Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 1/2021 pöytäkirja  (Luettu 205 kertaa)

Tarantella

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 365
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 1/2021 pöytäkirja
« : 14.03.2021, 20:25:33 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 1/2021
22.1.2021 kello 19:00
Paikka: Kangaspernuntie 3, Ii / Discord
 

§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.16.


§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
sekä läsnäolijoiden toteaminen
Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Läsnä ovat Jenny K., Kreetta A., Juuso V., Mikko H., Hanna P., Susanna V.ja Viivi J..


§3 Esityslistan hyväksyminen
Hyväksytään esityslista muutoksin.


§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Viivi ja Jenn.


§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Käytiin läpi edellisen kokouksen pöytäkirja.


§6 Posti
Saapunut sähköpostissa kutsu osallistumaan Kierikin muinaismarkkinoille tulevana kesänä.


§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa 6169,14€
Kassassa rahaa 79,25€
Jäsenkassassa rahaa 350,00€


§7.2 Hankinnat
Ei uusia hankintoja.


§7.3 Kulukorvaukset
Ei uusia kulukorvauksia.


§7.4. RopoGroup
Kreetta on soittanut RopoGroupille, ja todennut, että RopoGroupilla on yhdistykseltä perittävänä perintäkuluja ja korkoja 249,55€. Avoin lasku on maksettu perinnän keskeyttämiseksi, mutta Kreetta selvittää tapahtumien kulun, jotta lasku voidaan kiistää ja periä laskusumma takaisin. 


§8 Jäsenasiat

    §8.1 Uudet jäsenet
Hyväksyttiin jäseneksi Mikko R.

§8.2 Jäsenetujen uusiminen

Uusittavat jäsenedut vuodelta 20, uusijat:
Jenny: Kofeiinikomppania
Jenny: Koruliike Romeo ja Julia
Jenny: Pivis Vintage Shop
Hanna: Milgear
Mikki: Fantasiapelit Oulu
Mikki: Pilailu-Puoti
Jenny: Nappi kikka
Viivi: Graali

Pyritään myös uudistamaan sopimukset niin pitkäksi aikaa kuin yhteistyökumppanille on mahdollista.

§9 Menneet tapahtumat

§9.1 Oiein menneet tapahtumat & alajaostot
12.12.      Hukankurun etäopetuspäivä-larp (Zoom). Tapahtumaraportti saapunut ja hyväksytty, läsnä 35 osallistujaa, joista 26 Oiein jäsentä ja alle 29-vuotiaita 11. Hyväksyttiin toteutunut budjetti, Oiein tukea myönnetty 117,35€. Kulukorvauksia ei pelistä ole vielä maksettu.


§10 Tulevat tapahtumat
§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
Kesä 2021      Kolmas retkikunta lännen ääreen, Tällberg.
25.9.2021      Harrastusesittelypäivä Mannerheiminpuistossa


§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat
6.3.2021      Noita Montosen oikeudenkäynti, Oulu
26.5-30.5.2021   The Last Song, Tanska
10.-12.6.2021   Kotiinpaluu, Vihti
9.-11.7.2021      Sotahuuto
30.7.- 1.8.      Ropecon
30.7.- 1.8.      Kierikin muinaismarkkinat
30.7.- 1.8.      Saltvik viikinkimarkkinat
20.-22.8.2021   Hämeen keskiaikafestarit
11/2021      Sahara Expedition, Tunisia

§10.3 COVID 19 -epidemian takia perutut / siirretyt OIEI:n tapahtumat 2021
(alkup. Päivä suluissa, uusi päivä sitä ennen, jos tiedossa)
(3/2021)      Tunnetaitolarppi, Oulu
(23.-25.4.2021)    Decorum StreetV, Oulu.
(Kesä 2021)      Larppileiri


§11 Muut esille tulevat asiat

Kaupungin rahoitushakemus: Jenny tekee hakemuksen kuun loppuun mennessä.

Someohjeistus: Hanna hoitaa.

Tukkukortin hankintaa hoitaa Susanna.

Tilinpäätösten digitoimisen mahdollisuuksia selvittää Kreetta. 

Lomakkeiden päivitys vuodelle 2021: Susanna päivittää. Selvitellään mahdollisuutta siirtää lomakkeet kokonaan sähköiseksi.

Mikko tiedustelee varaston vuokraajalta mahdollisuutta vuokrata Oiein varaston viereistä varastotilaa, joka on nykyistä tilaa huomattavasti isompi.

Syksyn harrastusesittelypäivälle suunnitellaan yhteistyötä useamman samanhenkiseen yhteistyökumppanin, kuten viikinkimiekkailijoiden, Cryon, keskiaikaseuran kanssa.


§ 12 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20.16
Susanna "Suska" Veijalainen, vuoden 2021 sihteeri