Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokous 12/2011
Lassinkallionpolku, Oulu
03.10.2011
§1 Kokouksen avaus
18:30
§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvallan toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksessa on paikalla Jukka-Pekka Heikkinen(puheenjohtaja), Matti Timonen, Jenni Ronkainen, Jarkko Iisakka, Anni Savolainen, Anna-Maija Räihä(sihteeri). Paikalla myös jäsen Karoliina Kemppainen.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Lisättiin kohta §11 Syyskokous ja toimintakertomus.
§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anni ja Jarkko.
Julius K., Juhokalle P. ja Elina V. saapuivat kokoukseen kello 18.38.
Juhokalle poistui pian.
§5 Vierailijoiden puheenvuoro
Vierailijoina Elisa Hietala (CRYO:n puheenjohtaja), Tuomas Kuusniemi (CRYO:n kansainvälisyysvastaava & Kuudennen Ringin puheenjohtaja) ja Tanja Tourunen (CRYO:n sihteeri).
Yllämainitut paikalla herättelemässä CRYO:n ja OIEI:n välistä yhteistyötä. CRYO:n seuraava tapahtuma on jo tulevana viikonloppuna, pelitapahtuma Maracon. Tammikuussa tulossa myös ”kokeilu-Maracon”, eli pienempi kuin viralliset Maraconit ja vapaampi ohjelma. Sinne OIEI:n puolelta toivottiin jotain ohjelmaa, tai ainakin jäseniä paikalle.
Sovittiin, että voidaan mainostaa omia tapahtumiamme toistemme foorumeilla/postituslistoilla/Facebookissa.
CRYO:n avoin postituslista: cryo@lists.oulu.fi
Cryolaiset myös auliisti tarjoutuivat jakamaan tapahtumissaan OIEI:n flyereitä (sellaisia ei vielä ole) ja lähettelmään meidän info-sähköposteja, tyylillä ”mikä on OIEI ja mitä me tehdään”.
Luvattiin jakaa CRYO:n flyereita S-treffeillä ja muissa omissa tapahtumissa, kunhan meille niitä toimitetaan.
Mikko H. saapui kokoukseen kello 18:54.
§6 Posti
Posti tarkistettu torstaina ja siellä oli pelkkiä mainoksia.
§7 Talous
§7.1 Tilin ja kassan tilanne
Tilillä 3505,86e ja kassassa 18,30e.
§7.2 Budjetin seuranta
Pyydetään Teroa tekemään budjetin seurantaa menneistä ja tulevista tilitapahtumista.
§8 Jäsenasiat
Sini R. hyväksyttiin jäseneksi. Pyydetään jäsenvastaavalta tieto, onko vuosijuhlien aikaan tullut uusia jäseniä.
§9 Menneet tapahtumat
24.9. OIEI:n 15-vuotisjuhlat – paikalla 39, mukaan lukien jäsenet+kutsuvieraat. Toteutunut budjetti ei ole valmis, mutta se on Karoliinan arviolta -800 euroa, 200 euroa enemmän kuin budjettiarviossa. Mitään vuosijuhliin liittyvää ei ole vielä tilitetty.
1.-2.10. Historiallisen miekkailun alkeiskurssi, Saaristonkatu 22 – paikalla 2 OIEI:n jäsentä + opettajana yksi jäsenistä.
1.10. Zombie Walk Oulu 6 – paikalla arviolta 5 OIEI:n jäsentä, järjestäjät myös OIEI:n jäseniä
§10 Tulevat tapahtumat
§10.1 Tulevat OIEI:n tapahtumat
8.10. Lordi Chesterfordin Lyhtyjuhlat eli Hajuvettä ja hammasrattaita, Oulu – käsiteltiin budjetti. Budjetissa kaksi eri versiota: -200 euroa ja -300 euroa. Hyväksyttiin budjettiehdotus B ilman erikoistehosteita (keskustelun jälkeen todettiin, että riski on liian suuri, että ilotulitusshow ei järjesty huonon sään vuoksi).
§10.2 Tulevat muut tapahtumat
7.-9.10. Maracon, Kaijonharjun Nuorisota
28.-30.10. Martin Kievarissa tapahtuu, Paavalniemen leirikeskus, Rovaniemi
11.-13.11. Historiallisten tanssien syysleiri, Turun lähettyvillä
26.11. Animelarp 1.2, Kuopio
§10.3 Sanginjoki-vuorot syksy/talvi 2011
OIEI:llä Sanginjoki-vuorot ainakin: 18.-20.11. ja 16.-18.12.
Mikko H. ja Kari H. haluavat järjestää Sanginjoella Halloweenia sivuavan pelin 18.-20.11. Noin 15 hahmoa. Myönnettiin vuoro.
Jarkko Iisakka haluaa järjestää Sangenjoella pikkujoulupelin 16.-18.12. Noin 20-30 hahmoa. Myönnettiin vuoro.
§11 Syyskokous ja toimintakertomus
Syyskokous pidetään 31.10. kello 18.30 Tuiran nuorisotalolla.
Jenni tiedottaa asiasta jäsenille. Syyskokouksessa valitaan hallitus kaudelle 2011-2012. Päätettiin hyvissä ajoin alkaa kirjoittamaan toimintakertomusta. Maikki aloittaa listaamalla tapahtumaraporttien pohjalta menneet tapahtumat toimintakertomukseen.
§12 Muut mahdolliset asiat
- Messi-hanke:
Jori on lähestynyt hallitusta taas Messin puolesta ja aikoi alun perin tulla tähän kokoukseen keskustelemaan asiasta, muttei päässyt. Jori on pyytänyt hallitusta ottamaan selville seuraavat asiat: Miten OIEI:n toiminta tavoittaa (eli montako tavoittaa vuosittain [eli siis montako hahmoa, niin että samat tyypit voi laskea kahdesta eri pelistä käytännössä jne.] sekä harrastajamäärä (montako henkilöä tavoittaa vuosittain).
- OIEI:n saumuri rikki. Markku lupautui katsomaan mitä sille voi tehdä. Jos korjaaminen itse ei onnistu, viedään saumuri ompelukonehuoltoon.
§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous 18.10. kello 18 Jarkon luona. Kokoukseen mennessä täytyy valmistella toimintasuunnitelma. Maikki valmistelee.
§14 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20:00.
