Kokous 1/16
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 1/16
27.1.2016 kello 17:00
Sirppitie 24, Oulu
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Johanna V. avasi kokouksen kello 17:14.
§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkistus
Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Läsnä olivat Hanna P., Jenna V., Elisa H., Johanna V., Jenny K. sekä Viivi J..
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
§4 Kokouksen sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin Viivi J., pöytäkirjantarkastajina toimivat Jenna V. ja Hanna P..
§5 Vuoden 2016 hallituksen järjestäytyminen
Hallitustehtäviin järjestäydyttiin seuraavasti:
Kaudella 2016 yhdistyksen varapuheenjohtana toimii Viivi J., sihteerinä Jenny K., tiedottajana Jenna V., jäsenvastaavana Hanna P., varajäsenvastaavana Elisa H., rahastonhoitajana Susanna V. ja pelivastaavana Viivi J..
§6 Muiden toimihenkilöiden valinta vuodelle 2016
Muiksi toimihenkilöiksi nimitettiin varastovastaavat Markku P. ja Elisa H., kirjastovastaava Jenna V., webmaster Kukka H.i sekä S-treffivastaava Jenna V..
§7 Tilinkäyttöoikeudet ja nimenkäyttöoikeudet
Lakkautetaan kaikki aiemmat tilinkäyttöoikeudet Oulun Interaktiiviset Eläytyjät Ry:n tilille FI2380001670507584.
Myönnetään 27.1.2016 alkaen täydet tilinkäyttöoikeudet, verkkopankkitunnukset ja yhdistyksen yllämainitun tilin debit-kortti ja kortin käyttöoikeus puheenjohtajalle sekä rahastonhoitajalle. Puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla on oikeus käyttää tilinkäyttöoikeuksiaan yksin tai yhdessä.
Lisäksi vahvistetaan nimenkirjoitusoikeudet puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille sekä rahastonhoitajalle. Lakkautetaan viime vuoden puheenjohtajan nimenkäyttöoikeus.
§8 Hallituksen keskinäisten sääntöjen hyväksyminen
Hallituksen sähköpostilistalla on muotoiltu seuraavat ohjenuorat hallitustoimintaan:
Olemme samassa porukassa tekemässä vapaaehtoistyötä yhdessä tärkeäksi kokemamme asian hyväksi.
Hallitusasioita ei hoideta Facebookissa vaan hallituksen sähköpostilistalla.
Kukin hoitaa oman tonttinsa, mutta saa ja pitää pyytää apua, jos ei jaksa tai pysty.
Seuraavien kokouksien päivämääriä ei päätetä kokouksissa, vaan sähköpostilistalla Doodlen kautta.
Ylläoleva hyväksyttiin hallituksen yhteisiksi pelisäännöiksi vuodelle 2016.
§9 Posti
Jäsen Karoliina K. on lähestynyt hallitusta sähköpostitse ja ilmaissut halukkuutensa järjestää yhdistyksen 20-vuotisjuhlat. Päätettiin valtuuttaa Karoliina K.ja Viivi J. muodostamaan juhlatoimikunta ja tarvittaessa äänestyttämään juhliin liittyviä asoita, kuten teema, yhdistyksen jäsenistöllä. Hallitus pidättää itsellään veto-oikeuden epäselvissä tilanteissa.
Saapunut kielteinen päätös 20-vuotisjuhlia varten haetusta projektiapurahasta.
Lisäksi oululainen con-tapahtuma Kummacon on ilmoittanut hallituksen sähköpostilistalla avoimesta ohjelmahausta toivoen oieiläisiä mukaan järjestämään ohjelmaa kesäkuun tapahtumaan. Hallitus ohjaa viestin jäsenistölle, toiveena saada coniin tarjolle esimerkiksi tanssiesityksiä, minilarppeja tai esitelmiä yhdistyksen näkyvyyden lisäämiseksi ja uusien harrastajien tavoittamiseksi.
§10 Jäsenetujen uusiminen
Päätettiin uusia edellisen vuoden jäsenedut. Lisäksi hallituslaisilla on oikeus oman harkintansa mukaan hankkia jäsenetuja myös uusilta yrityksiltä.
Uusittavien jäsenetujen listalla ovat Milgear, Suomen Kampaamotarvike, Nappi-Kikka, Pilailupuoti Pilis, Fantasiapelit sekä Pub Graali. Edut pyritään uusimaan ensi tilassa.
§11 Jäsenrekisterin puhdistus
OIEI:n jäsenrekisteri on päivitetty vuoden 2015 osalta ajan tasalle, ja hallitus päätti suorittaa myös jäsenrekisterin puhdistuksen.
Jäsenistölle lähetetään ensi tilassa tiedote päivityksestä ja ohjeet vuoden 2016 jäsenmaksujen maksamiseen 31.3.2016 mennessä, minkä jälkeen jäsenrekisteristä poistetaan ne henkilöt jotka eivät ole jäsenmaksuaan maksaneet. Rekisteristä poistetut voivat halutessaan liittyä takaisin jäseneksi seuraavassa OIEI:n tapahtumassa. Samalla rekisteriin saadaan päivitettyä myös jäsenistön mahdollisesti muuttuneet yhteystiedot.
§12 Muut esille tulevat asiat
Ei muita esille tulevia asioita.
§13 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 17:52
