Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 5/2015 pöytäkirja  (Luettu 608 kertaa)

Jinmuru

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 15
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 5/2015 pöytäkirja
« : 22.07.2015, 19:51:02 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 05/2015
Paikka: Pub Graali
Aika: Tiistai 12.5.2015 klo 18.00


§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija R. avasi kokouksen kello 18.17

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija R., Elina V., Viivi J., Jenna V., Susanna V. sekä Johanna V.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja kokouksen sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Elina V. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Johanna V. ja Jenna V.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Kokouksen 3/2015 käsitteleminen siirrettiin seuraavaan kokoukseen.

§6 Posti
Oulun kaupungin nuorisotoimen tilavuoropäätökset ovat saapuneet, sisältäen seuraavat puoltavat päätökset: Tilavuoro Koppanan leirikeskukseen 10-12.7 Jukka-Pekka H:n milsim-liveroolipelin käyttöön sekä tilavuoro Koppanan leirikeskukseen 6-8.8. Oiein kesäpäivät -tapahtuman käyttöön.

Vastaanotettu yhdistysrekisteriin ilmoitettujen nimenkirjoitusoikeuksien muutoksen rekisteröityneisyyttä koskeva ilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukselta.

§7 Talous
   §7.1 Tilin tilanne
   Tilillä rahaa          6078,73€
   Kassassa rahaa       769,90€
   Jäsenkassassa rahaa    82,30€

   §7.2 Hankinnat
Yhdistyksen äänentoistolaitteeseen on hankittu uusi AUX-piuha. Hinta 7,9€.
Lisäksi yhdistys on maksanut PRH:n laskun nimenkirjoitusoikeuksien muutoksista.

   §7.3 Kulukorvaukset
Kulukorvauksia on maksettu S-treffivastaavalle tavanomaisen käytännön mukaan.

   §7.4 Alajaostotoiminnan kustannukset
Päätettiin edellisestä päätöksestä poiketen myöntää pehmomiekkailuryhmän tarvikekustannuksiin 160€ hallituksen vastaanottaman kuluarvion ja anomuksen mukaisesti. Haettu summa on perustellusti 60€ suurempi kuin hallituksen oma edellinen arvio.

§8 Jäsenasiat
   §8.1 Uudet jäsenet
Päätettiin tarkistaa uusien jäsenyyksien tila jäsenvastaavalta.

   §8.2 Jäsenkortit
Jäsenkorttiasia ei ole edistynyt. Yhdistyksen hallitus huomautti itseään
pyrkimyksestään lähettää postitsetoimitettava osuus jäsenkorteista huhtikuun kuluessa.

   §8.3 Jäsenedut
Ei uusia sovittuja jäsenetuja. Yhteydenotot Fantasiapeleihin, Milgeariin ja Pelibunkkeriin uupuvat yhä.

§9 Menneet tapahtumat 2015
   §9.1 Oiein menneet tapahtumat sekä alajaostotoiminta

17.-18.4 SteamJazz: Käpäläklubi, Kaijonharju
Vastaanotettiin ja hyväksyttiin tapahtuman toteutunut budjetti ja tapahtumaraportti korjauksin. Tapahtumaan osallistui 37 henkeä, joista OIEI:n jäseniä 33. Alle 29-vuotiaiden määrä tapahtumassa oli 21 henkeä. Tapahtumalle oli myönnetty tukea 40,59€ ja tästä käytettiin 43,04€.
Hallitus hyväksyi budjetinylityksen.

SteamJazzin esipelit ja minipelit
Tapahtumaraportti pyydetään toimittamaan erikseen.

Bofferitreenit
8.4. Puolivälinkankaan nuorisotilalla, 8 henkilöä joista 7 alle 29-vuotiaita.
15.4. Puolivälinkankaan nuorisotilalla, 7 henkilöä joista 6 alle 29-vuotiaita.
22.4. Puolivälinkankaan nuorisotilalla, 6 henkilöä joista 5 alle 29-vuotiaita.

Tanssiharjoitukset, Esittävä ja Teatterillinen alajaosto (EsTe)
9.4, Teknopalatsi, 4 henkilöä joista 2 alle 29-vuotiaita
14.4, Kajaaninkatu, 3 henkilöä joista 2 alle 29-vuotiaita.
16.4. Kaijonharjun nuorisotila, 4 henkilöä joista 2 alle 29-vuotiaita.
   
Näytelmäharjoitukset, Esittävä ja Teatterillinen alajaosto (EsTe)
9.5, Oulu Sirppitie, 3 henkilöä joista 1 alle 29-vuotiaita.

   §9.2 Muut menneet tapahtumat

3-5.4. New Gaia - Teräkseen suljetut, Haapavesi
Luettiin ja hyväksyttiin tapahtumaraportti. Tapahtumaan osallistui 35
henkeä. OIEI:n jäseniä 15 joista 11 alle 29-vuotiasta.

   §9.3 Menneet yhteistyötapahtumat
Ei menneitä yhteistyötapahtumia.

§10 Tulevat tapahtumat 2015
   §10.1 Oiein tulevat tapahtumat
   
3.-5.7 Malesian Tiikeri - Heimoveljet, Raahe
Vastaanotettiin ja hyväksyttiin tapahtuman alustava budjetti. Päätettiin tukea tapahtumaa pyydetyllä 116,70 eurolla.

10.-12.7 Milsim, Koppanan leirikeskus
Pelivastaava tarkistaa projektin tilan tapahtuman pelinjohtajalta.

6.-8.8 Oiein kesäpäivät, Koppanan leirikeskus
Vastuullisiksi järjestäjiksi nimettiin Anna-Maija Räihä sekä Viivi Junno

26.-29.9 The Tribe-henkinen larp, Tukikohta

Kokoustauko pidettiin 19.07 - 19.17.


   §10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat   
15.-17.5. Ropecon, Espoo
Päätettiin tukea viikinkiteltan kuljetuskustannuksia 20 eurolla sekä maksaa jäsenistölle matkakorvauksia 20 euroa henkilö.
5.-7.6.Vectorama, Oulu
Oiei esittelee tapahtumassa toimintaansa.
14.6. Kummacon, Oulu
22.-28.6. Haapavesi Folk, Haapavesi
24.-28.6. Varjojen Viha, Sauvo
23.7-26.7 Merkkituli, Savonlinna
13.-15.8 Sotahuuto, Raasepori
20.-21.8 Taiteiden Yö, Oulu
21.-23.8 Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna

   §10.3 Yhteistyötapahtumat   

23.5 Koko perheen museopäivä, Ii
   
5.-7.6 Kultaisen Kolmikärjen Kievari 2.0 - larp, Rovaniemi
Rolli ry:n sekä Oiei ry:n yhteistyöprojekti. Tapahtumaa päätettiin tukea 150:llä
eurolla sekä kalustelainoin.
   
31.7.-2.8 Kierikin muinaismarkkinat + Kierikin Kynnet-larp, Kierikki
Pyydetään nähtäväksi tapahtuman budjetti.

§13 Muut esilletulevat asiat
Ei muita esilletulevia asioita.

§14 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous pidetään 9.6. kello 18.00 Pub Graalissa.
   
§15 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija R. päätti kokouksen kello 19.30.
Jenna Vikman: tiedottaja, kirjastovastaava sekä S-treffivastaava vuosimallia 2015