Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 10/2012  (Luettu 736 kertaa)

Tarantella

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 362
    • MSN Messenger  - firafury@hotmail.com
    • Profiili
    • http://smg.photobucket.com/albums/v689/Firafury/
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 10/2012
« : 26.12.2012, 11:50:36 ap »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 10/2012
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 17.9.2012 klo 18.15

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.19.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat Leena H, Jarkko I, Susanna V, Jenni R,Viivi J, Anna-Maija R, Jori H, Elina V ja Mikko H. Viivi poistui kokouksesta klo 19.12.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Susanna ja Anna-Maija.

§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat

Puheenjohtaja luki pääkohdat kokouspöytäkirjoista 8/12 ja 9/12. Ei huomautettavaa.

§6 Posti

Helsinkiläinen roolipeliyhdistys Alter Ego oli tiedustellut, onko OIEI todellakin kiinnostunut liittymään toisen yhdistyksen jäsenille tarkoitetulle postituslistalle. Todettiin, että moinen tuskin on tarpeellista. Sen sijaan tiedottajan sähköpostiosoite voidaan liittää listalle, jolloin tämä voi harkintansa mukaisesti välittää mielenkiintoiset viestit OIEI:n muulle jäsenistölle.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa            3850,48   euroa
   Kassan tietoja ei juuri kokoushetkellä ollut saatavilla.

   §7.2 Hankinnat
Tulevia, hyväksyttyjä hankintoja ovat yhdistyksen tulostimen huolto (kustannukset arviolta 100-200€), rautapaidan ja teräsmiekan ostaminen Satu J-H:lta, saumurin korjaus, ruoska-alajaostolle 50€, tanssialajaostolle 20€, kirjastolle 60€ ja keskeneräisten proppien kerholle 25€. Näiden ja muiden tiedossa olevien menojen perusteella arvioitiin, että yhdistyksen rahat tulevat riittämään myös ensi vuoden puolelle aina tilikauden loppuun saakka.

   §7.3 Matkakulukorvaukset
Päätettiin maksaa matkakorvauksia Hämeen keskiaikamarkkinoille ja Kuninkaantekijät-pehmomiekkailutapahtumaan osallistuneille. Kulukorvauksia maksetaan seuraavasti:
   Jarkko I: Stargate, 6,25e, Kaisa V.: Stargate, 6,25e, Jarkko I.: Hämeenlinnan markkinat, 13.38e, Jenni.R.: Grimwoodin aave, 10e, Jenni R.: Hämeenlinnan markkinat, 14,5e, Viivi J.: Grimwoodin aave, 10e, Viivi J.: Kosmos II, 10,5e, Leena H.: Kosmos II, 7,63, Susanna V.: Grimwoodin aave, 11,25e, Susanna V.: Stargate, 5e, Susanna V.: Kuninkaantekijät, 20e, Markku P.:    Kuninkaantekijät 13,75e, Kaisa V.: Hämeenlinnan markkinat, 10e, Jemina I.: Stargate, 6,25e ja Jemina I.: Grimwoodin aave, 11,25e.


§8 Jäsenasiat

Jäseniksi hyväksyttiin Juuso V, Elina K, Ari S, Tiina K ja Paula M.

§9 Menneet tapahtumat 2012

§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat
   19.-22.7. Se toinen hotelli – tapahtumaraportti vastaanotettu, 37 OIEI:läistä, joista 30 alle 29
   24.-26.8. OIEI:n kesäpäivät, Koppanan leirikeskus – 31 osallistujaa, 26 alle 29-vuotiasta OIEI:läistä, tapahtuma tuotti 16,72€ voittoa
   10.9. K-treffit – 10 OIEI:läistä osallistujaa, joista 7 alle 29
   
§9.2 Muut menneet tapahtumat
10.-12.8 Kuninkaantekijät, Hauho – 100 osallistujaa, 4 OIEI:läistä, joista 3 alle 29
   17.-19.8. Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna –  arviolta 24500 osallistujaa, 7 OIEI:läistä, joista 5 alle 29
   23.8. Oulun Taiteiden Yö – yhdistyksen  järjestämään tanssiopetuksen osanottajia oli noin 40, 14    OIEI:läistä (joista 12 alle 29) ja yhteensä noin 35 alle 29-vuotiasta
   31.8.-2.9. Stargate: Lost Chapters of Pilke, Rovaniemi – 18 osallistujaa, 15 OIEI:läistä, joista 11    alle 29
   5.9. Vulcanalia, Oulu – arviolta 2000 osallistujaa, 10 OIEI:läistä, joista 8 alle 29
8.9. Kosmos II: Tsaarin aikaan, Talviainen – 35 osallistujaa, 4 OIEI:läistä, joista 3 alle 29
   15.9. Grimwoodin aave, Kitee –  40 osallistujaa, 7 alle 29-vuotiasta OIEI:läistä

§10 Tulevat tapahtumat 2012

§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat
   12.-13.10. Ihmisten Aika IV, Iso-Palojärvi, Ii – budjetti hyväksyttiin ja lisäksi sen niukkuuden    vuoksi myönnettiin 50€ ylimääräistä mahdollisiin ruoasta, polttoaineesta ja ja muusta koituviin lisäkustannuksiin
   27.10. 1945 – Ikuinen Valtakunta, Vaaskela, Oulun Hietasaari – budjettia ei vielä ole saatavilla
17. 11. Marraspidot – Ii – budjettia ei vielä saatavilla; todettiin, että pienimuotoinen alkoholin nauttiminen tapahtumassa on hyväksyttävää, koska osallistusikäraja on 18 vuotta
    29.10.-10.11. Oulun kultistit, Oulu – budjettia ei suurten menojen vuoksi hyväksytty sellaisenaan, vaan vaadittiin lisäselvitystä ja päätettiin ehdottaa pelinjohdolle esimerkiksi osallistumismaksun korotusta

   §10.2 Muut tulevat tapahtumat
   29.9. Zombiewalk, Oulu – Mikko H sai puheenvuoron, jossa hän pyysi tapahtumalle 50-70:n    euron lahjoitusta julisteiden painatusta varten. Hallitus myönsi tapahtumalle 50:n euron tuen sekä    lupasi maksaa mahdollisesta hupiluvasta koituvat kustannukset (noin 10€)


§11 Tulevat määräpäivät

Sovittiin, että lokakuusta alkaen kolmen kuukauden ajan uutena s-treffivastaavana toimii Susanna V. Lisäksi Susanna ottaa loppuvuodeksi harteilleen sihteerin tehtävät varsinaisen sihteerin lähtiessä ulkomaille syyskuun lopussa.


§12 Muut esille tulevat asiat

Jarkko ilmoitti käyneensä NAK:issa kyselemässä lainattavia välineitä, leiriskeskusten sääntöjä, Sanginjoen hometilannetta ja uutta s-treffipaikkaa.

- Lainattavat välineet: puolijoukkuetelttoja, pelastusliivejä, kajakkeja ilman meloja, ahkio, videotykki, lumilapioita ja lapioita. Lista tavaroista päätettiin ilmoittaa myös OIEI:n foorumilla.
- Leirikeskusten järjestyssäännöt on aina kirjoitettu tilavuoropäätöksiin, minkä lisäksi NAK oli lähettänyt Jarkolle erillisen listan Sanginjoen säännöistä. Nämä toimitetaan hallituksen postituslistalle.
- Uutta s-treffipaikkaa tulee tiedustella suoraan toivotun nuorisotilan työntekijöiltä. Päätettiin hakea varapaikaksi ensisijaisesti Byströmin taloa ja toissijaisesti Puolivälinkankaan nuorisotiloja. Jori lupasi tiedustella Byströmin saatavuutta sekä Tuiran nuorisotalon remontin tarkkaa ajankohtaa.
- Sanginjoki-vuoro ajalle 28.-30.9. on peruttu, koska toimintaa ei kyseiselle viikonlopulle ehditäkään järjestämään.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

Seuraava kokous pidetään Tuiran nuorisotalolla 15.10. klo 18.15 alkaen

§14 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.16.
Susanna "Suska" Veijalainen, vuoden 2016 rahastonhoitaja.

Kuvia.