Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen pöytäkirja 6/2014  (Luettu 597 kertaa)

GiiGi

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 294
    • Profiili
Hallituksen kokouksen pöytäkirja 6/2014
« : 14.09.2014, 23:06:04 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 06/2014
Paikka: Public House Graali
Aika: 10.6.2014 klo 18.58


§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija R. avasi kokouksen kello 18.48.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija R., Elina V., Viivi J. sekä äänivallattomana Johanna V. Myöhemmin saapui hallituksen varajäsen Tero S.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja kokouksen sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Elina. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Viivi ja Anna-Maija.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Luettiin sekä hyväksyttiin 5.5.2014 pidetyn kokouksen 5/2014 pöytäkirja.

§6 Posti
Ei postia.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa       5182,95   euroa
Kassassa rahaa       528,25    euroa
Jäsenkassassa rahaa   105      euroa

§7.2 Hankinnat
Päätettiin jäsenen Elisa H. ehdotuksesta hankkia yhdistyksen jäsenten yhteiskäyttöön viktoriaanisen korsetin kaavat arvioituun hintaan 19,50 dollaria + postimakstut sekä toimituskulut 18,60 dollaria. Arviot perustuvat tämänhetkisiin kursseihin. Elisa ryhtyy edistämään asiaa.

§7.3 Kulukorvaukset
Maksettu Cyberia Experiencen johdosta anottuja matkakulukorvaksia noin 6 euroa kappale matkustustavasta riippuen jäsenille Jenni R., Anna-Maija R., Tero S., Hanna P., Susanna V. sekä Anni S. jolle lisäksi maksettiin matkakulukorvausta tapahtuman Pyhävuoren perilliset- vuoksi. 
Tarkka korvaussumma ei läsnäolijoiden tiedossa.
Anna-Maijalle on hyvitetty 22,90 euroa jotka hän on käyttänyt Rovaniemen Liveroolipelaajat Ry:n viisivuotispäivän lahjaan.

§7.4 Y-tunnus
Keskusteltiin aiemmin tehdystä päätöksestä hankkia Y-tunnus. Hanna P. on edistänyt asiaa sovitusti.
   
§8 Jäsenasiat
§8.1 Uudet jäsenet
Ei uusia jäseniä.

§8.2 T-paidat
T-paita-asia ei ole edennyt toistaiseksi.

§8.3 Alajaostot
Päätettiin perustaa Elinan ehdotuksesta uusi alajaosto jonka tehtäväksi tulee koota yhteen teatteri- ja muuta esittävän draaman toimintaa harjoittavat oieiläiset. Alajaoston nimeksi tulee Esittävä ja Teatterillinen jaosto, lyhyesti Este.

19.18 Tero S. saapuu kokoukseen.

§9 Menneet tapahtumat 2014

§9.1 Oiein menneet tapahtumat
13.5  K-treffit, Pub Graali
Kävijämäärä ei tiedossa.
24.5. Hotelli ja Casino le Meridién , Sanginjoen leirikeskus
Toteutunut budjetti vastaanotettiin ja hyväksyttiin. Budjetin toteuma -52,21 euroa tapahtumalle myönnetystä 120 euron tuesta. Tapahtumaraportti puuttuu.
20.5 ja 5.6 Louhen korppien tanssiharjoitukset, Oulunsalo
Louhen korpit on kokoontunut Oulunsalossa peltotanssien muodossa 20.5
kahden tunnin ajan (8 oiein jäsentä) ja 5.6 kahden ja puolen tunnin ajan (11 oiein jäsentä).

19.24 pidettiin kokoustauko. Kokous jatkui 19.30.

§9.2 Muut menneet tapahtumat
9.-11.5 Noxbo 2014, Härkälinna, Hauho
Tapahtumaraportti vastaanotettiin ja hyväksyttiin.
(Tapahtumaan osallistui yksi oiein jäsen joka alle 29 vuotias)

14.5 Qstockin mainoskuvaukset, Kierikki
(Tapahtumaan osallistui yksi oiein jäsen joka alle 29 vuotias)

16.-18.5 SteamJazz: Suurhettuan kevätkutsut, Lope
Tapahtumaraportti vastaanotettiin ja hyväksyttiin.
(Tapahtumaan osallistui yksi oiein jäsen joka alle 29 vuotias)

30.5-1.6 Pyhävuoren periliset, Helsinki
Tapahtumaraportti puuttuu. Pyydetään toimittamaan.
2.-5.6 Valokuvausprojekti, Varjakansaari.
Järjestävä taho JP Manninen & Sampo Marjomaa.
(Tapahtumaan osallistui 7 oieiläistä joista 5 alle 29-vuotiasta.)      
7.6 Zombierun, Riihimäki
(Tapahtumaan osallistui yksi oiein jäsen joka alle 29 vuotias)

§10 Tulevat tapahtumat 2014

§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
28.5. Hay Fever, Sanginjoen leirikeskus
Vastaanotettiin ja käsiteltiin tapahtuman budjettiehdotus. Budjetti hyväksyttiin
pienellä muutoksin: Nykyisen ohjeistuksen mukaan pj-virkistys koskee koko työryhmää, joten lisättiin 10 euroa työryhmävirkistystarkoituksiin. Tapahtumaa päätettiin tukea yhteensä 66,42 eurolla.
19.7 Metsänreuna 2 ½ - Mustalaisleiri muuttaa uneksuntaan, Ii
Vastaanotettiin ja käsiteltiin tapahtuman budjettiehdotus. Budjetti hyväksyttiin
pienellä muutoksin: Nykyisen ohjeistuksen mukaan pj-virkistys koskee koko työryhmää, joten lisättiin 10 euroa työryhmävirkistystarkoituksiin. Tapahtumaa päätettiin tukea yhteensä 84,06 eurolla.
8.-10.8 Malesian Tiikeri - Duhkhan saari, Koppana
16.8. Hotelli Kujerrus, Hietasaaren veljeskoti
22.-24.8 Oiein kesäpäivät, Koppana

§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat   
13.-14.6. Konfliktin keskellä, Oulu
25.-27.7 Ropecon, Espoo
15.-16.8 Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna
20.9 Nälän vuodet 2, Outokumpu
21.8 Taiteiden yö

§10.3 Yhteistyötapahtumat
3.7-6.7 Tervastiima, Ylikiiminki.
6.7 Iin museopäivä.

§11 Tulevat määräpäivät ja tehtävät
Talvikauden leirikeskusvuorot on haettava 31.7 mennessä.
(Leirikeskusvuoroja hakevat alustavasti ainakin Elina V. ja Johanna
V.)   
   
§12 Muut esille tulevat asiat
Ei muita esilletulevia asioita.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
8.7. klo 18.00, Pub Graali

§14 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija päätti kokouksen kello 19.51.


Anna-Maija Räihä, tuttavallisemmin Maikki
Oiein puheenjohtaja 2014-2015