Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 3/2014  (Luettu 602 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 293
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 3/2014
« : 09.04.2014, 14:42:11 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 03/2014
Paikka: Public House Graali, Oulu
Aika: 11.3.2014 klo 18.00


§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija Räihä avasi kokouksen kello 18.25.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija R., Susanna V. ja Hanna P.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja kokouksen sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Hanna. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Anna-Maija ja Susanna.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Edellisen kokouksen pöytäkirja päätettiin käsitellä seuraavassa kokouksessa, kun vaadittavat muutokset on tehty.

§6 Posti
Oulun kaupungin kansalaistoiminnan koordinaattori Veli-Matti Pyhänniska pyysi selvitystä yhdistyksen jäsenmääristä ja jäsenten keski-iästä. Anna-Maija vastasi selvityspyyntöön.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa 2406,21euroa
Kassassa rahaa    732,25euroa
Jäsenkassassa rahaa   85,00euroa

§7.2 Hankinnat
Kaiuttimet
Uudet kaiuttimet on hankittu ja hyväksi havaittu jäsenistön keskuudessa. Kaiuttimet maksoivat 227 euroa, ja ne on tällä hetkellä sijoitettu rahastonhoitajan luo.

Lautanauhalaudat
Lautanauhalautojen hankinta hyväksyttiin alustavasti, ja samanaikaisesti hankittavaksi ehdotettiin myös pirtalautaa samalta toimittajalta. Lautanauha- ja pirtalautojen, samoin kuin M. Kariston “Lautanauhat” -kirjan hankintaa päätettiin kuitenkin siirtää myöhemmäksi. Lopullinen tilaus päätettiin tehdä vasta sitten, kun kaupungin tukipäätös on tullut.

Jäsenkortit
Jenni R. tilasi uudet jäsenkortit, jotka on nyt saatu käyttöön. Jäsenkortteja hankittiin 50 kpl, hintaan 21,70 euroa. Jäsenkorttien värien uusimista seuraavalle vuodelle harkitaan.

§7.3 Tilinpäätöksen muutos
Tilinpäätöstä on korjattu tilintarkastajan korjausehdotuksen perusteella. Tilinpäätöksessä on  ollut virheellinen tuplavienti. Virhe on vaikuttanut tuloslaskelmaan, muttei taseeseen.

§8 Jäsenasiat
§8.1 Uudet jäsenet
Uusia jäseniä saatiin kaksi kappaletta: Johanna V. sekä Sonja V.

§8.2 T-paidat
T-paitaan tuleva slogan on äänestetty OIEI:n foorumilla. Anna-Maija esittää tarjouspyyntöjä painofirmoille ja suunnittelee paidan lopullisen ulkoasun. Lopullinen fontti ja tilauspaikka on edelleen päättämättä.

Johanna V. saapui kokoukseen kello 18.45.

§8.3 Jäsenkirje
Jäsenkirje on kirjoitettu ja lähetetty jäsenistölle.

§8.4 Jäsenedut
Jäsenedut ovat voimassa vuoden 2014 jäsenkortilla. OIEI:n jäsenenä saa tällä hetkellä jäsenetuja seuraavista liikkeistä:

- Pilailu-Puoti "Pilis" (Kauppurienkatu 34): -10% peruukit, naamarit, maskeeraus (ei piilarit), -5% asut, asusteet (hatut yms.)
- Pilapala Tmi (Rautatienkatu 22): -10% alennus tuotteista (ei koske asuja, diaboloja eikä diabolotarvikkeita)
- Suomen Kampaamotarvike Oy (Rautatienkatu 20): -10% hiuskosmetiikasta ja tarvikkeista
- Nappi Kikka Design Ateljee Oy (Pakkahuoneenkatu 18): -10% yli 10 €:n ostoksista
- Public House Graali (Saaristonkatu 5): 1€ alennusta Crowmoor- sekä vaihtuvasta Koff-hanasta
- Fantasiapelit Oulu (Rautatienkatu 10): -10% alennusta yli 20€:n ostoksista

OIEI:n jäsenet saavat myös OIEI:n larppien osallistumismaksun alhaisempaan hintaan. Osa OIEI:n tapahtumista on tarkoitettu vain jäsenille. Lisäksi jäsenet saavat vapaasti käyttää OIEI:n varastoa ja kirjastoa.


§9 Menneet tapahtumat 2014
§9.1 Oiein menneet tapahtumat
10.2. K-treffit (8 osallistujaa, 6 alle 29-vuotiasta)
2.3. Käsityöpiiri (5 osallistujaa, 5 alle 29-vuotiasta)
8.3. Käsityöpiiri (6 osallistujaa, 6 alle 29-vuotiasta)
9.3. Käsityöpiiri (3 osallistujaa, 1 alle 29-vuotias)

§9.2 Muut menneet tapahtumat
7.-9.2. Talvimaracon, jonka tapahtumaraporttia ei ole vielä esitetty.

Juhokalle P. saapui kokoukseen kello 19.14.
Karoliina K. saapui kokoukseen kello 19.18.

Kokoustauko pidettiin 19.18-19.27.   

§10 Tulevat tapahtumat 2014
§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
   14.-16.3. Karhusaari
Kokouksessa käsiteltiin uudelleen pelin budjetti pelinjohtajan toivomuksessa. Koska pelinjohtajaa (Hanne S.) ei saatu kokouksessa kiinni puhelimitse, valtuutettiin rahastonhoitaja Susanna V. keskustelemaan asiasta pelinjohtajan kanssa ja tekemään vaadittavat muutokset.

5.4. OIEI:n kevätkarkelot (alustava päivämäärä)
Tapahtuman päivämääräksi päätettiin 29.3. Hallitus valtuutti Karoliina K.:n järjestämään tapahtuman hallitusta konsultoiden.      

25.-27.4. ”Yksi lautanen vähemmän, herra Hipkins”
Tapahtuman budjettia ei käsitelty kokouksessa. Budjetti päätettiin käsitellä sähköpostitse seuraavaan kokoukseen mennessä.

24.5. Hotelli ja Casino Le Meridien
Hallitus päätti pyytää tapahtuman budjettia seuraavaan kokoukseen käsiteltäväksi.

16.8. Hotelli Kujerrus, Veljeskoti

§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat
12.4. Cyberia Experience, Rovaniemi
13.-14.6. Konfliktin keskellä, Oulu
Tapahtumaan liittyvä koulutus järjestetään 5.-6.4., jonne osallistunee useita OIEI:n jäseniä. Hallitus päätti, että Konfliktin keskellä -tapahtumassa kannattaa panostaa myös OIEI:n mainostamiseen potentiaalisille uusille jäsenille. Hallitus päätti myös, että tapahtuman jälkeen olisi hyvä järjestää/nimittää järjestettävistä peleistä yksi (tai useampi) aloittelijaystävällinen peli, jota hallitus tukee ja jota tapahtumassa voidaan mainostaa. Peleiksi ehdotettiin sekä kesällä tulossa olevaa, merirosvo-aiheista Malesian Tiikeri -peliä, että myös Hotelli Kujerrus - murhamysteeripeliä.

§11 Tulevat määräpäivät ja tehtävät
Kevätkokous 24.3. klo 19
Kokouskutsu ja jäsenkirje on lähetetty. Susanna tulostaa vaadittavat asiakirjat kokousta varten ja toimittaa ne Anna-Maijalle.

Kesävuorot haettava 31.3. mennessä
Jäsenistö haki kesävuoroja seuraavasti:
Elina V. pyysi yhtä vuoroa Koppanan leirikeskukseen
Niina K. pyysi yhtä vuoroa Koppanan leirikeskukseen
Karoliina K. pyysi yhtä vuoroa Sanginjoen leirikeskukseen
Hallitus päätti hakea pyydetyt vuorot, vuorojen hakemisesta vastaa Anna-Maija.

Talvivuorot 31.7. mennessä

§12 Muut esille tulevat asiat
Kokouksessa ei tullut muita esille tulevia asioita.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
8.4. klo 18.00, Pub Graali

§14 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija päätti kokouksen kello 20.08.

« Viimeksi muokattu: 09.04.2014, 14:46:24 ip kirjoittanut GiiGi »
Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015