Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 6/2012  (Luettu 919 kertaa)

Jarkeldo

  • Konkari
  • ***
  • Viestejä: 144
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 6/2012
« : 17.06.2012, 16:37:25 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 6/2012
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 28.5.2012 klo 18.00

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.07.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat Leena, Jenni, Jarkko, Susanna, Viivi ja Anna-Maija. Jori saapui kokoukseen klo 18.38, Karoliina klo 18.52

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Susanna ja Anna-Maija.

§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat

Käytiin läpi kokouksen 5/2012 pöytäkirja. Siihen lisättiin käsin yksi unohtunut matkakorvaus. Leena totesi, ettei vielä ole ehtinyt soittaa Mikaelille konfliktinmallinnussääntöjen uudistamisesta, ryhtyä kokoamaan Larpcon-työryhmää tai ottaa yhteyttä Jennaan. Pyyntö maksaa Taiteiden yön jäsenmaksu ei ole vielä saapunut, joten maksua ei ole suoritettu. Tanssiyhdistyksen tukemisen hoidamme siten, että liittynemme tulevaisuudessa sen  jäseneksi ja lahjoitamme sitten 30 euroa.

§6 Posti

- CRYO oli sähköpostitse ilmoittanut järjestävänsä bussikyydin Ropeconiin.
- Vesivaara-liikkeestä oli kutsuttu OIEI:läisiä retkelle Viinivaaralle.
- Mikko H. oli tiedottanut Studio Kuution kuvauksista.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne

Tilillä rahaa 5 129,68 euroa
   Kassassa rahaa 123,75 euroa

   §7.2 Budjetin seuranta

Anna-Maija totesi, että larppeihin on tämän vuoden aikana käytetty 648,90 euroa, joista tämän vuoden aktiiviseen toimintaan kuulumattomia siirtovelkoja on tasan 308 euroa. Tilikauden tuleviin larppeihin olisi siis käytettävissä
1 551,10 euroa. Jos oletetaan tulevia pelejä olevan 16, jokaiselle voitaisiin myöntää tukea keskimäärin 96,94 euroa.

   §7.3 Hankinnat

- Hankittu 25:n euron hintainen States of Play -kirja.
- Susanna on ostanut yhdistykselle uudet kaiuttimet edellisessä kokouksessa myönnetyillä 20:llä eurolla.
- Jori on haaveillut yhdistyksen omasta viikinkiteltasta. Leena piti ajatusta hyvänä, ja pohdittiin mahdollisuudesta budjetoida sitä varten säästöä, jotta teltta voitaisiin lähivuosina hankkia. Arvioiden mukaan tänä vuonna säästöä voisi kertyä noin 300 euroa. Leena piti summaa liian vähäisenä.

§8 Jäsenasiat

Ei uusia jäsenasioita.

§9 Menneet tapahtumat 2012

§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat

23.-25.3. Salaisuuksien hovi, Sanginjoki. Tapahtumaraportti vastaanotettu: 37 osallistujaa, joista 27 OIEI:läistä.

27.-28.4. Kortee, Lammi ja Voronova, Oulu. Tapahtumaraportti vastaanotettu: 20 osallistujaa, joista 20 OIEI:läistä.

8.5. K-treffit, Pub Graali – 8 osallistujaa

§9.2 Muut menneet tapahtumat

??.?. CRYO:n jedilarppi – kahden OIEI:läisen arvellaan osallistuneen, pyydetään raportti Hannelta

11.-13.5. Maracon XXVIII, Kaijonharjun nuorisotalo - kahden OIEI:läisen arvellaan osallistuneen, pyydetään raportti Hannelta

§10 Tulevat tapahtumat 2012

§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat

3.6. Werneri Holopaisen tutkimuksia, Oulun kaupungin alue – Hyväksyttiin budjetti ja myönnettiin 42 euroa lisätukea, jotta pelimaksu voitaisiin alentaa 12:sta eurosta 10:een.

9.6. Rakkauden kesä ’67, Haukipudas – Hyväksyttiin budjetti, mutta huomautetaan, että yhdistyksen peleihin osallistuvien jäsenten ja ei-jäsenten pelimaksun erotuksen toivottaisiin pääsääntöisesti olevan viisi euroa.

15.-16.6. Kultaisen kolmikärjen kievari, Sanginjoki. –Budjetti käsitellään myöhemmin

30.6. Kymmenen Virran Maa, Muhos – Hyväksyttiin budjetti, siivousvastaavaksi ilmoitettiin Leena, turvallisuusvastaavaksi Viivi

20.-22.7. Se Toinen Hotelli, Sanginjoki – Tarkasteltiin budjettia. Pelinjohdolta toivotaan selvitystä muun muassa suurehkoista irtain- ja toimistokuluista.  80:llä eurolla alijäämäistä peliä myös pidettiin melko kalliina Sanginjoella pidettäväksi.

4.8. De'Gaulen kahvila, Sanginjoki – Viivi toimittaa itselleen lähetetyn budjetin koko hallituksen tarkasteltavaksi myöhemmin.

11.8. Hotel & Casino La Meridien, Villa Pukkila – Käsiteltiin budjettia, ja pyydetään pelinjohdolta tarkennusta ainakin pelinjohtoryhmän koostumuksen osalta.

24.-26.8. Larpcon, Koppanan leirikeskus – Asiasta puhutaan lisää tulevissa kokouksissa.

   §10.2 Muut tulevat tapahtumat

13.-15.7. Sotahuuto, Hauho
27.-29.7. Ropecon 2012, Espoo – CRYO järjestelee yhteiskyytiä
8.9. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Talviainen
22.9. Grimwoodin aave, Kitee

§11 Tulevat määräpäivät

S-treffivastaava vaihtuu kesäkuun lopussa.

§12 Larpcon 24.-26.8.

Leena aloittaa työryhmän kokoamisen lähiaikoina. Tapahtumasta päätetään keskustella myös sähköpostitse.

§13 Studio Kuution kuvaukset

Mikko H. kertoi sähköpostissaan, että mikäli yhdistyksen jäsenet auttavat kuvaajaa toimimalla taustahenkilöinä muutamissa tämän kuvissa, he saavat oman kuvaustuokion. Kuvauspäivämääriä ei kuitenkaan ole ilmoitettu, joten hallitus odottaa uutta yhteydenottoa.

§14 Retket Viinivaaralle

Vesivaara-liikkeen taholta yhteyttä ottanut henkilö oli ehdottanut Susannalle päivämäärää 16.6., joka ei yhdistyksen oman tapahtuman vuoksi sopinut. Päätettiin muutenkin, ettei hallitus katso tarpeelliseksi ottaa kantaa retkiin. Mahdollisuudesta on tiedotettu jäsenistölle, ja kukin voi toimia oman kiinnostuksensa mukaan.

§15 Oulun yliopiston järjestömessut

Messujen järjestäjiltä on tiedusteltu osallistumisen hintaa.

§16  Toimintaa Tyttöjen talolla

Jäsen Elisa on osallistunut Tyttöjen talossa järjestettyyn elävään harrastekirjastoon ja kertonut talon kävijöille liveroolipelaamisesta. Harrastus oli tuntunut kiinnostavan kuulijoita, mutta kynnys osallistua OIEI:n tapahtumiin on korkea. Siksi pohdittiin mahdollisuutta järjestää talon kävijöille oma, pienimuotoinen peli. Asiasta päätettiin ottaa enemmän selvää, ja Elisa toimii yhteyshenkilönä.

§17 OIEI:n kuvagalleria

Sovittiin, että Susanna hoitaa edustuskuvien lataamisen Karoliinan luomaan galleriaan.

§18 Muut esille tulevat asiat

Sovittiin, että tapahtumaraporttien kerääminen on jatkossa Viivin tehtävä.

§19

Seuraava kokous pidetään 2.7. kello 18.30. Paikkana Tuiran nuorisotalo.

§20 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.40
Jarkko Iisakka
OIEI:n sihteeri vuonna 2013

"His desire was to tell a great tale that had being only in his mind and could not be reduced to common words; but no one who ever witnessed a performance ever left it with any clear understanding of what that tale was."