Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 7/2014  (Luettu 576 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 293
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 7/2014
« : 14.09.2014, 23:02:10 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 07/2014
Paikka: Public House Graali
Aika: 16.7.2014 klo 19.00


§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija R. avasi kokouksen kello 19.13.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija, Elina V,, Viivi J,, hallituksen varajäsen Tero S, sekä äänivallattomana Markku P.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja kokouksen sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Elina. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Viivi ja Tero.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Luettiin sekä hyväksyttiin 10.6.2014 pidetyn kokouksen 6/2014 pöytäkirja pienin korjauksin.

§6 Posti
Ei postia.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa       4629,74   euroa
Kassassa rahaa       1093,25    euroa
Jäsenkassassa rahaa   105      euroa

§7.2 Hankinnat
Yhdistyksen jäsenten sekä tanssialajaoston käyttöön on hankittu tanssikirja ja opetus-CD yhteishintaan 13,50 €. Päätettiin lunastaa Markulta tämän valmistamat viikinkiarkku hintaan 20 € sekä tulikori hintaan 20 €.

Päätettiin, että rahastonhoitaja siirtää Elisa H.:lle tarvittavan rahasumman edellisessä kokouksessa sovittua korsettikaavapakettia varten. Päätettiin tiedustella Hanna P.:ltä ja Jenni R.:ltä nauhalautatilauksen tilannetta sekä Leena H:lta kirjatilauksen tilannetta. Lisäksi päätettiin muistuttaa varastovastaavia mahdollisten varastotäydennyshankintojen tarpeen kartoittamisesta sekä täydennysten toteuttamisesta.

Keskusteltiin jäsenen Mikko H. tekemästä aggregaattihankintaehdotuksesta ja muodostettiin kieltävä päätös akuutin tarveperusteen puuttumisen johdosta.

§7.3 Kulukorvaukset
Päätettiin hyvittää Markulle 51,20 € yhdistyksen teltan kunnostamiseen hankittuja tarvikkeita.

Matkakulukorvauksia päätettiin myöntää Mikael P:lle ja Anni S:lle matkasta koulutustapahtumaan Rähinäriekäsy, sekä Johanna V:lle tapahtumista Zombierun, Noxbo, Steamjazz sekä Suuriruhtinaan kevätkarkelot tavanomaisen laskukaavan mukaan.

§7.4 Y-tunnus
Prosessin nykyinen vaihe ei tiedossa.
   
§8 Jäsenasiat
§8.1 Uudet jäsenet
Hyväksyttiin uusiksi jäseniksi Tomi N., Mikko K. sekä Essi Y.


§9 Menneet tapahtumat 2014

§9.1 Oiein menneet tapahtumat
24.5. Hotelli ja Casino le Meridién
Tapahtumaraportti puuttuu edelleen.

28.5. Hay Fever, Sanginjoen leirikeskus
Vastaanotettiin ja hyväksyttiin toteutunut budjetti sekä tapahtumaraportti. Budjetin toteuma on -21,296 euroa tapahtumalle myönnetystä 66 euron tuesta.
(Tapahtumaan osallistui 37 henkilöä joista 34 oiein jäseniä. Näistä 19 alle 39-vuotiasta.)

8.7 K-treffit, Pub Graali
Osallistujien määrä ei tiedossa, päätettiin selvittää.

25.6, 30.6 sekä 5.7, Louhen korppien tanssiharjoitukset
Louhen korpit on kokoontunut Oulunsalossa peltotanssien muodossa 25.6
kahden tunnin ajan (8 oiein jäsentä), S-treffien yhteydessä Kaijonharjussa Hoopopoppoo-yhtyeen säestämänä (12 oiein jäsentä, laskettu S-treffikävijöiksi) kahden ja puolen tunnin ajan, sekä Iin museopihalla 5.7 (10 oiein jäsentä).

15.6, 16.6, 23.6, 24.6, 26.6, 5.7, 6.7, Este-jaoston näytelmäharjoitukset
Esittävä ja teatterillinen jaosto harjoitteli Elinan johdolla yleisöä osallistavan torinäytelmän “Hujan hajan kuin haminalaisten kylpy” esitettäväksi Iin museopäivillä. Ryhmä kokoontui 15.6 (7 oieiläistä, joista 4 alle 29 vuotiasta), 16.6  (9 oieiläistä, joista 4 alle 29 vuotiasta), 23.6 (11 oieiläistä, joista 6 alle 29 vuotiasta) sekä 26.6 (9 oieiläistä, joista 5 alle 29 vuotiasta) Ainolan puistossa.  Oululaisissa yksityistiloissa harjoiteltiin sateen sattuttua 24.6 (6 oieiläistä, joista 3 alle 29 vuotiasta). Lisäksi 5.7 pidettiin kenraaliharjoitus IIn museopihalla (19 oieiläistä, joista 9 alle 29 vuotiasta). Muut harjoituskerrat kestivät keskimäärin 4,5 tuntia ja kenraaliharjoitus 8 tuntia.


19.53 pidettiin kokoustauko. Kokous jatkui 20.00.

§9.2 Muut menneet tapahtumat
13.-14.6. Konfliktin keskellä, Oulu
Tapahtumaraportti puuttuu. Pyydetään toimittamaan.
3.7-6.7 Tervastiima, Ylikiiminki. Tapahtumaraportti puuttuu. Pyydetään toimittamaan.
6.7 Iin museopäivä
Tapahtumaraportti puuttuu. Pyydetään toimittamaan.      

§10 Tulevat tapahtumat 2014

§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
19.7 (Metsänreuna 2 ½) Mustalaisleiri muuttaa uneksuntaan, Ii
Peruttiin tapahtumalle myönnetty taloudellinen tuki sillä liveroolipelillinen osuus on peruuntunut. Päätettiin lainata tapahtumaan kalustoa.
8.-10.8 Malesian Tiikeri - Duhkhan saari, Koppana
Käsiteltiin tapahtuman budjettiehdotus ja hyväksyttiin se pienin muutoksin. Työryhmävirkistyksen osuutta korotettiin ja bensakululaskelmaa tarkennettiin. Tapahtumaa päätettiin tuke 95 eurolla.
16.8. Hotelli Kujerrus, Hietasaaren veljeskoti
Tapahtuma on peruttu.
22.-24.8 Oiein kesäpäivät, Koppana
Tapahtumajärjestyshaku avataan. Päätettiin selvittää kansanlaulutyöpajan vetäjän palkkiotoive ja päättää hinnan selvittyä halutaanko palvelu ostaa. Päätettiin hankkia tapahtumaa varten jousiammuntataulu.

§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat   
25.-27.7 Ropecon, Espoo
Oiei ei tänä vuonna tavallisuudesta poiketen järjestä tapahtumaan toimintaansa esittelevää yhdistyspöytää eikä teetä jäsenillään talkootöitä. Matkakorvauksia päätettiin hyvittää tavallisen kulukorvauskäytännön mukaan.
15.-16.8 Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna
21.8 Taiteiden yö
10.9 Vulcanalia -järjestömessut
20.9 Nälän vuodet 2, Outokumpu


§11 Tulevat määräpäivät ja tehtävät
Talvikauden leirikeskusvuorot on haettava 31.7 mennessä.
Laadittiin suunnitelma leirikeskusvuorojen hakemiseksi. Leirikeskusvuoroja
haetaan kootusti pelisuunnittelijoille Elina V., Johanna V., työpari Viivi J. ja Elisa H., Hanne S., Kari H., työpari Karoliina K. ja Kukka H.

   
§12 Muut esille tulevat asiat
Yhdistyksen internet-sivut eivät vieläkään toimi. Velvoitettiin Markku P. ottamaan yhteyttä webmasteriin ja selvittämään tilanne.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
9.9. klo 18.00, Pub Graali

§14 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija päätti kokouksen kello 20.40.


Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015