Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 7/2012  (Luettu 1027 kertaa)

Jarkeldo

  • Konkari
  • ***
  • Viestejä: 144
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 7/2012
« : 24.09.2012, 12:38:09 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 7/2012
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 2.7.2012 klo 18.30

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 19.12

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla olivat Leena H, Viivi J, Jarkko I ja Jenni R.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta

Tarkastajiksi valittiin Viivi J ja Jenni R.

§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat

Luettiin pöytäkirja kokouksesta 6/2012. Mikaeliin oli oltu yhteydessä, mutta tämä ei vielä ollut uudistanut konfliktinmallinnussääntöjä. Taiteiden yöstä ei ollut kuulunut mitään uutta. Larpcon-työryhmää ei oltu vielä koottu, mutta asia käsitellään kohdassa §12. Jennaan oli otettu yhteyttä, ja tämä tekee yhdistykselle julisteen syksyllä muiden kiireidensä väistyttyä.

§6 Posti

Susanna oli saanut tiedon siitä, että tilavuoropäätösten pitää jatkossa olla mukana kaupungin tiloja käytettäessä – niin leirikeskuksissa kuin s-treffeilläkin. Näin ollen otamme vuoroja koskevista päätöksistä kopioita pelinjohtajien käyttöön sekä s-treffipaikalla säilytettäväksi.

Studio Kuutiosta on ilmoitettu kuvausaikatauluja. Lyhyen varoitusajan sekä hallituksen jäsenten kiireiden vuoksi asiaa oltiin kuitenkin jo lykkäämässä, mutta myöhemmin Tero S ilmoitti onnistuneensa kokoamaan riittävän suuren joukon kuvauksia varten.

CRYO on ilmoitellut hallituksen postituslistalle Ropecon-bussistaan.

Oulun yliopiston järjestömessuilta vastattiin yhdistyksen yhteydenottoon, mutta vastaaja ei asiasta juurikaan tiennyt, vaan lupasi vain, että OIEI saa tietää asioista enemmän loppukesällä, jahka vakituiset työntekijät palaavat taas asioiden ääreen. Lienee syytä varautua hoitamaan asia lyhyellä varoitusajalla.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne

Koska rahastonhoitajan verkkopankki oli epäkunnossa eikä puheenjohtajalla ollut    salasanaa käsillä, tilitietoja ei ollut saatavilla.

§7.2 Hankinnat

- Yhdistyksen tulostin toimii heikosti, joten Jarkko valtuutettiin ostamaan uusi,    laadukas monitoimitulostin korkeintaan 200:lla eurolla.
- 30.5. Kaisa V on hankkinut yhdistyksen varastoon kaksi säilytyslaatikkoa    yhteishinnaltaan 15,90 euroa.
- 23. ja 31.5. Kaisa V on maksanut yhdistyksen paitojen ja hihamerkkien postituskuluja 12,05 euroa, mutta nämä on maksatettu niitä tilanneilla jäsenillä. Tappiota on sallittu tulla noin 20 senttiä/paita, eikä se vielä haittaa. Todettin näet, että    on vain hyvä, jos vanhoja paitoja ja merkkejä saadaan menemään.

§8 Jäsenasiat
Uusiksi jäseniksi hyväksyttiin Eetu K, Jemina I, Matti M, Natasha E, Johanna M ja Saara M.

§9 Menneet tapahtumat 2012

§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat
   3.6. Werneri Holopaisen tutkimuksia, Oulu – 18 osallistui, 18 OIEI:läistä
   9.6. Rakkauden kesä ’67, Haukipudas – tapahtumaraporttia odotetaan
   12.6. K-treffit, Pub Graali – 10 henkeä osallistui
        15.-16.6. Kultaisen kolmikärjen kievari, Sanginjoki. - 39 osallistui, 39 OIEI:läistä, jäsen Elisa H maksoi myöhästyneen pelimaksunsa
   30.6. Kymmenen Virran Maa, Muhos – 23 osallistui, 22 OIEI:läistä,    tapahtumaraporttia odotetaan
   2.7. Kaleva haastatteli Elisaa, Viiviä ja Juhokallea larppaamisesta

§9.2 Muut menneet tapahtumat
??.?. CRYO:n jedilarp – tapahtumaraporttia odotetaan
   11.-13.5. Maracon XXVIII, Nuorisota – tapahtumaraporttia odotetaan

§10 Tulevat tapahtumat 2012

§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat
   20.-22.7. Se Toinen Hotelli, Sanginjoki. – Muokattu budjetti hyväksyttiin
4.8. De'Gaulen kahvila, Sanginjoki – Hyväksyttiin Susannan vastaehdotus, jota Viivi ehdottaa pelinjohdolle
   11.8. Hotel & Casino La Meridien – Peli siirtyy pelinjohdon muiden kiireiden vuoksi
24.-26.8. Larpcon, Koppanan leirikeskus

   §10.2 Muut tulevat tapahtumat
   13.-15.7. Sotahuuto, Hauho
   27.-29.7. Ropecon2012, Espoo – Jäsenistö on toivonut yhdistyksen pöytää coniin, ja    sellainen pyritään järjestämään. Vastuuhenkilönä toimii Viivi J. Päätettiin, että    matkakorvausta Ropeconiin saavat vain ne jäsenet, jotka osallistuvat pöydän    päivystämiseen.
   8.9. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Talviainen – Pelistä tullaan järjestämään   uudelleenpelautus Oulussa.
   15.9. Grimwoodin aave, Kitee – Peliä on aikaistettu viikolla


§11 Tulevat määräpäivät
Kaupungin leirikeskusvuoroja haettava 31.7. mennessä! Asiasta on jo tiedotettu jäsenistölle. Tällä haavaa varauslistassa on ainakin pikkujouluvuoro, Halloween-vuoro ja 1-2 vuoroa keväälle. Vuorojen hakemisen hoitavat Jarkko ja Leena.
   Uutta s-treffivuoroa pitää hakea kesän lopussa.

§12 Larpcon
Leena, Viivi ja Elina lupasivat vastata Larpconin järjestämisestä. Conin on tarkoitus olla leppoisa, edellisvuotisia kesäpäiviä muistuttava tapahtuma, jossa vapaamuotoisen ajanvieton lisäksi on myös muutama harrastustoimintaan liittyvä työpaja.

§13 S-treffivastaava on vaihtunut
Nykyisin tehtävästä huolehtii Leena.

§14 Muut esille tulevat asiat
Elisa H ja Kaisa V toivoivat, että Nuorisoasiainkeskukselta pyydettäisiin lista tarvikkeista, joita yhdistyksen on mahdollista lainata tapahtumiinsa. Lisäksi Leena esitti, että pyydetään myös leirikeskusten järjestyssääntöjä, huomautetaan Sanginjoen homeongelmasta ja tiedustellaan uutta s-treffipaikkaa siksi aikaa, kun Tuiran nuorisotalo on remontissa. Sovittiin, että Jarkko käy ottamassa asioista selvää mitä pikimmin.

§15 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous pidetään maanantaina, 6.8.2012 klo 18.30 alkaen.

§16 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.06.
Jarkko Iisakka
OIEI:n sihteeri vuonna 2013

"His desire was to tell a great tale that had being only in his mind and could not be reduced to common words; but no one who ever witnessed a performance ever left it with any clear understanding of what that tale was."