Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 14/2011  (Luettu 1544 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 294
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 14/2011
« : 05.12.2011, 15:32:39 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 14/2011
Tuiran nuorisotalo
14.11.2011

§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19:14.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla hallituksen jäsenet Jukka-Pekka Heikkinen, Matti Timonen, Jarkko Iisakka, Jenni Ronkainen, Anna-Maija Räihä. Sekä jäsenet Markku P., Viivi J., Susanna V., Mikko H.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Jenni ja Jarkko.

Elisa H. saapui kokoukseen kello 19:17.

§5 Posti
Posti tarkistettu viimeksi viikko sitten eikä siellä ollut kuin ilmaisjakelulehtiä.

§6 Talous

§6.1 Tilien tilanne
Tilillä on rahaa 2265,10 euroa
Kassassa on rahaa 18,30 euroa

§6.2 Hankinnat
- Keittiö/siivouspakkien hankinta. Käsiteltiin Leenan ehdotus pakkien sisällöstä ja budjetista. Myönnettiin 1. Hankintavaiheeseen 100euroa. Leena H. saa käyttää omaa harkintaansa budjetin suomissa rajoissa.
- Päätettiin hankkia OIEI:lle uusi savukone. Savukoneen hankkiminen on delegoitu Mikko H.:lle. Budjetiksi annettiin korkeintaan 200 euroa.

§7 Jäsenasiat
Ei jäsenasioita.

§8 Menneet tapahtumat

§8.1 OIEI:n menneet tapahtumat:
Ei tapahtumia viime kokouksen jälkeen.

§8.2 Muut menneet tapahtumat:
28.-30.10. Martin Kievarissa tapahtuu, Rovaniemi. Paikalla noin 7 OIEI:läistä. Susanna kirjoittaa tapahtumaraportin. 

§9 Tulevat tapahtumat

§9.1 OIEI:n tulevat tapahtumat:
19.11. Säteilylaboratorio DCLX, Sanginjoki. Mikko esitteli budjetin. Hyväksyttiin
budjetti -50 euroa.
16.-18.12. Keskeneräisten tarinoiden talo, Sanginjoki. Jarkko toimittaa budjetin
seuraavaan hallituksen kokoukseen.
25.2.2012 Pohjolan pidot, Sanginjoki
24.3.2012 Salaisuuksien hovi, Sanginjoki

§9.2 Tulevat muut tapahtumat:
26.11. Animelarp, Kuopio
10.12. Backstage Pass, Haapavesi. Peli kaipaa pelaajia, ilmoittautuminen 20.11. 
mennessä!

§10 Muut esille tulevat asiat
- OIEI:n sähköpostilistat ei toimi, sillä niille laitettu hätäsulku prakaa. Anna-Maija puhuu taas Karoliinan kanssa asiasta ja he yhdessä etsivät uutta ratkaisua tilanteeseen.
- OIEI:n syyskokous on viikon kuluttua, 21.11. Edellisen syyskokouksen oltua laittomasti kokoonkutsuttu, pidetään tämä uusi kokous. Kutsu on lähtenyt jäsenille sähköpostitse sääntöjen mukaisesti. Jenni laittaa muistutuksen joka paikkaan.

§11 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Pidetään seuraava kokous maanantaina 5.12. Sen jälkeen uuden ja vanhan hallituksen yhteiset pikkujoulut Heikkinen&Timonen residenssissä. Pikkujoulujen budjetiksi päätettiin 8euroa /henkilö.

§12 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20:09.
Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015

Danju

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 415
    • Profiili
Vs: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 14/2011
« Vastaus #1 : 08.12.2011, 09:17:36 ap »
Rakas hallitus, mihin ovat kaikki yhdistyksen rahat menneet?

Jäljelle jääneellä summalla pitäisi selvitä vielä puoli vuotta. Keväällä on tulossa paljon pelejä ja mielestäni vaikuttaa hieman epäreilulta, että pelit joita pidetään lähempänä toukokuuta (jolloin siis tuet tulevat) saavat ja voivat tehdä isoja hankintoja kun taas alkuvuoden pelien pitää pärjätä näköjään nollabudjetilla.

Olenko ainoa joka miettii tämmöisiä?
Karoliina Kemppainen

OIEI:n
Webmaster 2011-2013
Puheenjohtaja 2010
Sihteeri 2008-2009

Jarkeldo

  • Konkari
  • ***
  • Viestejä: 144
    • Profiili
Vs: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 14/2011
« Vastaus #2 : 08.12.2011, 18:27:32 ip »
Heipä hei.

Heikolta vaikuttava rahatilanne johtuu osin seuraavista:

1. Ainakin minä olen jostain syystä ollut siinä uskossa, että kaupungin tuki maksetaan maaliskuun lopulla. Näin ollen rahojen riittävyyttä on laskettu senkin mukaan.

2. Kaikkia tämän vuoden pelejä ei vielä ole tilitetty rahastonhoitajalle. Tilillä oleva summa toisin sanoen kasvaa vielä lähiaikoina.

3. Vuoden 2011 loppuun mennessä OIEI on rahoittanut yhteensä kymmentä suurempaa tapahtumaa 15-vuotisjuhla mukaanlukien. Vastaava luku vuodelle 2010 näytti foorumia vilkaistessani olevan noin seitsemän. Lisäksi yhdistykselle on vihdoinkin hankittu peräti kaksi toimivaa savukonetta. Kuluva vuosi on siis ollut suhteellisen aktiivinen.

Mainitut seikat eivät tietenkään poista sitä, että hallitus on ollut hieman huolimaton raha-asioiden suhteen. Syytä huoleen ei kuitenkaan ole, sillä rahastonhoitajan esittämän laskelman perusteella nollabudjetteja tuskin on tulossa, ja valtaosa ensi vuoden alussa pidettävistä peleistä vaikuttaisi olevan Sanginjoki-pelejä, mikä osaltaan tehnee niistä huokeampia.

Kaikki tulevat pelit tuskin myöskään ovat massiivisia hääjuhlia. Loppuvuoden rahat pyritään jakamaan tasapuolisesti pelien tarpeet ja tilin tilanne huomioon ottaen. Omasta puolestani pahoittelen sitä, jos joku joutuu jatkossa tinkimään peliensä juhla-aterioista.

Vastaukseni ei ole mikään hallituksen virallinen kanta, mutta ei se taida ihan pötyäkään olla.
Jarkko Iisakka
OIEI:n sihteeri vuonna 2013

"His desire was to tell a great tale that had being only in his mind and could not be reduced to common words; but no one who ever witnessed a performance ever left it with any clear understanding of what that tale was."

Danju

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 415
    • Profiili
Vs: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 14/2011
« Vastaus #3 : 09.12.2011, 15:27:34 ip »
1. Maaliskuun loppuun mennessä tulee lähettää tilikertomukset ja hakemukset (muistelisin näin) ja rahat tulee toukokuussa. Ainakin näin oli tänä vuonna, en tiedä onko kaupungilta tullut jotain infoa siitä, että tilanne muuttuisi ensi vuonna. Tehän siellä hallituksessa olette :D Esimerkiksi sen milloin rahat ovat tänä vuonna tulleet voi tarkistaa pöytäkirjoista.

2. Hyvä homma! Saisivat kyllä kaikki reipastua tilityksien suhteen.  Toivottavasti itsellä ei ole mitään rästihommia  ??? Toivottavasti hallitus muistuttaa mahdollisimman pian ja huolehtii että kaikki muistaa.

3. Juu. Tottakai tänä vuonna on ollut paljon toimintaa. Mutta ottakaa huomioon, että olette käyttäneet pöytäkirjoista löytyvien summien mukaan noin 3000 euroa puolessa vuodessa, eli vain toukokuun jälkeen järjestetyt tapahtumat. Toki tässä on isoja menoeriä kuten vuosijuhlat (800 euroa).

Mutta kuten toimintasuunnitelmassa lukee(otettu vuoden 2010 suunnitelmasta, muistaakseni pysynyt aika samanlaisena vuodesta toiseen):  Larpit ovat etusijalla myös talousasioita ja toimintalinjoja päätettäessä. Larpit saavat taloudellisen tuen pääosan ja järjestön taloudellinen tila hoidetaan siten, että minä tahansa osana
vuotta 2010 on mahdollista järjestää suuriakin larppeja.

Tarkoitukseni ei ole olla mikää nalkuttava ämmä. Halusin vain osittain tuoda tämän asian muidenkin jäsenten tietoon jos on joku muukin jota kiinnostaa ja joku joka ei ole hoksannut asiaa. Ja osaltani myös hoksauttaa niin nykyistä kuin tuleviakin hallituksia, että rahaa on, mutta sitä tulee käyttää harkiten ja suunnitellusti. Rahat on menneet, eikä niitä enää saa takaisin, sitä on turha itkeä.

Rahaa ei välttämättä riitä samalla tavalla alkuvuoden peleille, mutta maailma on muutenkin epäreilu. Peli voi olla hieno ja hyvä pienemmälläkin budjetilla (ja isommilla pelimaksuilla.)

Kiitos vastauksesta Jarkko! Piti laittaa ihan suoraan hallituksellekin viestiä, mutta en ole koulukiireitteni vuoksi joutanut.
Karoliina Kemppainen

OIEI:n
Webmaster 2011-2013
Puheenjohtaja 2010
Sihteeri 2008-2009