Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokous 4/2005 pöytäkirja  (Luettu 3682 kertaa)

Hani

  • Vieras
Hallituksen kokous 4/2005 pöytäkirja
« : 08.04.2005, 11:06:12 ap »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry - OIEI
Hallituksen kokous 4/2005
7.4.2005
Myllytie 16 as 33

PÖYTÄKIRJA

§1 Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Riikka Kauppi avasi kokouksen.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Paikalla olivat Hanna Kähkönen, Riikka Kauppi, Kreetta Askola, Tiina Kortelainen, Outi Vänskä ja Tiia Kekkonen.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.

§4 Larppileiri

Koska nuorisoasiainkeskukselle ei määräajassa ollut toimitettu puutteellisen ostotarjouslomakkeen lisäksi riittävää tietoa larppileirin suunnitelmista, larppileiri ei pääse mukaan kaupungin Kesäfiilis-tarjontaan. Kansalaistoiminnan koordinaattori (nuorisojärjestöjen yhdyshenkilö) Veli-Matti Pyhänniska huomautti, että seuraavassa ostotarjouksessa olisi jo uskottavuudenkin takia oltava yhdistyksen nimenkirjoittajan allekirjoitus, vakuuttavampi esittely tapahtumasta sekä selkeä hintaerittely. Puutteellinen ostopalvelutarjous liitteenä.

Syyslomalla voisi olla mahdollisuus pitää kaupungin tukema larppileiri. Tätä mahdollisuutta selvitetään, suunnitteluun ilmoittautuivat halukkaiksi Tiia Kekkonen ja Tiina Kortelainen. He ilmoittavat uuden leirin suunnittelu- ja järjestyskokouksista myöhemmin.

§5 Posti

Oulun kaupungin nuorisoasiainkeskuksen järjestötiedote saapunut. Kokouksessa vastattiin yhteisvoimin tiedotteen mukana tulleeseen järjestökyselyyn, jossa kysyttiin mielipiteitämme vuoden 2004 alusta voimaan tulleista uusista avustusohjeista. Hallitus haluaa lisätä vielä muutaman huomioitavan asian erillisenä liitteenä, jota valmistellaan sähköpostitse. Kysely on palautettava 15.5. mennessä. Hanna Kähkönen huolehtii kyselyn palauttamisesta. Järjestötiedote liitteenä.

§6 Talous

Tilillä n. 180 e. (15.4. 220 e kun viimeinen miekkailukurssin osallistumismaksu tulee tilille.)
Kassassa muutama euro.
Varaston vuokraa ei ole maksettu tammikuun jälkeen.
S-treffikuluja maksettu 8,30 e.

Paavo Heinonen Huutomerkki ry:stä on lähestynyt meitä kysymyksellä, olisi mahdollista lainata tai vuokrata kirjanpitopalveluamme (käytännössä OIEI:n omistamaa kirjanpito-ohjelmaa). Rahastonhoitaja Kreetta Askola neuvottelee Heinosen kanssa nimellisestä 10 euron summasta. Kreetta Askola tekisi kirjanpidon koneella, jossa ohjelma on tällä hetkellä asennettuna, ohjelmaa ei siis asennettaisi muualle.

§7 Jäsenasiat

Ei jäsenasioita.

§8 Menneet tapahtumat

S-treffejä pidetty joka tiistai hyvällä menestyksellä. S-treffivastaava Tiina Kortelainen esitti halukkuutensa järjestää jonkinlaisia teemailtoja S-treffeillä ja sai kaikkien kannatuksen.

§9 Tulevat tapahtumat

   
•   Seuraavat K-treffit huhtikuun toisena maanantaina eli 11.4.2005, Public House Graal

•   Ikuinen valtakunta, 22.-24.4.2005, Snellmanian nuorisotalo, Mäntylä
- tapahtuman budjettia ei olla vielä saatu hyväksyttäväksi. OIEI:lla ei ole tilapäisesti heikon rahatilanteen vuoksi varaa antaa pelinjohdolle pelin budjettia käyttöön ennakkoon, joten hallitus on suositellut pelimaksujen keräämistä ennakkoon. Pelin budjetin täytyy koostua pelimaksuista, OIEI ei pysty tukemaan taloudellisesti miinukselle meneviä pelejä.

•   Luokkakokous, 14.5.2005, Nuorisota, Kaijonharju

•   Softair-tapahtuma, 28.5.2005, Oulun lähimaastossa

•   ”Yk-leiri”, yhteistyössä Harharyhmä ry:n Operaatio Pyörretuulen kanssa, 11.6.2005


•   Zharr-Grundin kylä, 2.-3.7.2005, Vaalassa, Oulujärven lähistöllä

•   Elämän nukketeatteri, 8-10.7.2005, Villa Pukkila, Oulu

•   Kolme sisarta, 15.-17.7.2005, Villa Pukkila

•   Ropecon, 22.-24.7.2005, Espoo

•   Aikamatka Oulu, 27.8.-3.9.2005, Ouluhalli

•   Sukujuhla, kesällä 2005 Oulussa

•   Sarcoidosan sisäoppilaitos, elokuussa 2005, alustavasti Sanginjoella, Oulussa

•   ”Kyrönposki-show”, syksyllä 2005

•        "Diili", syksyllä 2005

§10 Oulu 400v .projekti

Riikka Kauppi on ollut mukana palaverissa 31.3. Palaverissa kerrottiin mm. 1940-luvulle sijoittuvasta pommitus-pyrotekniikkashow’sta. Keskustellaan voisiko show’ta yhdistää OIEI:n tapahtumassa järjestämään 1940-luvulle sijoittuvaan larppiin. Tapahtumasta myös kuvataan jonkinlaisia tallenteita, selvitetään onko OIEI:n mahdollista saada niitä omaan käyttöön referenssinä yhteistyöprojekteista erilaisiin esittelytilanteisiin.

§11 OIEI:n vakuutus

Päätettiin, ettei jatketa OIEI:n voimassa olevia vakuutuksia. Hanna Kähkönen irtisanoo nykyiset sopimukset ja on yhteydessä Suomen Liveroolipelaajat ry:n Juha Reivoon selvittääkseen minkälaisia vakuutuksia OIEI saa käyttöönsä SuoLi:n jäsenyhdistyksenä.

§12 Matkakorvaukset

Tarkennettiin matkakorvausohjetta seuraavalla periaatteella: matkakorvaus on Oulun kaupungin vuosituesta maksettavaa rahaa, jolla halutaan tukea Oulun seudulla asuvien tai Oulussa kirjoilla olevien OIEI:n jäsenten larppimatkailua Oulun kaupungin ulkopuolella. Yksittäisiä korvaustapauksia voidaan käsitellä erikseen omina tapauksinaan, mutta tämä on yleinen periaate, jolla tukea voidaan jakaa. Tarkemmat hakuohjeet löytyvät OIEI:n nettisivuilta.

§13 META

Tiia Kekkonen ilmoitti halukkuutensa järjestää kesällä ”rätti&lumppu-talkoot”, joissa värjättäisiin varastossa olevia Pirates of The Perämeri-larpista jääneitä punaisia takkeja ja valkoisia housuja paremmin esim. fantasiapelikäyttöön sopivaksi. Lisäksi tarkistettaisiin ja lajiteltaisiin kaikki varastossa nyt olevat vaatteet.

Tiia Kekkonen on saanut korvauksia tuhoutuneista OIEI:n tavaroista asuntonsa tulipalon jälkeen ja laittaa saadut korvaukset OIEI:n tilille. Hän ostaa tuhoutuneiden maskipakin tavaroiden tilalle uusia meikkisieniä yms. tavaraa.

Lisätään OIEI:n pelipaikkalistaan yhteystieto, josta Pohjois-Pohjanmaan partiolippukuntien tiloja voi kysellä larppikäyttöön.

§14 Seuraava kokous

Seuraava kokous pidetään torstaina 12.5. klo 17.30 Välivainiolla osoitteessa Siirtolantie 7 A 1.

§15 Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 19.20.