Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokous 2/2013  (Luettu 1094 kertaa)

mäyrä

  • Hallitus
  • Konkari
  • *****
  • Viestejä: 196
  • "Your whole personality is in your nose."
    • Profiili
Hallituksen kokous 2/2013
« : 12.02.2013, 09:15:18 ap »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 2/2013

Paikka: Tuiran nuorisotalo, Oulu
Aika: 11.2.2013 klo 20.00
 
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Leena H. avasi kokouksen kello 20:01.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Läsnä hallituksesta olivat Leena, Elina, Anna-Maija ja Viivi.
Muita läsnäolijoita Karoliina K., joka saapui kokoukseen kello 20:11 sekä Tero S., joka saapui kello 20:15 ja poistui kello 20:33.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Viivi ja pöytäkirjantarkastajiksi Elina ja Anna-Maija.

§5 Edellisten kokousten pöytäkirjat
Kokouksen 1/2013 pöytäkirja luettiin ääneen korjauksineen. (Kaakkurin koulutyöpajan vastuuhenkilöt ovat Juhokalle P. ja Karoliina K.)

§6 Posti

§6.1 Saapunut posti

Yhteystietojen päivityspyyntö, Nuorisoasiainkeskus (vastattu ja päivitetty)
Yhdistysrekisteriote, PRH
Lisäselvityspyyntö jäsenmäärää ja ikäjakaumaa sekä leirivuorokausia koskien, Nuorisoasiainkeskus (vastattu, NAK todennut OIEI ry:n edelleen nuorisojärjestöksi)
Zombiewalk-markkinointisuunnitelma, Sirviö & Niskala (vastattu ja ohjattu ottamaan yhteyttä tapahtuman järjestäjiin)
Käyttövaltuussopimus, DanskeBank (allekirjoitettu ja palautettu)
Ilmoitus Anna-Maijan tilinkäyttöoikeuksien lakkauttamisesta, DanskeBank
Tiedote vuoden taidetoiminnasta, Oulun läänin taidetoimikunta

§6.2 Lähetetty posti

Vuosiavustushakemus Nuorisoasiainkeskukselle


§7 Talous

§7.1 Tilin tilanne
    Tilillä 994,85 €

§7.2 Kassojen tilanne
    Kassassa 944,50 €, jäsenkassassa 121 €.

§7.3 Tilinpäätös ja kevään rahankäyttö
Vuoden 2012 tulos oli 1108,37 €. Näin ollen yhdistys on kattanut kauden 2011 tappiollisen tuloksen. Tilinpäätös lähetetään tarkastettavaksi.

§7.4 Pankin vaihtaminen
Pohdittiin aiemman sähköpostikeskustelun pohjalta pankinvaihdon kannattavuutta. Hallitus totesi, että koska kulut kasvaisivat pankista riippuen vähintään noin 70-80 € vuodessa, ei yhdistyksen kannata tällä haavaa vaihtaa toisen pankin palveluihin. Lisäksi DanskeBank on kauden 2013 aikana muuttamassa tilinkäyttäjille ongelmia aiheuttanutta verkkopankkipalveluaan.

§7.5 Polttoainekustannusten merkitseminen pelibudjetteihin
Leena esitti, että polttoainekustannuksia maksettaisiin vastaisuudessa 20 senttiä kilometriä kohden Eniron karttapalvelun ilmoittaman lyhimmän mahdollisen reitin mukaan, eikä polttoainekuitteja otettaisi enää vastaan pelien kulukorvausten yhteydessä. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

§8 Jäsenasiat

§8.1 Jäsenedut 2013
   Jäsenetuja ei ole toistaiseksi uusittu. Leena ja Jukka-Pekka H. ovat asialla.

§8.2 Jäsentiedote
Päätettiin, että jäsentiedotteen on oltava valmiina lähetettäväksi viimeistään 17.2.2013. Tiedotteeseen merkitään myös jäsenmaksun eräpäivä 15.3.


§9 Menneet tapahtumat 2013

§9.1 OIEI:n menneet tapahtumat

16.1. Keskeneräisten proppien kerho (5 osallistujaa, joista 4 alle 29 v.)

§9.2 Muut menneet tapahtumat

19.1. Rick’s 2020, Jyväskylä (7 OIEI:n jäsentä, joista 6 alle 29 v.)
19.1. Siikalahti 1918, Kirkkonummi (3 OIEI:n jäsentä, joista 1 alle 29 v.)


§10 Tulevat tapahtumat 2012

§10.1 OIEI:n tulevat tapahtumat  
                        
12.2. K-treffit
13.2. Keskeneräisten proppien kerho

22.-24.2. Metsänreuna, Sanginjoki  (Elina V.)
Käsiteltiin budjettiesitys ja myönnettiin pelille 50 € tukea.

9.3. Verikosto, Petterintupa, Tyrnävä (Matti-Pekka H., Mikael P.)
Käsiteltiin budjettiesitys ja myönnettiin pelille 60 € tukea.
Pelinjohdolle huomautetaan budjetin niukkuuden seurauksena, että mahdollisista budjetinylityksistä tulee sopia hallituksen kanssa hyvissä ajoin. Lisäksi annetaan suositus, että siivous- ja turvallisuusvastaavat värvättäisiin pelinjohdon ulkopuolelta.

23.3. Olemattomuuden sietämätön vaikeus, Sanginjoki (Niina K.)
Käsiteltiin budjettiesitys ja myönnettiin pelille 50 € tukea.

      
§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat

25.2. Kaakkurin koulun työpajailtapäivä
Karoliina ilmoitti olevansa estynyt pitämään roolipelityöpajaa. Paikalle menevät Juhokalle ja Viivi.

§11 Muut esille tulevat asiat
Ei muita esille tulevia asioita.

§12 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
11.3. klo 18.30 ja  8.4. klo 18.30, Tuiran nuorisotalo
Yhdistyksen vuosikokous 25.3. klo 18.30, Tuiran nuorisotalo

§13 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20:44.
"You'll see, after I'm dead I'll come back and pinch your feet."

Viivi Junno,
OIEI ry:n pelivastaava,
barbaariprinsessa, vertaisnatsi.

Pelinjohtajien auttava puhelin ja byrokratiajonkkaaja myös kaudella 2015.
(pelivastaava [ät] oiei [.] fi)