Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 1/2015 pöytäkirja  (Luettu 742 kertaa)

Jinmuru

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 15
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 1/2015 pöytäkirja
« : 13.04.2015, 20:39:54 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 01/2015
Paikka: Cafe Rooster
Aika: Keskiviikko 4.2.2015 klo 17.30


§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija R. avasi kokouksen kello 17.38

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija, Elina V., Susanna V., Viivi J., Jenna V. sekä äänivallattomana Jenny K.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja kokouksen sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Elina V. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Viivi ja Jenna.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Luettiin sekä hyväksyttiin 16.1.2015 pidetyn järjestäytymiskokouksen pöytäkirja.

§6 Posti
Vastaanotettu yhdistyksen verkkosivudomainia koskeva lasku sekä tämän vahvistus.

Iiro Salminen on ottanut sähköpostitse yhteyttä ensi kertaa järjestettävän populaarikulttuuritapahtuma Kummaconin puolesta. Yhteydenotto on tiedustelu osallistumishalukkuudestamme tapahtumaan harrastuksen esittelemisen muodossa.
Asia siirrettiin käsiteltäväksi kohdassa §10.2 Muiden tahojen tapahtumat.

Rovaniemen liveroolipelaajat ry on myös lähestynyt meitä sähköpostiviestein, tiedustellakseen halukkuuttamme osallistua aloittelijaystävälliseen yhteistyötapahtumaprojektiin Kultaisen Kolmikärjen Kievari 2.0. Lisää asiasta kohdassa §10.3 Yhteistyötapahtumat.

§7 Talous
   §7.1 Tilin tilanne
   Tilillä rahaa                     2797,99   euroa
   Kassassa rahaa               1260,9     euroa
   Jäsenkassassa rahaa        77,30      euroa

§8 Jäsenasiat
   §8.1 Jäsenkortit
   Päätettiin tilata lisää jäsenkortteja. Keskusteltiin jäsenkorttipohjan ja/tai värityksen uusimisesta, päättäen siirtää asia vuodelle 2016. Tällöin uudistettujen jäsenkorttien tilaamisen on tapahduttava marraskuussa 2015. Lisäksi päätettiin lähetyttää jäsenvastaavalla pikkujoulupelitapahtumassa liittyneille uusille jäsenille postitse näiden jäsenkortit kaudelle 2015, oheistaen samalla kirjallisen jäsenkirjeen.

   §8.2 Jäsenedut
   Jäsenkirjeessä julkaistavien jäsenetujen tulee olla kerätyt ja uusitut jäsenkirjeen lähettämiseen mennessä. Sovittiin, että Susanna on yhteydessä Nappikikkaan sekä Pelibunkkeriin, Anna-Maija Pub Graaliin sekä MilGeariin, Elina Fantasiapeleihin, Viivi Romeo&Julia-koruliikkeeseen, ja Jenny Lankamaailmaan.   

   §8.3 Jäsenkirje
   Vuoden 2015 jäsenkirje lähetetään 9. maaliskuuta. Jäsenkirjettä laatimaan nimettiin Jenna.

Kokoustauko julistettiin 18.05. Kokous jatkui 18.13.

   §8.4 Jäsenmaksut
   Keskusteltiin vuoden 2015 jäsenmaksujen viimeiseksi maksupäiväksi Susannan ehdotuksen mukaisesti 30.4.2015. Tämän jälkeen jäsenmaksunsa maksamatta jättäneet henkilöt poistetaan jäsenrekisteristä.


§9 Menneet tapahtumat 2015
   §9.1 Oiein menneet tapahtumat
              13.1. K-treffit
, Pub Graali
              Tapahtumaan osallistui 9 oieiläistä, joista alle 29-vuotiaita 3 henkilöä.


   §9.2 Muut menneet tapahtumat
               31.1. Hostel Tuonelan eteinen
, Turku
               Tapahtumaan osallistui yksi oieiläinen. Tapahtumaraportti puuttuu.

                30.1.-1.2. TalviMaracon, Oulu, Kaijonharjun nuorisotalo
                Vastaanotettiin ja hyväksyttiin tapahtumaraportti muutoksin.
                Tapahtumaan osallistui 16 oieiläistä, joista alle 29-vuotiaita 9 henkilöä.



§10 Tulevat tapahtumat 2015
   §10.1 Oiein tulevat tapahtumat
                4.2. Bofferitreenit
, Kaijonharjun nuorisotalo
                5.2. Keskeneräisten Proppien Kerho, Tuira
                7.2. Käsityöpiiri
                8.2. Pidä huivistas kii 2014
, Välkkylä
                Tapahtumaa päätettiin tukea 20 eurolla.
               17-18.4. SteamJazz: Illanistujaiset, Kaijonharjun nuorisotalo



   §10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat   
                3.-5.4. New Gaia II
,  Haapavesi
                15.-17.5. Ropecon, Espoo
                14.6. Kummacon, Oulu
                Päätettiin järjestäjätahon pyynnöstä lähettää tapahtumaan markkinointimateriaalein varustautunut edustusryhmä esittelemään liveroolipelaamista.
               22.-28.6. Haapavesi Folk
                Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry:n historiallisten tanssien ryhmä Louhen Korpit esiintyy tapahtumassa.
               24.-28.6. Varjojen Viha, Sauvo


    §10.3 Yhteistyötapahtumat   
                6.-8.3. Historiallisten tanssien leiri
, Oulunsalo
                Tapahtuman järjestävät SuHisTan ry sekä Oulun Interaktiiviset eläytyjät ry.
                1.-2.8. Kierikin muinaismarkkinat, Oulu
                Tapahtumaan järjestetään liveroolipeli oieiläisin voimin.
                5-7.6. Kultaisen Kolmikärjen Kievari 2.0, Rovaniemi
                Tapahtuman järjestävät Rovaniemen liveroolipelaajat ry sekä Oulun Interaktiiviset Eläytyjät Ry. Päätettiin tukea yhteistyöprojektia ainakin toistaiseksi pyydettyjen tavaroiden lainaamisen, työpajojen järjestämisen sekä mainostusavun muodossa.   


§11 Tulevat määräpäivät ja tehtävät
                23.2. mennessä toimitettava tilinpäätös ja toimintakertomus toiminnantarkastajille Kreetta A sekä Annamari M. Toimintakertomusta laatii Anna-Maija.   
                9.3 lähetetään kevätkokouskutsu sekä jäsenkirje.   
                23.3.Yhdistyksen kevätkokous pidetään S-treffien yhteydessä Kaijonharjun nuorisotalolla.
                31.3. mennessä tilinpäätös ja toimintakertomus toimitettava Oulun kaupungille.

   
§12 Muut esille tulevat asiat
Yhdistyksen vanha tulostin on luovutettu Karoliina K:n haltuun.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraavat kokoukset järjestetään maanantaina 16.2. kello 19.15 Kaijonharjun
nuorisotalolla S-treffien yhteydessä, sekä 10.3. kello 18.00 Pub Graalissa.   

§14 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija päätti kokouksen kello 18.48.
« Viimeksi muokattu: 13.04.2015, 20:52:52 ip kirjoittanut Jinmuru »
Jenna Vikman: tiedottaja, kirjastovastaava sekä S-treffivastaava vuosimallia 2015