Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 1/2014  (Luettu 633 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 294
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 1/2014
« : 06.06.2014, 12:41:25 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 01/2014
Paikka: Nokelantie 2A, Oulu
Aika: 21.1.2014 klo 17.00

§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija Räihä avasi kokouksen kello 17:46.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija R., Hanna P., Elina V., Susanna V. ja Viivi J. sekä varajäsenet Tero S. ja Juuso V.

(Yhdistyksen sihteerille kokouksen jälkeen sattuneen tapaturman vuoksi pöytäkirjan kirjoittaa poikkeuksellisesti Viivi)

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin  muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Viivi ja Susanna.

Viivin siirryttyä kirjoittamaan pöytäkirjaa tarkastajina toimivat Susanna ja Tero.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Luettiin kahden edellisen kokouksen pöytäkirjat.
Viivi on lisännyt aloittelijaohjeet foorumille ja toteuttaa siihen lisäyksiä tarvittaessa.

§6 Posti
Oulun kaupungilta on saapunut kirje järjestöille muuttuneista käytännöistä ja uusista määräpäivistä.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa 2860,73 euroa
Kassassa rahaa 717,75 euroa
Jäsenkassassa rahaa 70 euroa

§7.2 Hankinnat
OIEI:n saumuri on korjautettu, ja yhdistykselle on ostettu uusi tulostin.
Kauden 2013 hallituksen kaavailemia uusia kaiuttimia ei ole vielä hankittu. Susanna valtuutettiin ostamaan hyväksi katsomansa tuote asiaa aiemmin hoitaneen Leena H:n suositusten mukaan.

Jenni hoitaa uusien jäsenkorttien tilaamista.

§7.3 Maksetut korvaukset
Maksettu matkakulukovauksia X-conista Anni S., Viivi J., Susanna V.ja Karoliina K:lle.

§7.4 Uudet virkistyskulu- ja budjetointikäytännöt
Hallitus päätti luopua kuittivaatimuksista virkistyskulujen suhteen ja suosia entistä laajempaa työryhmän palkitsemista peliprojektien yhteydessä. Budjettipohjassa oleva termi "pelinjohdon virkistäytyminen" muutettiin työryhmän virkistäytymiseksi, mikä toivottavasti rohkaisee pelinjohtajia palkitsemaan avustajia entistä laajemmin. Virkistysrahaa on entiseen tapaan käytössä 10€/hlö.

Polttoainekulujen osalta pyritään toimivampaan suunnitteluun, minkä vuoksi pelinjohtajilta pyydetään vastaisuudessa ajosuunnitelma jo budjettiehdotuksen    liitteeksi. Näin pyritään karsimaan virhearviointeja ja yllättäviä muutoksia    budjeteissa.

Pelivastaava Viivi ja rahastonhoitaja Susanna koostavat muuttuneista käytännöistä ja muista tärkeistä asioista tiiviin infopaketin pelinjohtajille.

§8 Jäsenasiat
§8.1 Uudet jäsenet
Pikkujoulupelissä jäsenmaksunsa maksaneita Emmi H., Jesse H., Magdaleena H., Anne-Marie L., Inka P., Saana P., Sini-Marja S., Dina S., Jenna V.ja Maria Y.. S-treffeillä jäseneksi liittynyt Sini T.

§8.2 T-paidat
T-paitaan tuleva slogan on äänestetty OIEI:n foorumilla. Anna-Maija esittää tarjouspyyntöjä painofirmoille ja suunnittelee paidan lopullisen ulkoasun.

§8.3 Jäsenkirje
Tiedottaja Viivi päivittää jäsenkirjeen uuden vuoden tasalle. Jäsenvastaava Hanna toimittaa lähetykseen tarvittavat sähköpostiosoitteet. Jäsenkirjeeseen lisätään myös tieto pelinjohtajille siitä, että yhdistyksen väritulostin on käytettävissä myös peleihin tarvittaviin printteihin.

§8.4 Jäsenedut
Hanna on uusinut jäsenedut Suomen Kampaamotarvike OY:hyn, Pilailupuoti Pilikseen ja Pila-Palaan.
Tero otti vastuulleen jäsenetujen uusimisen Pub Graalin ja Nappi-Kikan kanssa ja käy neuvottelemassa jäseneduista Milgearissa sekä Amoriinissa ja Aicotexissä.
Uusista jäseneduista aiotaan käydä neuvotteluja myös ravintola Kauppuri 5:n sekä mahdollisesti myös Huovisen leipomon kanssa. Hallitus pyytää Jenniä hoitamaan asiaa.

§9 Menneet tapahtumat 2013 & 2014
§9.1 Oiein menneet tapahtumat
7.-8.12. 2013 Łódź/Litzmannstadt 1944 (Anna-Maija R., Elisa H.) - 13 osallistujaa, joista kaikki jäseniä ja 10 alle 29 v. Käsiteltiin toteutunut budjetti, tulos -43€.

14.-16.12. 2013    Matalan Hevosen Majatalo (Hanne S., Tero S. Viivi J.) - Käsiteltiin toteutunut budjetti, jonka tulos -69,75€.  Tero kirjoittaa puuttuvan tapahtumaraportin ensi tilassa.

14.1. K-treffit - 5 osallistujaa, joista 5 jäseniä ja 3 alle 29 v.

§9.2 Muut menneet tapahtumat
18.10. 2013 Nälkänotko, Hankasalmi - raporttia ei esitetty
9.11. 2013    Chibicon, Oulu - raporttia ei esitetty (Elina hoitaa)   
29.11.-1.12. 2013 X-Con, Mikkeli - 50 hlö, 6 jäsentä, 5 alle 29 v.
29.11.-1.12. 2013 Kaunis uni, Outokumpu - raporttia ei esitetty
   
§10 Tulevat tapahtumat 2014
§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
31.1.-2.2. Odotushuone (Jukka J., Joni K.) - Käsiteltiin budjettiehdotus. Pelille myönnettiin 70€ OIEI:n tukea.
      
14.-16.3. Karhusaari (Hanne S.) - Käsiteltiin pelinjohdon budjettiehdotus, joka päätettiin lähettää takaisin tarkennuspyyntöjen kera puuttuvien tietojen vuoksi.

25.-27.4. ”Yksi lautanen vähemmän, herra Hipkins” (Hanna P., Susanna V.)
24.5. Hotelli ja Casino Le Meridien (Matti-Pekka H., Mikael P., Maria P.)
16.8. Hotelli Kujerrus (Anni S., Susanna V.)

§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat
12.4.   Cyberia Experience, Rovaniemi (Janne H., Laura H., Virva V.)
13.-14.6. Konflktin keskellä, Oulu (Suomen Punainen Risti)
      
§11 Tulevat määräpäivät ja tehtävät
24.2. Tilinpäätös toiminnantarkastajilla
28.2. Vuositukihakemus nuorisotoimella
31.3. Talousarvio ja tilinpäätös nuorisotoimella
31.3. Kesän tilavuorohakujen määräpäivä
31.7. Talven tilavuorohakujen määräpäivä

Kesän leirikeskusvuorojen tulee olla haettuna maaliskuun loppuun mennessä. Viivi tiedottaa jäsenistölle avoimesta vuorohausta.

Nimenkirjoitusoikeuksien muutos PRH:lle - Leena H:n tulee tehdä

Päätettiin, että Susanna hoitaa edelleen yhdistyksen postia, joten osoitteenmuutos ei ole tarpeellinen.
      
Kevätkokouksen ajankohdaksi päätettiin 24.3. Kokouskutsu liitteineen täytyy lähettää 10.3. mennessä.


§12 Muut esille tulevat asiat
-

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

11.2. klo 18:00, Pub Graali
11.3. klo 18:00, Pub Graali

§14 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija päätti kokouksen kello 19:59.

Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015