojen sijasta voitaisiin myös hankkia huppareita eli huppupaitoja.
§9 Menneet tapahtumat 2013
§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat
9.3. Karpaattien yö – tapahtumaraportti toimitettu (15 osallistujaa joista 13 alle 29), budjettia odotellaan.
12.3. K-treffit (11, 5 heistä alle 29)
13.3. Keskeneräisten proppien kerho (4, 2 heistä alle 29)
22.–24. 3. OIEI:n kevätpäivät, Sanginjoella – raportti toimitettu (15, 11 heistä alle 29)
27.3. Keskeneräisten proppien kerho (3, 1 heistä alle 29)
§9.2 Muut menneet tapahtumat
Ei muita mainittavia tapahtumia.
§10 Tulevat tapahtumat 2013
§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat
4.5. Operaatio 417 – Sanginjoella. Pelinjohdon etukäteen esittämän pyynnön mukaisesti hallituksen ulkopuoliset osanottajat poistettiin kokouksesta budjetin käsittelyn ajaksi, koska joitakin pelin sisältöön liittyviä yksityiskohtia ei haluttu etukäteen paljastaa kuin mahdollisimman harvoille. Karoliina ja Ari poistuivat huoneesta. Pelille myönnettiin tukea 80 euroa pyydetyn 71,4 euron sijasta.
7.–9.6. Haudan heimoa – Tuuli turjalta tulevi, Korouoman suojelualue. Pelinjohto ilmoitti toimittavansa budjetin seuraavaan kokoukseen.
15.6. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Muhos
§10.2 Muut tulevat tapahtumat
12.–14.4.Vesper, Jämsä – kukaan yhdistyksen jäsen ei tiettävästi aio osallistua.
19.–21.4. Historiallisten tanssien kevätleiri, Jyväskylä. Useita jäseniä aikoo osallistua.
20.–21.4. Operation Belarus – Milsim tapahtuma – Pikkaralan pienlentokenttä. Menijöistä ei tällä haavaa ole tietoa.
17.-19.5. Retkikunta Anderson & Peralta, Rovaniemi. Useita jäseniä aikoo osallistua.
§11 Tulevat määräpäivät
Ropeconiin on varattava järjestöpöytä.
§12 Kesälle haetut tilavuorot
Sjokivuoro: 28.–30.6. tai 5.–7.7. - Niina K
Sjokivuoro: 12.–14.7. tai 19–21.7. - Elina V
Koppana: 9.–11.8. tai 23.–25.8. - Kesäpäivät
Kaijonharjun nuorisota: ma 18-21 tai muu päivä elokuun loppuun asti. Kaupunki on myöntänyt tilavuoron ja aika säilyy samana (ma 18–21).
§13 Muut esille tulevat asiat
Yhdistyksessä on jo jonkin aikaa pohdittu mahdollisuutta tehdä viikinkihenkinen teltta tapahtumakäyttöön. Markku esitteli kokouksessa kaksi vaihtoehtoista ehdotusta:
1. Noin 8 hengen teltta, jonka hinta-arvio on noin 550 euroa.
2. 4-6 hengen teltta, jonka hinta-arvio on noin 450 euroa.
Hanketta päätettiin kannattaa. Suurempi teltta kuulosti läsnäolijoista mieluisammalta, ja työyhmää pyydettiin laatimaan tarkempi menoarvio teltan teosta. Katsottiin, että soveliain väri teltalle olisi joko tiilenpunainen tai burgundi. Väristä järjestettäisiin äänestys kokouksen jälkeen, ja telttahanketta työstettäisiin edelleen hallituksen postituslistalla.
§14 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous päätettiin pitää 9.5.2013 klo 16:00 osoitteessa Kajaaninkatu 9 A1.
§15 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19:20.
---
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 4/2013
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 8.4.2013 klo 18:30
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Leena H avasi kokouksen kello 18:32.
§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Läsnä olivat Leena H,Viivi J, Jenni R, Jarkko I, Markku P ja Elina V. Karoliina K saapui kokoukseen klo 18:35, Ari S klo 18:53.
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.
§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Tarkastajiksi valittiin Jenni R ja Viivi J.
§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat
Pöytäkirja 3/2013 (11.3.) luettiin ääneen ja hyväksyttiin. Huomautettiin kuitenkin, että vain osa edellisen vuoden jäseneduista on uusittu, ei kaikkia.
§6 Posti
Lokerossa ei uutta postia. Puheenjohtajalle oli saapunut ilmoitus tilavuorosta Kaijonharjun nuorisotalolla ajalle 1.6.–31.8.2013. Lähetetyksi postiksi mainittiin leirikeskusten tilavuorohakemukset kesäajalle sekä tilinpäätös.
§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne (tiedot 7.4.2013)
Tilillä rahaa 941,87 euroa
Kassassa rahaa 700 euroa
Lisäksi jäsenkassassa 60 euroa
§7.2 Neljännesvuosikatsaus
Käytiin läpi Susannan laatima tuloslaskelma ajalta 1.1.–31.3.2013. Tuloja oli kertynyt 572,90 euroa ja menoja 1258,26 euroa. Laskelma on pöytäkirjan liitteenä.
§8 Jäsenasiat
Ei uusia jäseniä.
§8.1 Juliste
Julisteen laatimisesta vastaava Markku P on työllistynyt eikä aika ole rittänyt asian hoitamiseen.
§8.2 Kalenteri
Kalenterista vastaava työryhmä etsii edelleen täydennystä riveihinsä eikä asia ole edistynyt. Sovittiin aikatauluksi, että kalenterin kuvaukset hoidetaan toukokuussa ja painatus kesäkuussa. Viivi lupasi tiedustella Saida J:ltä onko tämä kiinnostunut osallistumisesta hankkeeseen. Työryhmää myös pyydettiin selvittämään kalenterin laatimisesta koituvia kustannuksia kuluvan viikon aikana.
§8.3 T-paidat
Mikko H on tehnyt muutamia ehdotuksia uusista t-paidoista. Päätettiin vielä kehottaa jäsenistöä esittämään ajatuksiaan huhtikuun loppuun mennessä. Ilmaan heitettiin myös ajatus siitä, että t-paitojen sijasta voitaisiin myös hankkia huppareita eli huppupaitoja.
§9 Menneet tapahtumat 2013
§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat
9.3. Karpaattien yö – tapahtumaraportti toimitettu (15 osallistujaa joista 13 alle 29), budjettia odotellaan.
12.3. K-treffit (11, 5 heistä alle 29)
13.3. Keskeneräisten proppien kerho (4, 2 heistä alle 29)
22.–24. 3. OIEI:n kevätpäivät, Sanginjoella – raportti toimitettu (15, 11 heistä alle 29)
27.3. Keskeneräisten proppien kerho (3, 1 heistä alle 29)
§9.2 Muut menneet tapahtumat
Ei muita mainittavia tapahtumia.
§10 Tulevat tapahtumat 2013
§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat
4.5. Operaatio 417 – Sanginjoella. Pelinjohdon etukäteen esittämän pyynnön mukaisesti hallituksen ulkopuoliset osanottajat poistettiin kokouksesta budjetin käsittelyn ajaksi, koska joitakin pelin sisältöön liittyviä yksityiskohtia ei haluttu etukäteen paljastaa kuin mahdollisimman harvoille. Karoliina ja Ari poistuivat huoneesta. Pelille myönnettiin tukea 80 euroa pyydetyn 71,4 euron sijasta.
7.–9.6. Haudan heimoa – Tuuli turjalta tulevi, Korouoman suojelualue. Pelinjohto ilmoitti toimittavansa budjetin seuraavaan kokoukseen.
15.6. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Muhos
§10.2 Muut tulevat tapahtumat
12.–14.4.Vesper, Jämsä – kukaan yhdistyksen jäsen ei tiettävästi aio osallistua.
19.–21.4. Historiallisten tanssien kevätleiri, Jyväskylä. Useita jäseniä aikoo osallistua.
20.–21.4. Operation Belarus – Milsim tapahtuma – Pikkaralan pienlentokenttä. Menijöistä ei tällä haavaa ole tietoa.
17.-19.5. Retkikunta Anderson & Peralta, Rovaniemi. Useita jäseniä aikoo osallistua.
§11 Tulevat määräpäivät
Ropeconiin on varattava järjestöpöytä.
§12 Kesälle haetut tilavuorot
Sjokivuoro: 28.–30.6. tai 5.–7.7. - Niina K
Sjokivuoro: 12.–14.7. tai 19–21.7. - Elina V
Koppana: 9.–11.8. tai 23.–25.8. - Kesäpäivät
Kaijonharjun nuorisota: ma 18-21 tai muu päivä elokuun loppuun asti. Kaupunki on myöntänyt tilavuoron ja aika säilyy samana (ma 18–21).
§13 Muut esille tulevat asiat
Yhdistyksessä on jo jonkin aikaa pohdittu mahdollisuutta tehdä viikinkihenkinen teltta tapahtumakäyttöön. Markku esitteli kokouksessa kaksi vaihtoehtoista ehdotusta:
1. Noin 8 hengen teltta, jonka hinta-arvio on noin 550 euroa.
2. 4-6 hengen teltta, jonka hinta-arvio on noin 450 euroa.
Hanketta päätettiin kannattaa. Suurempi teltta kuulosti läsnäolijoista mieluisammalta, ja työyhmää pyydettiin laatimaan tarkempi menoarvio teltan teosta. Katsottiin, että soveliain väri teltalle olisi joko tiilenpunainen tai burgundi. Väristä järjestettäisiin äänestys kokouksen jälkeen, ja telttahanketta työstettäisiin edelleen hallituksen postituslistalla.
§14 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous päätettiin pitää 9.5.2013 klo 16:00 osoitteessa Kajaaninkatu 9 A1.
§15 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19:20.