Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 8/2012  (Luettu 1191 kertaa)

Jarkeldo

  • Konkari
  • ***
  • Viestejä: 144
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 8/2012
« : 24.09.2012, 12:41:55 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 8/2012
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 6.8.2012 klo 18.30

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.40

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla olivat Leena H., Viivi J., Anna-Maija R., Markku P., Jarkko I. ja Elina L. Jori H. saapui kokoukseen klo 18.44, ja Karoliina K. noin klo 19.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esitylista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta

Tarkastajiksi valittiin Viivi J ja Anna-Maija R.

§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat

Luettiin kokouksen 7/2012 pöytäkirja. Huomautettavaa ei löytynyt. Jarkko oli käynyt Nuorisoasiainkeskuksessa, mutta häntä oli kehotettu palaamaan takaisin elokuussa, kun työntekijöiden lomat ovat ohi, ja kysymyksiin osataan vastata paremmin.

§6 Posti

Postilokeron hinnannoususta oli saapunut ilmoitus. Kaupunki oli mainostanut ennaltaehkäisevän nuorisotyön Nero-toimintarahaa, mistä tullaan tiedottamaan jäsenistölle. Oltiin saatu tiedotus siitä, että Oulun Taiteiden yön messut järjestetään tulevana viikonloppuna, ja niille on mahdollista mennä esittelemään yhdistystä. Mikäli tapahtuman ohjelmalehtiseen halutaan ilmoittaa ohjelmaa, se pitää tehdä 9.8. mennessä.

§7 Talous

   §7.1 Tilin tilanne
   
   Tilillä oli rahaa 3820,95 euroa.
   Kassan tietoja ei kokouksen aikana ollut saatavilla.

   §7.2 Hankinnat

   Koska yhdistyksen vanha tulostin osoittautui ostetuksi vasta vuonna 2009 ja melko korkeaan hintaan, päätettiin selvittää sen korjauskustannuksia sekä mahdollisen takuun voimassaoloa uuden ostamisen sijaan. Kyseisten kuittien arveltiin olevan yhdistyksen varastolla.

   §7.3 Muut tiliasiat
   
   - Yhdistyksen paperivalokuva-arkiston päivittämiskuluja hyvitettiin Kaisa V:lle 56,80 euroa.
   - Suurten valokuvien tulostamisesta Ropeconia varten hyvitettiin Elisa H:lle 7 euroa.
   - Myönnettiin 20:n euron matkakulukorvaukset niitä anoneille, Ropeconissa käyneille jäsenille, jotka osallistuivat yhdistyksen pöydän ääressä päivystämiseen tapahtuman aikana. Korvaukset myönnettiin    jäsenille:Jarkko I, Kaisa V, Jenni R, Juho K, Jori H, Anna-Maija R, Jukka-Pekka H, Markku P, Elina V, Susanna V, Karoliina K ja Elisa H.
   - Mikael P:lle ei toistaiseksi myönnetty korvausta matkasta Sotahuutoon, koska hän on jo saattanut    saada sitä Sotahuuto ry:ltä. Asia selvitetään.

§8 Jäsenasiat

Jussi R. ja Felix I. hyväksyttiin jäseniksi.   

§9 Menneet tapahtumat 2012

      §9.1 OIEI:n menneet tapahtumat
           9.6. Rakkauden kesä ’67, Haukipudas – tapahtumaraportti ja budjetti   
                toimitettu hallitukselle, 26 osallistujaa, joista 23 OIEI:läistä
           30.6. Kymmenen Virran Maa, Muhos – 23 osallistui, 22 OIEI:läistä,
                tapahtumaraportti ja budjetti toimitettu hallitukselle
           10.7. K-treffit, Pub Graali, 15 OIEI:läistä osallistui
           20.-22.7. Se Toinen Hotelli, Sanginjoki – raporttia tai budjettia ei ole
                vielä toimitettu
           4.8. De'Gaulen kahvila, Sanginjoki – raporttia tai budjettia ei ole vielä
                toimitettu

      §9.2 Muut menneet tapahtumat
      11.-13.5. Maracon XXVIII, 5 OIEI:läistä osallistui
      26.5. Vanha Tasavalta: Myrskyn silmässä, 3 OIEI:läistä osallistui
      13.-15.7. Sotahuuto, Hauho - tapahtumaraportti toimitettu, 9 OIEI:läistä
                osallistui
      27.-29.7. Ropecon 2012, Espoo – tapahtumaraportti toimittamatta

Tässä kohden sovittiin, että vastaisuudessa etenkin suurempien tapahtumien yhteydessä on tapahtumaraporteissa syytä ilmaista nimenomaan alle 29-vuotiaiden OIEI:läisten määrä eikä suinkaan kaikkien sen ikäisten määrää. Kaupunkia kuitenkin kiinnostanee enemmän yhdistyksen oman nuorison toiminta. Tapahtumaraporttikaavaketta lienee syytä muuttaa.

§10 Tulevat tapahtumat 2012

   §10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat

24.-26.8. OIEI:n kesäpäivät, Koppanan leirikeskus – yhdistyksen tueksi hyväksytiin 20 euroa, virallista budjettia odotellaan.
12.-13.10. Ihmisten aika IV, Yli-Iin Iso Palojärvi

§10.2 Muut tulevat tapahtumat

10.-12.8 Kuninkaantekijät, Hauho
17.-19.8. Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna
23.8. Oulun Taiteiden Yö
31.8.-2.9. Stargate: Lost Chapters of Pilke, Rovaniemi
6.9. Vulcanalia, Oulu
8.9. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Talviainen
15.9. Grimwoodin aave, Kitee

§11 Uudet tilavuorot
Leena on hakenut seuraavia vuoroja (suluissa korvaava vuoro):
Tuiran nuorisotalo 1.9.-31.5., maanantai 18-21
pe-su 28.-30.9.(Sanginjoki, sama päivämäärä) Koppana, Kari Holopainen
pe-su 26.-28.10.(2.-4.11.) Koppana, Samhain, Matti-Pekka Heikura
to-su 6.-9.12 (14.-16.12.) Sanginjoki, pikkujoulupeli, Viivi Junno ja Niina Kouva
pe-su 22.-24.2. (15.-17.2.), Sanginjoki, Niina Kouva
pe-su 22.-24.3. (to-su 28.-31.3.), Sanginjoki, Elina Väänänen
pe-su 19.-21.4. (12-14.4.), Sanginjoki, Viivi Junno
pe-su 3.-5.5. (to-su 9.-12.5.), Sanginjoki, Susanna Veijalainen ja Hanna Puolakka

§12 Oulun Taiteiden Yö 2012

Päätettiin järjestää tapahtumaan historiallisen tanssin esittelyä OIEI:n nimissä. Karoliina K. tiedottaa ohjelmasta jäsenistölle ja Taiteiden Yölle.

§13 Kesäpäivät 2012

Yhdistys tukee tapahtumaa 20:llä eurolla. Osallistujilta peritään pieni maksu. Rahat käytetään muun muassa Mikko H:n erikoisefektityöpajan ja muiden työpajojen tarpeisiin sekä kahviin ja teehen.

§14 Syyskokous

Syyskokous pidetään 24.9. Kokouskutsu on siis lähetettävä viimeistään 10.9. Hallituksen kokouksessa käydään etukäteen läpi toimintasuunnitelma ja talousarvio, jotka pitää tähän tarkoitukseen laadittaman.

§15 Tulevat määräpäivät

Ilmoitus OIEI:n tanssiohjelmasta Taiteiden Yön ohjelmalehtistä varten tehtävä 9.8. mennessä.

§16 Muut esille tulevat asiat

- Markku P. pyysi yhdistykseltä 50:n euron tukea uutta ruoskankäyttöalajaostoa varten. Tarkoituksena on opetella näyttävää ruoskankäyttöä esimerkiksi tuomaan lisävivahdetta peleihin. Päätettiin myöntää maksimissaan pyydetty summa toteutuneita kuluja vastaan.
- Päätettiin tehdä OIEI:n tyttökalenteri vuodelle 2014 ensi vuoden Ropeconiin mennessä. Kalenterin myynti voitaisiin aloittaa tuolloin ja jatkaa sitä esimerkiksi Vulcanaliassa.
- Tämän vuoden Vulcanaliassa yhdistyspöytä on tarkoitus sijoittaa Irish Music Society of Oulun sekä Oulun ylioppilasteatterin naapuriin. Kysytään myös CRYO:lta, haluaisivatko nämä samaan joukkoon. Pöytien toimintaa voidaan sitten mahdollisesti koordnoida eri yhdistysten kesken.

§17 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

Seuraava kokous pidetään Tuiran nuorisotalossa 10.9. klo 18.30 alkaen.

§18 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.35.
Jarkko Iisakka
OIEI:n sihteeri vuonna 2013

"His desire was to tell a great tale that had being only in his mind and could not be reduced to common words; but no one who ever witnessed a performance ever left it with any clear understanding of what that tale was."