Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 1/2012  (Luettu 867 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 294
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 1/2012
« : 18.03.2012, 23:47:54 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 1/2012
Tuiran nuorisotalo, Lassinkallionpolku 4, Oulu
16.1.2012 klo 18.30

1.   Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18.30.

2.   Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla hallituksen jäsenet: Leena Heikkinen (puheenjohtaja), Anna-Maija Räihä (sihteeri), Jukka-Pekka Heikkinen, Susanna Veijalainen. Varajäsenet: Viivi Junno ja Jenni Ronkainen. Muut jäsenet: Elisa H., Karoliina K., Tero S..

3.   Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista muutoksin. Lisättiin kohdaksi 7. Mainoskampanja.

4.   Pöytäkirjantarkastajien valinta
Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Viivi ja Susanna.

5.   Posti
Posti on tarkastettu viimeksi perjantaina. Siellä oli järjestökirje kaupungilta, kutsu Vireä kolmas sektori –tapahtumaan sekä laskuja.

6.   Talous
6.1.   Tilinkäyttöoikeudet
Päätettiin myöntää tilinkäyttöoikeudet rahastonhoitaja Anna-Maija Räihälle tai puheenjohtaja Leena Heikkiselle. Lakkautetaan edelliset tilinkäyttöoikeudet Tero Säkkiseltä ja Jukka-Pekka Heikkiseltä.
Myönnetään Anna-Maija Räihälle ja Leena Heikkiselle verkkopankkitunnukset ja pankkikortit.

6.2.   Yhdistyksen rahatilanne
Tilin tilanne selviää kunhan tilinkäyttöoikeudet saadaan vaihdettua.
Kassan tilanne on Teron selvityksessä.

6.3.   Vuoden 2011 tilinpäätös
Vuoden 2011 tilinpäätöksen on oltava valmiina viimeistään 26.2.2012
Sihteeri toimittaa tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja toiminnantarkastuskertomuksen Oulun kaupungille viimeistään 31.3.2012

6.4.   Pohjolan pitojen budjetti
Hyväksyttiin budjetti. Tällä hetkellä peliin ei pyydetä OIEI:n tukea, mutta pelinjohto pitää pienenä mahdollisuuksia, että toimittaa tarkennetun version lähempänä peliä.

7.   Mainoskampanja
Tero pyysi, että hallitus päättää mitä informaatiota halutaan OIEI:n mainosjulisteeseen ja toimittaa tiedon hänelle. Tero toimittaa tiedon eteenpäin julisteen tekijälle.

8.   Jäsenasiat
8.1. Uudet jäsenet
Uusia jäseniä liittynyt kahdessa edellisessä tapahtumassa, jäsenvastaava toimittaa sihteerille tiedot seuraavaan kokoukseen mennessä.

8.2. Jäsenedut 2012
Jäsenedut on uusittu seuraaviin paikkoihin:
Nappi-Kikka, Graali, Pilis, Pila-Pala.

Jori kysyy jäsenetua Suomen Kampaamotarvikkeesta, Jupe Milgearista, Suska Löytö-Palasta.

8.3 Jäsenkirje 1/2012
Tiedottaja esitteli jäsenkirjeen luonnoksen, jäsenkirje lähetetään jäsenille 20.1.

Tero Säkkinen poistui kokouksesta kello 19.12.

9.   Menneet tapahtumat
6.-8.1.2012 RealGame Corporation v.1+ hupiviikonloppu. Karoliina toimittaa toteutuneen budjetin ja tapahtumaraportin sähköpostilla.

10.   Tulevat tapahtumat
21.2.2012 Kaakkurin koulun larppityöpaja (Karoliina K. ja Kaisa V. hoitavat larppityöpajan järjestämisen)
25.2.2012 Pohjolan pidot, Sanginjoki
9.-10.3.2012 Ihmisten aika IV, Ylikiiminki. Hyväksyttiin alustava budjetti -70euroa. 
24.3.2012 Salaisuuksien hovi, Sanginjoki

Niina K. ja Karoliina K. poistuvat kokouksesta kello 19. 22

11.   Järjestöavustushakemus ja kesän leiriyhteistyö
11.1 Järjestöavustushakemus
Hakemus toimitettava nuorisoasiainkeskukselle 31.1.2012, klo 16.00 mennessä. Hakemuksesta vastaavat puheenjohtaja ja sihteeri.

11.2. Kesäleiri
Elisa H. esitteli alustavan suunnitelman ensikesänä kesäleireillä pidettävistä seikkaluista ja muusta kesäleiriohjelmasta eri ikäisille lapsille ja nuorille. Ideana olisi mukailla lapsille Pikku Kakkosen muinaisia seikkailuita ja vanhemmille enemmän improa ja työpajoja.

Mikko H. saapui kokoukseen kello 19.34.

12.   Vuosikokousasiat
12.1 Vuosikokouskutsu
Vuosikokouksen aika ja paikka 26.3.2012 klo 19.00, Tuiran nuorisotalo (Lassinkallionpolku 4)

Käsiteltävät asiat:
§1 Kokouksen avaaminen
§2 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, läsnäolijat
§3 Esityslistan hyväksyminen
§4 Kokouksen järjestäytyminen
Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin valinta
Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
§5 Vuoden 2011 toimintakertomuksen vahvistaminen
§6 Vuoden 2011 tilinpäätös ja toiminnantarkastuskertomus
§7 Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2011 hallitukselle ja toimihenkilöille
§8 Muut asiat
§9 Kokouksen päättäminen

12.2. Tilinpäätös ja toimintakertomus
Tilinpäätöksen (Tero) ja toimintakertomuksen (Anna-Maija) tulee olla valmiina 22.2.2012 mennessä. Ne toimitetaan toiminnantarkastajille Kaisa V. (varalla Niko N.) ja Viivi J. (varalla Jenny K.) viimeistään 26.2.2012. Toiminnantarkastuskertomus on valmis viimeistään kahden viikon kuluttua, 11.3.2012. Tarkastuskertomuksen valmistuttua lähetetään vuosikokouskutsu (kuitenkin viimeistään 11.3.2012).

12.3 Vuosikokousaloitteet
Mikäli jäsenet haluavat tuoda vuosikokouksen käsiteltäväksi muita asioita, heidän on ilmoitettava siitä hallitukselle viimeistään 5.3.2012. Päivämäärästä ilmoitetaan jäsenkirjeessä.
Sihteeri vastaa toimintakertomuksen kirjoittamisesta ja hankkii siihen tarvittaessa lisäapua nykyiseltä ja edelliseltä hallitukselta. Rahastonhoitaja vastaa tilinpäätöksen tekemisestä yhdessä edellisvuoden rahastonhoitajan kanssa.

13.   Muut esille tulevat asiat
Jarkko I. on ulkomailla 13.1.-16.4.2012 välisen ajan. Jarkkoa tuuraa hallituksen varsinaisena jäsenenä Elina V..
Karoliina kertoi OIEI:n sähköpostiosoitteista, joita hallituksen on mahdollisuus käyttää. Karoliina tarjoaa myös nettisivujen ylläpitokoulutusta.
Nimenkirjoitusoikeudet on siirretty Leenalle, Anna-Maijalle, Jarkolle ja Jorille.

14.   Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava hallituksen kokous keskiviikkona 15.2.2012 klo 18.00 Kajaaninkatu 9 A1:ssä.

15.   Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.42.
   
Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015