Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokous 1/2006 pöytäkirja  (Luettu 5299 kertaa)

Vee

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 11
    • Profiili
Hallituksen kokous 1/2006 pöytäkirja
« : 05.01.2006, 18:06:19 ip »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry - OIEI
Hallituksen kokous 1/2006
4.1.2006  Klo: 18.00
Purjehtijantie 10 A 13

§1 Kokouksen avaaminen

Mikko Heikura avasi kokouksen 18.01.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla olivat Mikko Heikura, Riikka Kauppi, Eeva Starck, Janne Harpela, Lotta Vaattovaara, Sanna Perttula ja Laura Kangas.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen

Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Eeva Starck ja Janne Harpela.

§5 Hallituksen järjestäytyminen ja toimihenkilöiden nimeäminen

Puheenjohtajana toimii syyskokouksen päätöksen mukaisesti Mikko Heikura.
Kirjanpitäjänä ja rahastonhoitajana toimii Riikka Kauppi.
Sihteerinä toimii Virpi Palosaari. Sihteerin tehtäviin kuuluu myös jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenmaksujen kerääminen.
Varapuheenjohtajana toimii Eeva Starck. Eeva Starck on myös Poly-yhteishenkilö.
S-treffivastaavana Timo Paavola. Hän kerää myös jäsenmaksuja.
Pelivastaavana ja tapahtumaraporteista vastaavana toimii Hanna Kähkönen. Pelivastaavan tehtäviin kuuluu pelinjohtajien auttaminen sähköpostitse ja OIEI:n foorumilla. Pelivastaava mainostaa tulevia pelejä OIEI:n listoilla, foorumilla ja larp.fi:n larppikalenterissa. Pelivastaavalla on myös oikeus hyväksyä kohtuullisia pelibudjetteja ja hän myös kerää OIEI:n peleistä tapahtumaraportit pelinjärjestäjiltä.

Pelikonsulttina toimii Kalle Askola. Hän auttaa pelinjärjestäjiä yhteistyössä pelivastaavan kanssa.
Varastovastaavana toimii Tiia Kekkonen.
Nettivastaavana toimii Riikka Kauppi.

§6 Posti

Ei postia.

Virpi Palosaari hankkii postilokeron avaimen Hanna Kähköseltä ja tarkistaa postilokeron kahden viikon välein sekä aina ennen hallituksen kokousta.

§7 Jäsenasiat

- Jäseniksi hyväksytty 2005: Minna Vainio, Satu Joki-Huuki, Tuukka Ervasti, Matti Timonen ja Virpi Palosaari.
- Jäsentiedotteet lähetetään jäsenistölle vuosikokouskutsun yhteydessä.
- Vuoden 2006 jäsenmaksun eräpäivä on 31.1. Tämä tarkoittaa sitä, että jos vuoden 2005 jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan puoli vuotta eräpäivän jälkeen (31.7.2006 mennessä), hänet katsotaan eronneeksi. Tämä on sen takia, että jäsenrekisteristä saadaan pois sellaiset henkilöt, jotka eivät ole toiminnasta kiinnostuneita. Jäsenellä on oikeus vuoden 2006 jäsenetuihin, kun hän on maksanut vuoden 2006 jäsenmaksun. Jäseneksi voi liittyä milloin vain.
- Virpi Palosaari selvittää jäsenetusopimukset ja niitä uusitaan tarpeen mukaan. Jäsenetuliikkeille tarjotaan jatkuvaa tai vuoden mittaista sopimusta. Sopimuksessa on mainittava molemmille osapuolille sama irtisanomisaika, joka on kuluvan vuoden loppuun mennessä. Sopimus tehdään kahtena kappaleena.


§8 OIEI:n toimintalinja vuodelle 2006

- Pyritään parantamaan sekä OIEI:n sisäistä että ulkoista tiedotusta.
- Päivitetään tiedotteita tarvittaessa. Pyritään tekemään tiedote uusille harrastajille ja heidän vanhemmilleen.
-Tilavuorot kaupungin leirikeskuksiin haetaan myöhemmin ilmoitettavaan ajankohtaan mennessä. Asiasta ilmoitetaan lisää sähköpostilistalla ja foorumilla.
- Tilanvuokrauksiin vaaditaan aina hallituksen lupa.
-Varaston avain Riikka Kaupilla ja Tiia Kekkosella.

§9 Menneet tapahtumat

•   Auringon Etuvartio 17.12.2005, Sanginjoen leirikeskus, Oulu.

§10 Tulevat tapahtumat

•   14.-16.1.2006 KINOKSESSA KILISEE, Sanginjoen leirikeskus, Oulu, järj Susanna Veijalainen ja Minna Anttila / OIEI ry

•   10.-12.2.2006 KARSIKKO: Meidän maa, meidän tarut, Sanginjoen leirikeskus, Oulu, järj. Niina Kouva ja Marko Paavola / OIEI ry

•   24.-26.3.2006 MARS 1 REPLAY, Sanginjoen leirikeskus, Oulu
             järj. Riikka Kauppi ja Mikko Heikura / OIEI ry
             Hyväksytty budjetti liitteenä (liite ). Pelimaksu jäsenille 5 euroa, muille 7 euroa.                                                  
             Menoiksi hyväksytty 202,50 euroa.

•   6.5.2006 KAIPAANVAINIO 1814, Sanginjoen leirikeskus, Oulu
            järj. Hanna Kähkönen ja Riikka Kauppi / OIEI ry
     

§11 Vuoden 2006 talouslinja ja tilinkäyttöoikeudet

-Tilinkäyttöoikeus siirretään Kreetta Askolalta Mikko Heikuralle ja Riikka Kaupille annetaan oikeus tehdä tiliä koskevia päätöksiä.

Matkakorvaukset

Matkakorvauksia maksetaan seuraavasti: matkakulut (selvitys matkakuluista / matkakuitti) + pelimaksu x 0.25. Uusi maksukatto on 20 e/hlö. Kimppakyydit selvitetään tapauskohtaisesti. OIEI:n tapahtumista ei korvata pelimaksusta syntyvää osaa, vaan pelkästään matkakulujen osa. Matkakorvaus maksetaan vain jäsenille. Matkakorvaus haetaan suoraan rahastonhoitajalta kuukauden kuluessa.
Matkakorvauksia ei jatkossa myönnetä Oulusta alle 50 km:n päässä pelattavista peleistä.
- Jäsenmaksut ovat tilille maksettaessa 2,50 euroa ja käteisenä 2 euroa. Tilille maksettaessa maksusta veloitetaan pankkikuluja 50 senttiä.

§12 Larppileiri

Larppileiriä varten seuraavaan hallituksen kokoukseen mennessä vähintään neljä (4) vastuuhenkilöä ilmoittaa halukkuudestaan Eeva Starckille. Halukkaiden tulee myös tehdä helmikuun (2006) loppuun mennessä kirjallinen suunnitelma larppileiristä, jotta tapahtumasta voidaan tehdä ostotarjous Oulun kaupungille. Larppileiri voidaan järjestää esim. viiden päivän mittaisena päiväleirinä, johon kuuluu viikonloppuna järjestettävä larppi. Mikäli halukkaita järjestäjiä ei ilmoittaudu, larppileiriä ei voida järjestää.


§13 10-vuotisjuhlat

- Juhlatoimikunnalta otetaan selvää tarkemmista suunnitelmista. Eeva Starck on lupautunut tuottamaan kyseisen tapahtuman.
- Hallitus kannattaa Tiia Kekkosen ehdotusta, että OIEI:n perustajajäsenet kutsutaan OIEI:n kunniajäseniksi. Keskusteltiin mahdollisesta historiikista ja vuosikalenterin tekemisestä 10-vuotisjuhlien yhteyteen. Historiikista kiinnostuneet voivat ottaa yhteyttä Eeva Starckiin, kalenterista kiinnostuneet Mikko Heikuraan.

§14 META

- Patentti- ja rekisterihallitukselle uuden hallituksen tiedot.
-  Hallituksen jäsenille ja toimihenkilöille tehdään oiei.fi- sähköpostiosoitteet, joista tiedotetaan myöhemmin OIEI:n kotisivuilla ja sähköpostilistalla.
- Alajaostoilta vaaditaan hallituksen maaliskuun kokoukseen mennessä toimintasuunnitelma ja budjettiesitys.

§15 Seuraava kokous

Seuraava hallituksen kokous 7.2.2006 osoitteessa Tarmontie 1  klo: 18.00.

§16 Kokouksen päättäminen    
 
Kokous päätettiin klo.19.39.
-Virpi Palosaari-

Hani

  • Vieras
Hallituksen kokous 1/2006 pöytäkirja
« Vastaus #1 : 05.01.2006, 22:03:22 ip »
En pikaisesti hoksinut, mutta joka tapauksessa, vastaan mielelläni myös eri pelien ftp- ja sähköpostitunnuksista, eli niiden luomisesta, käyttäjien ohjeistamisesta ja lopulta tunnusten sulkemisesta.

Vee

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 11
    • Profiili
Hallituksen kokous 1/2006 pöytäkirja
« Vastaus #2 : 06.01.2006, 09:43:03 ap »
Jees, ne olkoon sinun heiniäsi.
-Virpi Palosaari-

Swatninja

  • Wanha parta
  • ****
  • Viestejä: 420
    • Profiili
Hallituksen kokous 1/2006 pöytäkirja
« Vastaus #3 : 07.01.2006, 07:12:50 ap »
Joko piti sanoa ettei ole kommentoitavaa ?
Mikko Heikura