Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokousten pöytäkirjat  (Luettu 785 kertaa)

jek

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 6
    • Profiili
    • http://www.iki.fi/jek/
    • Sähköposti
Hallituksen kokousten pöytäkirjat
« : 24.03.2016, 21:56:59 ip »
Kokous 1/16


Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 1/16
27.1.2016 kello 17:00
Sirppitie 24, Oulu

§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Johanna V. avasi kokouksen kello 17:14.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkistus
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Läsnä olivat Hanna P., Jenna V., Elisa H., Johanna V., Jenny K. sekä Viivi J..

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

§4 Kokouksen sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Viivi J., pöytäkirjantarkastajina toimivat Jenna V. ja Hanna P..

§5 Vuoden 2016 hallituksen järjestäytyminen

Hallitustehtäviin järjestäydyttiin seuraavasti:

Kaudella 2016 yhdistyksen varapuheenjohtana toimii Viivi J., sihteerinä Jenny K., tiedottajana Jenna V., jäsenvastaavana Hanna P., varajäsenvastaavana Elisa H., rahastonhoitajana Susanna V. ja pelivastaavana Viivi J..

§6 Muiden toimihenkilöiden valinta vuodelle 2016

Muiksi toimihenkilöiksi nimitettiin varastovastaavat Markku P. ja Elisa H., kirjastovastaava Jenna V., webmaster Kukka H.i sekä S-treffivastaava Jenna V..
 
§7 Tilinkäyttöoikeudet ja nimenkäyttöoikeudet

Lakkautetaan kaikki aiemmat tilinkäyttöoikeudet Oulun Interaktiiviset Eläytyjät Ry:n tilille FI2380001670507584.

Myönnetään 27.1.2016 alkaen täydet tilinkäyttöoikeudet, verkkopankkitunnukset ja yhdistyksen yllämainitun tilin debit-kortti ja kortin käyttöoikeus puheenjohtajalle sekä rahastonhoitajalle. Puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla on oikeus käyttää tilinkäyttöoikeuksiaan yksin tai yhdessä.

Lisäksi vahvistetaan nimenkirjoitusoikeudet puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille sekä rahastonhoitajalle. Lakkautetaan viime vuoden puheenjohtajan nimenkäyttöoikeus.

§8 Hallituksen keskinäisten sääntöjen hyväksyminen
Hallituksen sähköpostilistalla on muotoiltu seuraavat ohjenuorat hallitustoimintaan:

Olemme samassa porukassa tekemässä vapaaehtoistyötä yhdessä tärkeäksi kokemamme asian hyväksi.
Hallitusasioita ei hoideta Facebookissa vaan hallituksen sähköpostilistalla.
Kukin hoitaa oman tonttinsa, mutta saa ja pitää pyytää apua, jos ei jaksa tai pysty.
Seuraavien kokouksien päivämääriä ei päätetä kokouksissa, vaan sähköpostilistalla Doodlen kautta.

Ylläoleva hyväksyttiin hallituksen yhteisiksi pelisäännöiksi vuodelle 2016.

§9 Posti

Jäsen Karoliina K. on lähestynyt hallitusta sähköpostitse ja ilmaissut halukkuutensa järjestää yhdistyksen 20-vuotisjuhlat. Päätettiin valtuuttaa Karoliina K.ja Viivi J. muodostamaan juhlatoimikunta ja tarvittaessa äänestyttämään juhliin liittyviä asoita, kuten teema, yhdistyksen jäsenistöllä. Hallitus pidättää itsellään veto-oikeuden epäselvissä tilanteissa.

Saapunut kielteinen päätös 20-vuotisjuhlia varten haetusta projektiapurahasta.

Lisäksi oululainen con-tapahtuma Kummacon on ilmoittanut hallituksen sähköpostilistalla avoimesta ohjelmahausta toivoen oieiläisiä mukaan järjestämään ohjelmaa kesäkuun tapahtumaan. Hallitus ohjaa viestin jäsenistölle, toiveena saada coniin tarjolle esimerkiksi tanssiesityksiä, minilarppeja tai esitelmiä yhdistyksen näkyvyyden lisäämiseksi ja uusien harrastajien tavoittamiseksi.


§10 Jäsenetujen uusiminen
Päätettiin uusia edellisen vuoden jäsenedut. Lisäksi hallituslaisilla on oikeus oman harkintansa mukaan hankkia jäsenetuja myös uusilta yrityksiltä.


Uusittavien jäsenetujen listalla ovat Milgear, Suomen Kampaamotarvike, Nappi-Kikka, Pilailupuoti Pilis, Fantasiapelit sekä Pub Graali. Edut pyritään uusimaan ensi tilassa.

§11 Jäsenrekisterin puhdistus
OIEI:n jäsenrekisteri on päivitetty vuoden 2015 osalta ajan tasalle, ja hallitus päätti suorittaa myös jäsenrekisterin puhdistuksen.

Jäsenistölle lähetetään ensi tilassa tiedote päivityksestä  ja ohjeet vuoden 2016 jäsenmaksujen maksamiseen 31.3.2016 mennessä, minkä jälkeen jäsenrekisteristä poistetaan ne henkilöt jotka eivät ole jäsenmaksuaan maksaneet. Rekisteristä poistetut voivat halutessaan liittyä takaisin jäseneksi seuraavassa OIEI:n tapahtumassa. Samalla rekisteriin saadaan päivitettyä myös jäsenistön mahdollisesti muuttuneet yhteystiedot.

§12 Muut esille tulevat asiat
Ei muita esille tulevia asioita.

§13 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 17:52

-
Jenny Kangasvuo

jek

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 6
    • Profiili
    • http://www.iki.fi/jek/
    • Sähköposti
Vs: Hallituksen kokousten pöytäkirjat
« Vastaus #1 : 24.03.2016, 21:58:38 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 2/2016
Paikka: Kaijonharju
Aika: 15.2.2016

§1 Kokouksen avaus
Kokous avattiin 16:11.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. Paikalla puheenjohtaja Johanna V., Jenna V., Viivi J., Elina V. ja sihteeri Jenny K..

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jenna V. ja Viivi J..

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Edellisen kokouksen pöytäkirja käytiin läpi.

§6 Posti
Postia on tullut Omake ry:ltä koskien Animeseminaaria, joka järjestetään 13.8.2016. (Liite 1.) Päätettiin vastata, että yhdistys voi sponsoroida tapahtumaa pienellä summalla ja mahdollisesti käydä jakamassa flyereitä.

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Taloudenhoitaja ei ollut paikalla, joten tilin tilanteen päivittäminen jätettiin seuraavaan kokoukseen.

§7.2 Hankinnat
Ei käsiteltäviä hankintoja.

§7.3 Kulukorvaukset
Ei käsiteltäviä kulukorvauksia.

§8 Jäsenasiat
§8.1 Jäsenetujen uusiminen
Jäseneduista osa on uusittu. Pub Graaliin toimitettu uusi jäsenkorttikortti, mutta jäsenetusopimus uupuu. MilGeariin täytyy toimittaa jäsenkortti.

§8.2 Uudet jäsenet
Uusia jäseniä ei ollut. Jäsenvastaavan viestin mukaan jäsenrekisteriä päivitetään parhaillaan.

§9 Menneet tapahtumat 2016
§9.1 Oiein menneet tapahtumat & alajaostot
9.2. K-treffit Public House Graalissa 3 nuorta, 6 aikuista, yhteensä 9 osanottajaa.

§9.2 Muut menneet tapahtumat
Ei muita menneitä tapahtumia.

§10 Tulevat tapahtumat 2016
§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
4-6.3.2016 SteamJazz hahmosyvennysviikonlopun budjetti hyväksyttiin. Budjetti liitteenä (Liite 2).

§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat
Tietoisku larppaamisesta Hyvän mielen talon teemakahvilassa 20.4.
Vectorama kesäkuussa. Elisa H. toimii yhteyshenkilönä tapahtuman suuntaan.
Hurmrondin hätäkutsu 19.3.2016, Rolli ry.

§11 Aikatauluasiat
Jäsenetujen uusimista jatketaan. Jäsenetulomakkeita voi hakea taloudenhoitajalta, jonka hallussa on yhdistyksen printteri.
Vuosiavustuksen tilinselvitysosio toimitettava 31.3. mennessä kaupungille. Taloudenhoitaja kokoaa tilinpäätöksen, edellisen vuoden sihteeri kokoaa toimintakertomuksen. Tarkastajille toimintakertomus on lähetettävä 1.3. mennessä. Tämän vuoden sihteeri toimittaa lopullisen tilinselvitysosion kaupungille.
31.3. haettava nuorisotilojen ja leirikeskusten käyttövuorot kesälle. Viivi J. kerää listan tarvittavista vuoroista.

§12 Muut esille tulevat asiat
Ei ollut.

§13 Kokouksen päättäminen
16:37
-
Jenny Kangasvuo

Jinmuru

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 15
    • Profiili
    • Sähköposti
Vs: Hallituksen kokousten pöytäkirjat
« Vastaus #2 : 26.08.2016, 22:42:15 ip »
Tervehdys!

Tästä linkistä pääsee Google Drive -kansioon, jossa on kaikki tämän vuoden pöytäkirjat.
Jenna Vikman: tiedottaja, kirjastovastaava sekä S-treffivastaava vuosimallia 2015