Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 2/2012  (Luettu 1075 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 294
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 2/2012
« : 18.03.2012, 23:50:42 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 2/2012
Paikka: Kajaaninkatu 9 A1, Oulu
Aika: 15.2.2012 klo 18.00

§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18:03.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Kokous on kutsuttu koolle laillisesti ja todettiin päätösvaltaiseksi. Läsnä hallituksen jäsenet: Leena Heikkinen, Anna-Maija Räihä, Jori Hiltunen, Susanna Veijalainen sekä varajäsen Viivi Junno. Paikalla lisäksi ei-OIEI-jäsen Aleksi H.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista muutoksin. Lisättiin kohta §7.3 Hankinnat.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Susanna ja Viivi.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Sihteeri teki tarvittavat muutokset pöytäkirjaan ja tulostaa sen mukaan ensikokoukseen allekirjoitettavaksi.

§6 Posti
Posti tarkistettu viimeksi 15.2.2012.
Postissa tullut lisäselvityspyyntö koskien vuosiavustushakemusta. Sähköpostitse tullut kutsu Taiteiden yön suunnittelukokoukseen, yhteistyöpyyntö keskiaikamusiikkia soittavalta yhtyeeltä koskien esiintymisvaatteita sekä tietoja SPR:n ensiapukurssista.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä on rahaa 679,32 euroa
Kassassa 83 euroa.

§7.2 Roolipelikirja-avustus
OIEI:n jäsenten on mahdollista hakea kulukorvausta roolipelikirjoihin 10% per kirja, mutta enintään 5 euroa per kirja. Hakemukset käsitellään tapauskohtaisesti.

Päätettiin tämän perusteella myöntää Matti T.:lle 11,35 euroa korvausta neljän eri roolipelikirjan hankkimisesta. Kirjat olivat Pathfinder –roolipelikirjoja.

§7.3 Hankinnat
OIEI:n tanssialajaosto on esittänyt ryhmälle hankittavaksi kaiuttimet, joita tultaisiin säilyttämään Tuiran nuorisotalolla. Kaiuttimet olisivat myös tapahtumanjärjestäjien käytössä. Selvitetään ensikokoukseen mennessä onko kaiuttimille säilytystilaa nuorisotalolla. Seuraavassa kokouksessa Susanna esittelee tarkemman esityksensä hankinnasta ja sen hinta-arvion. 

§8 Jäsenasiat
§8.1 Uudet jäsenet
Tietoja uusista jäsenistä ei ole.

§8.2 Uudet jäsenedut
Jäsenetu uusittu Milgeariin.
Jäsenetu hankittu Ompelutaloon (-10% ompelutarvikkeista)

§8.3 Markkinointi
Keskusteltiin julisteen sisällöstä ja ulkoasusta seuraavaa:

Sisältö:
•   pääosassa teksti oiei.fi - oululaista larppaamista
•   alle slogan, josta päätetään seuraavassa kokouksessa. Sloganin tarkoitus on antaa kuva siitä, mitä OIEI:n toiminta on.
•   ei puheenjohtajan nimeä julisteeseen
•   fb-linkki, jos saadaan selkeä url
•   QR-koodilinkki foorumille

Ulkoasu:
•   copyright -merkki samalla ulkoasulla kuin copyrightin haltijan nimi, ei valkoista pohjaa.
•   logo pienemmäksi ja alareunaan
•   tekstit neutraalille taustalle, mielellään kokonaan laatikoihin, sijoittelun kultaisen leikkauksen mukaan
•   vihreä väri haalistuu helposti, ainakin tekstien tulee olla muun värisiä tai ainakin selkeästi taustasta erottuvia
•   kasvot esiin, ihmishahmot suuremmaksi ja keskeisempään osaan, 4-väri ainakin ihmishahmojen osalta
•   taustasta pitää saada selkeämpi - graafisempi ilme

Julisteesta keskustelua jatketaan seuraavassa kokouksessa. Sitä ennen puheenjohtaja ottaa yhteyttä julisteen tekijään ja keskustelee muutosten mahdollisuudesta, aikataulusta ja ylipäätään tekijän kiinnostuksesta jatkaa projektia.

§9 Menneet tapahtumat
§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat
2.2.2012 Käsityöpiiri. 10 osallistujaa.
15.2.2012 K-treffit. 7 osallistujaa.

§9.2 Muut menneet tapahtumat
Ei muita menneitä tapahtumia.

§10 Tulevat tapahtumat
§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat
16.2.2012 Käsityöpiiri
18.2.2012 Pidä huivistas kiinni 2011, kello 14, Välkkylä. - Myönnettiin tapahtumalla 20 euron  budjetti.
21.2.2012 Kaakkurin koulun larppityöpaja
24.-26.2.2012 Pohjolan pidot, Sanginjoki. - Pelinjohto on ilmoittanut, että viime kokouksessa esitetyn nollabudjetin ylitys on mahdollinen ja hallitus antoi luvan -50 eurolle.
23.-25.3.2012 Salaisuuksien hovi, Sanginjoki
26.3.2012 OIEI ry:n vuosikokous, Lassinkallionpolku 4
Ihmisten Aika IV on siirretty myöhemmälle keväälle.

§10.2 Muut tulevat tapahtumat
12.-15.4.2012 Solmukohta, Nurmijärvi
27.-29.4.2012 Historiallisten tanssien tanssileiri, Jyväskylä

§11 Tulevia määräpäiviä 2012
26.2. Tilinpäätös ja toimintakertomus toiminnantarkastajille
5.3. Jäsenten ilmoitettava, mikäli haluavat tuoda muita asioita vuosikokouksen käsiteltäviksi
11.3. Tilintarkastuskertomus valmis, vuosikokouskutsun lähetys
14.3. Hallituksen kokous 3/12
31.3. Tilinpäätös, toimintakertomus ja tarkastuskertomus kaupungille
31.3. S-treffinakki vaihtuu, ellei Elina halua jatkaa
2.4. Kesän tilavuorojen haku päättyy

§12 Henkilötietolain edellyttämät toimenpiteet
Lisätään OIEI:n internet-sivuille lain määräämä jäsenrekisterin rekisteriote.
Tietojen suojaukseen liittyvien toimenpiteiden osalta päätettiin: Jäsenrekisterin ylläpito on jäsenvastaavan ja varajäsenvastaavan vastuulla. S-treffinakki pääsee jäsentietoihin käsiksi vain käsittelemiensä liittymislomakkeiden osalta. Jäsenvastaava ja varajäsenvastaava eivät saa ilman pätevää syytä näyttää tai luovuttaa jäsenrekisteriä muille kuin nimenkirjoitusoikeutetuille. Mikäli jäsenten tietoja tarvitaan esimerkiksi yhdistyksen tiedottamiseen tai jäsenmäärän tilastointiin, luovutetaan rekisteristä tiedot vain tarvittavilta osin. Jäsenrekisteriä ei saa säilyttää palvelimella eikä sitä saa ladata verkkoon. Jäsenrekisteriä ei saa lähettää verkossa. Mikäli jäsenrekisteriä siirretään tai kopioidaan siirrettävällä tietovälineellä, on kopio poistettava tietovälineeltä heti siirron jälkeen. Jäsenrekisteristä on pidettävä kahta salasanasuojattua kopiota, joista toinen on jäsenvastaavalla ja toinen varajäsenvastaavalla. Molemmat on saatettava ajan tasalle vähintään kuukausittain. Jäsenrekisteristä on vuosittain poistettava ne jäsenet, joiden katsotaan eronneen tai jotka on erotettu. Vuoden lopussa tilastoidaan ja arkistoidaan alle 29-vuotiaiden jäsenten määrä ja yli 29-vuotiaiden jäsenten määrä sekä jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet.

Liittymisen yhteydessä jäseniltä kerätään tästä lähtien täydellinen nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite ja se, kuuluiko henkilö yhdistykseen edellisenä vuonna.

Vaitiolovelvollisuus: Vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia jäsenrekisteriä käsitteleviä henkilöitä.

Ilmoittautumislomakkeiden käytännöt: Henkilötietolain nojalla arkaluontoisen tiedon ja henkilötunnuksen kerääminen ja säilyttäminen on sallittua vain erityistapauksissa ellei henkilö, jolta tietoja kerätään, siihen nimenomaisesti suostu. Päätettiin, että OIEI:n tukemien pelien tulee ilmoittautumisvaiheessa kerättävien tietojen osalta täyttää seuraavat vaatimukset:
•   Pelaajilta kysytään ja tallennetaan vain olennaisia tietoja. Näitä ovat OIEI:n kannalta syntymävuosi, kotipaikkakunta ja se, onko pelaaja OIEI:n jäsen. Pelinjohtajan kannalta olennaisia ovat pelaajan nimi ja yhteystiedot. Lisäksi pelaajilta voidaan kysyä muita tarkentavia kysymyksiä esimerkiksi allergioihin, terveydentilaan ja pelimieltymyksiin liittyen. Näihin kysymyksiin vastaaminen on kuitenkin vapaaehtoista ja se täytyy ilmaista lomakkeessa.
•   Pelaajarekisteri hävitetään kun sitä ei enää tarvita. Pelinjohtaja voi säilyttää yhteystiedot mahdollisia jatko-osia varten, mutta muilta osin tiedot on hävitettävä. Ennen hävittämistä on varmistettava, että yhdistyksen kannalta merkitykselliset tiedot on raportoitu asianmukaisesti.

Pelaajan tietoja ei saa julkaista ilman pelaajan erillistä suostumusta, esimerkiksi pelaajalistana internet—sivuilla. Julkaisemislupaa pyydettäessä on ilmoitettava, mitä tietoja aiotaan julkaista ja missä.

§13 Edellisen hallituksen päätökset
Hallitukselle annettiin tiedoksi edellisen kauden hallituksen tärkeimmät päätökset.

§14 Muut esille tulevat asiat
Ei muita esille tulevia asioita

§15 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous pidetään ke 14.3.2012 klo 18.30 osoitteessa Kajaaninkatu 9 A1, Oulu.

§16 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19:56.


Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015