Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 6/2015 pöytäkirja  (Luettu 776 kertaa)

Jinmuru

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 15
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 6/2015 pöytäkirja
« : 22.07.2015, 19:57:37 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 06/2015
Paikka: Pub Graali
Aika: Tiistai 9.6.2015 klo 18.00


§1 Kokouksen avaus
Anna-Maija R. avasi kokouksen kello 18.07

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat hallituksen varsinaiset jäsenet Anna-Maija R., Elina V., Viivi J. sekä äänivallattomana Mikko H.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja kokouksen sihteerin valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Elina Väänänen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Viivi J. ja Anna-Maija R.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Luettiin ja hyväksyttiin kokouksen 4/2015 pöytäkirja sekä siirrettiin pöytäkirjan 5/2015 käsitteleminen seuraavaan kokoukseen.

§6 Posti
Vastaanotettu sähköpostia Muhoksen kirkonkylän vanhemmat ry:ltä koskien 5.9 järjestettävää liikuntapäivää ja Oiein mahdollista osallistumista tapahtumaan. Keskusteltiin mahdollisuudesta järjestää tapahtumassa pehmomiekkailua ja päätettiin ottaa selvää jäsenistön kiinnostuksesta kyseistä edustustehtävää kohtaan.

Vastaanotettu myös sähköpostitse kutsu edustamaan Oulu Mahdollisuuksien Tori 2015 - tapahtumaan.

§7 Talous
   §7.1 Tilin tilanne
   Tilillä rahaa          5756,08€
   Kassassa rahaa       689,90€
   Jäsenkassassa rahaa    ei tiedossa

   §7.2 Hankinnat
Mikko H. ehdotti valmistettavaksi yhdistykselle 5 kpl teatterimusketteja. Ehdotus hyväksyttiin mutta 50 euron kustannuserä päätettiin liittää Malesian Tiikeri -tapahtuman budjettiin.

   §7.3 Kulukorvaukset
Ropecon-matkan matkakorvauksia on maksettu 20 euroa henkilöltä jäsenille Anni S., Mikael P., Susanna V., Elina V., Markku P., Jenna V. sekä korvattu viikinkiteltan kuljetuskustannuksia 20 euroa henkilölle Markku P.

§7.4  Tukiasiat
ZombieWalk Oulu -tapahtuma pyysi yhdistystämme tukemaan toimintaansa 50 eurolla. Summa on tarkoitettu julistemarkkinointiin. Pyyntö hyväksyttiin.

Yhteisoululainen Cryo ry:n organisoima Ropecon-bussikuljetus on ajautunut osallistujavajeen vuoksi taloudellisiin vaikeuksiin, ja projektia päätettiin tukea takautuvasti 100 eurolla, jotteivät kustannukset kohoaisi Cryo ry:lle  kestämättömiksi.

§8 Jäsenasiat
   §8.1 Jäsenedut
   Jäsenedut uusittu yritykseen Milgear. Sopimuksen mukaan yritys tarjoaa Oiein
jäsenille 7% alennuskoodin verkko-ostoksiin ja kivijalkakauppaan.

§9 Menneet tapahtumat 2015
   §9.1 Oiein menneet tapahtumat sekä alajaostotoiminta

12.5 K-treffit Pub Graalissa
6 osallistujaa, joista 5 alle 29-vuotiasta.

Bofferitreenit
13.5. Suunnittelupalaveri Toppilassa, 3 henkilöä joista 2 alle 29-vuotiaita.
20.5. Bofferityöpaja Toppilassa, 5 henkilöä joista 5 alle 29-vuotiaita.
27.5. Puolivälinkankaan nuorisotila, 8 henkilöä joista 7 alle 29-vuotiaita.

Näytelmäharjoitukset, Esittävä ja Teatterillinen alajaosto (EsTe)
Iin museopäivän esitykseen tähtäävä työryhmä kokoontui 6 kertaa ja toimintaan osallistui aktiivisesti 4 henkilöä, joista 1 alle 29-vuotias.

   §9.2 Muut menneet tapahtumat
15.-17.5. Ropecon, Espoo
Luettin ja hyväksyttiin tapahtumaraportti. Alan jättitapahtumaan osallistui 27 oieiläistä joista 17 alle 29-vuotiaita.

22.-24-5 Maracon, Oulu
Tapahtumaraportti puuttuu.

22.-24.5 Merirosvopoukama replay, Nummi-Pusula
Luettiin ja hyväksyttiin tapahtumaraportti. Tapahtumaan osallistui 2 alle 29-vuotiasta oieiläistä.

5.-7.6.Vectorama, Oulu
Oiei esitteli tapahtumassa toimintaansa. Tapahtumaan osallistui 5 alle 29-vuotiasta oieiläistä.      


   §9.3 Menneet yhteistyötapahtumat
23.5 Koko perheen museopäivä, Ii
Tapahtumaan osallistui 9 oieiläistä joista 3 alle 29-vuotiasta.
Tapahtumaraportti  puuttuu.
   
5.-7.6 Kultaisen Kolmikärjen Kievari 2.0 - larp, Rovaniemi
Luettiin ja hyväksyttiin tapahtumaraportti. Tapahtumaan osallistui 22 oieiläistä joista 10 alle 29-vuotiaita.

§10 Tulevat tapahtumat 2015
   §10.1 Oiein tulevat tapahtumat
   
3.-5.7 Malesian Tiikeri - Heimoveljet, Raahe
Vastaanotettiin ja hyväksyttiin tapahtuman uusi korjattu budjetti muutoksin. Päätettiin tukea tapahtumaa pyydetyllä 137,50 eurolla sekä lisätä tukisummaan 50 euroa kohdassa §7.2 käsiteltyjen tarpeistohankintojen vuoksi.
Lopullinen tukisumma on siis 187,5 euroa.

10.-12.7 Milsim, Koppanan leirikeskus
Mikko Heikura tarjoutui tukihenkilöksi tapahtuman järjestäjälle. Leirikeskusvaraus pidetään korvamerkittynä alkuperäiseen käyttöön viikon ajan. Mikäli edistystä ei projektin suhteen tässä ajassa tapahdu, organisoidaan ajankohdaksi muuta toimintaa.

6.-8.8 Oiein kesäpäivät, Koppanan leirikeskus
26.-27.9 Out of the Darness, Tukikohta

   §10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat   
14.6. Kummacon, Oulu
Oiein esittelyohjelmaa laatimaan nimettiin Elina V. sekä Jenna V.

22.-28.6. Haapavesi Folk, Haapavesi
Oiein alajaosto Louhen Korpit tanssiesiintyy lauantaina.

10.-12.7 Kuolan morttileiri, Tuusniemi
24.-28.6. Varjojen Viha, Sauvo
23.7-26.7 Merkkituli, Savonlinna
13.-15.8 Sotahuuto, Raasepori
20.-21.8 Taiteiden Yö, Oulu
21.-23.8 Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna
9.9 Vulcanalia, Oulun yliopisto

   §10.3 Yhteistyötapahtumat   
31.7.-2.8 Kierikin muinaismarkkinat + Kierikin Kynnet-larp, Kierikki
   
§11 Muut esilletulevat asiat
Aiemmin harkittu ensiapukoulutus on osoittautunut liian hintavaksi. Aiheesta järjestettäneen kuitenkin ammattitaitoisten vetäjien pitämä kertauspaja Kesäpäivillä.

§12 Seuraavan kokouksen aika ja paikka.
Seuraava kokous pidetään 7.7. kello 18.00 Pub Graalissa.
   
§13 Kokouksen päättäminen
Anna-Maija R. päätti kokouksen kello 19.16.
Jenna Vikman: tiedottaja, kirjastovastaava sekä S-treffivastaava vuosimallia 2015