Hallitusosio

[R-Biter]

Mietin semmosta, että oisko minkälaisen ponnistuksen takana laittaa tänne semmonen, vaikkapa salasanasuojattu hallituksen oma osio, mihin vois sitten koota mm. arkistonhoidon periaatteet ja käytännöt, hallitusohjeet ja nakkikohtaset ohjeet, periaatepäätökset, toimintakertomukset ja -suunnitelmat ja ehkä jopa talousarviot.

Oon nimittäin huomannu ongelman: voi kuinka pieninä palasina onkaan mun yhdistykseni asiakirjat maailmalla. Ottaen huomioon sen täysin mahollisen vaihtoehon, että joku hallituksen jäsen joskus lähtee suksimaan kesken kauden, jää kaikki sen hallussa olevat tiedot ja tiedostot heleposti ikuisiksi ajoiksi kadotukseen. Siksi ne ois hyvä koota johonkin, missä ne ois koko hallituksen saatavilla.

Jos semmonen ois mahollista tehä, voisin valmistella vähän ajatuksia ja periaatteita semmosen sisällöstä.

[Joren]

Tottakai sen voi tehdä, pitäskö se siis olla avoin kaikille mutta vain hallituslaisten kirjotettavissa?

Luulen, että vaikka sellaisen teemmekin, sitä eivät kaikki suostu käyttämään. Ihmiset on silleen ääliöitä.

[Tarantella]

Hei Jori, onnistuisko tämä vaikka tekemällä ite sivuille joku tietopankin tyylinen salasanalla suojattu sivu, jonne voi ladata tiedostoja? Ilmeisesti tarkoituksena oli tehdä siitä vain hallitukselle näkyvä osio? Tänne foorumille voi myös ladata tiedostoja, mutta näyttää olevan kokorajoitus 128 kt.

[Joren]

Jospa vaan muutan liitetiedoston kokorajotusta? Myöskin vain hallitukselle näkyvä tila on ihan yhtä helppo toteuttaa, kuin julkisesti näkyvä, rajoitetusti käytettävä.

[R-Biter]

En oo hirviän tarkasti ajatellu sitä formaattia vielä, mutta kerronpa vähän ajatuksiani niin te asiasta enemmän tietävät voitte sitten pohtia sitä toteutusta.

Oon törmänny aika moneen "on ollu tapana" tai "tästä on päätetty", juttuun, mutta koska en oo vieläkään saanu kaikkia arkistoja kaivettua niistä miljoonista sirpaleista joissa se on, en voi tarkistaa mitä oikein on päätetty, kuka on päättänyt, miksi ja milloin. Eli jos yhdistyksessä jatkossakin toimitaan jonkun ikivanhan käytännön sanelemana, minä ainakin hallituksen jäsenenä katson oikeudekseni saada siitä mustaa valkosella. Ja toivon tulevien hallitusten myös haluavan, sillä muuten ovat vastuuttomia julleja ja kaivavat maata jalakojensa alta.

Haluaisin siis jonkun esim. täällä kotisivuilla tai foorumilla olevan säilytyspaikan/tietopankin, jossa ei välttämättä käytäis keskustelua, vaan johon voitaisiin kirjata luettavaksi
-tärkeimmät periaatepäätökset (esim. nuo roolipelikirja- ja tietosuojapäätökset viime kokouksesta ja seuraavan kokouksen arkistointikäytäntöpäätös)
-toimintasuunnitelma, operatiivinen toimintasuunnitelma ja talousarvio, toteutuneet menot (kirjautuneet käyttäjät?)
-toimintakertomus ja tilinpäätös (kirjautuneet käyttäjät? vain hallitus?)
-hallitusohjeet, toimihenkilöohjeet
-ehkä myös ajantasainen tapahtuma- ja osallistujakirjanpito?

Pääasiassa tämä ois hallituksen työkalu ja ennen kaikkea keino siirtää tietoa tuleville hallituksille. Nuo on periaatteessa kai kaikki julkista tietoa, ainakin yhdistyksen jäsenille, ja yhdistyksen jäsenenä olisin tuommosen näkemisestä mielissäni, koska jäsenten pitää voida valvoa, että hallitus hoitaa tehtävänsä. Talousasiat välttämättä ei kuulu ihan yleiseen jakoon, joten jotain päätöksiä tietojen jakamisesta pitäs tehä.

Mutta, kuten sanottua, teknisestä toteutuksesta en tunnusta omaavani mielipidettä.

[Danju]

Hei kaikki. Joskus koin, että sihteerin velvollisuutena on koota kaikkia noita asiakirjoja yhteen sekä muutenkin olisi hyvä, että ne olisivat tallessa. Niinpä voin iloksenne kertoa, että minulta löytyy sähköisenä(!) OIEIn pöytäkirjoja vuosilta 2004-2010. Välistä tosin näyttää puuttuvan vuosi 2006. Sekä kevät- ja syyskokouksen asiakirjat vuodesta 2002 eteenpäin. Muistini mukaan lahjoitin tämän sähköisen arkiston joko  2011 sihteerille tai sitten muistini pettää minut.

Mutta yleinen sähköinen arkisto olisi myös mainio, voin myös miettiä teknistä toteutusta aikani kuluksi.

PS.Lähetän Leena sulle nuo kaikki asiakirjat sähköpostilla!

[umbra_anima]

Minullakin on hallussa kaikenlaista lomakepohjaa, asiakirjaa, pöytäkirjaa, liitettä, budjettia jne. Olen ollut sihteerinäkin joskus, ehkä syksyn 2007, joten siihen liittyviä juttuja saattaa löytyä. Palan halusta jakaa ne pois. Voin laittaa ne tietopankkiin jos sellaisen luotte tai lähettää jollekin. Nyt ne ovat varmassa tallessa ulkoisella kovolla (johon en nyt pääse käsiksi).

[R-Biter]

Mulle voi lähettää niitä kaikenlaisia tiedostoja nyt ainaki toistaseksi, yritän parhaillaan koota itselleni kuvaa siitä, mitä meillä on ja missä, joten kaikki palapelin palaset otetaan kiitollisena vastaan.