Kirjoittaja Aihe: Oiein hallituksen kokous #11 5.9.2007  (Luettu 3964 kertaa)

uKtU;RyN

  • Nyyppäri
  • *
  • Viestejä: 19
    • Profiili
Oiein hallituksen kokous #11 5.9.2007
« : 28.09.2007, 11:03:07 ap »
Oiein hallituksen kokous #11 5.9.2007

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen  kello 17.50.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvallan toteaminen sekä läsnäolijoiden
tarkastus

Läsnä olivat hallituksen jäsenet Kalle Askola, Tero Säkkinen ja Mikko Heikura. Poissa olivat Hanne Saarikoski, Kaisa Vainio, Joonas Oja sekä Laura Leinonen. Kokous oli kutsuttu koolle sähköpostilla hallitukselle ja jäsenistön osalle ilmoittamalla. kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta ja edellisten pöytäkirjojen katsaus

Pöytäkirjoista puuttuvat kokoukset 4,6,8,9,10. Pöytäkirjan tarkastajina toimivat Mikko Heikura ja Tero Säkkinen. Hyväksyttyjä pöytäkirjoja ei ollut, eikä niitä siis allkirjoitettu.

§4 Esityslistan hyväksyminen

Hallitus hyväksyi esityslistan muutoksitta.

§5 Posti ja Talous

5,1 posti

Kaupungilta postitettiin muistutus vuosiavustuksen välitarkastuksen laatimisesta määräajassa 15.9 mennessä. Leirikeskusvuorojen hausta, joka meni umpeen 31.7, ei ollut saapunut muistutusta.

5,2 talous

Hallitus totesi taloudellisen tilanteen hyväksi.

 tili

tilillä 2464,81e ja kassassa 140,05e

 menot

Oulun SETA ry –50€
Fashion Party –124,45€ (osa pysyviä hankintoja varastoon)
Ropecon kyyti –266€
Varasto –50€
yhteensä -490,45e

 tulot

  jäsenmaksut  37x2e=74e

 hankinnat

Fashion Partyn kuvat –20€

5,3 Tilivaraus

Hallitus päätti yksimielisesti uudeksi tilivaraussummaksi 500e.

§6 Menneet tapahtumat

OIEIn menneet tapahtumat ja niiden tilinpäätökset

 Streffit

streffejä on pidetty 1.1-31.8 30 kertaa  ja tänä aikana streffeillä on ollut 226 kävijää.

 Ktreffit

1.1-31.8 ktreffejä on pidetty 8 kertaa ja niissä on käynyt (noin) 50 henkeä.

 Fashion Party

larpin yhteydessä hankittu Oieille astioita (piilevät varastossa).

Piiritys 27.-29.7.2007

 Ropecon-edustusmatka, 10.-12.8.2007

Mikko Heikura laatii matkasta edustuskertomuksen. Matkaan liittyvää päätöksentekoa käsitellään myöhemmin koska kokous ei ollut täysilukuinen.

muut menneet tapahtumat

MacNolten Aika 13.-15.7.2007, Rovaniemi
Aivomyrsky 25.8.2007, Kiiminki
Ropecon 10.-12.8.2007, Espoo

tapahtumaraporttikatsaus ja toimenpiteet

Tapahtumaraportteja puuttuu keväältä saakka ja lomake keräämisen helpottamiseksi on valmistumassa ( ks. § 9,5). Hanne Saarikoski kerää raportit.

§7 Tulevat tapahtumat

OIEIn tulevat tapahtumat ja budjetit

Keskiaikasta tanssia, streffit, syksy 2008

Varaston syyssiivous, Oiein varasto ajankohta epämääräinen

harkittiin varaston siivoamista ja inventaarion loppuun saattamista. Virvokkeisiin budjetoitiin 30 ja siivoamiseen ym. tarvikkeisiin tarpeen mukaan

Zombie walk –edustus

Oiei lähettää kaikille avoimeen Zombie walk –tapahtumaan edustajistoa ja tukee tapahtumaa tarjoamalla tälle tilaa palvelimeltaan. Hallitus nimeää Mikko heikuran yhteistyöpäälliköksi. Budjetoitiin tapahtumaan edustukseen esimerkiksi flyerien ja julisteiden hankkimiseen maksimissaan 50e.

Halloween, 19-21.10 Koppanassa

Kaikille avoin eläytymisralli kyrptan tunnelmissa. Tapahtuman aikana on myös mahdollista järjestää muita larppeja ynnä muuta. Mikko Heikura toimii vastuullisena larpinjärjestäjänä ja Tero Säkkinen on turvallisuusvastaava.

Tarinoita Talvivaarasta,14.-16.12, Sanginjoen leirikeskus, Oulu

Omiitti, marraskuu 2007 tai tammi-helmikuu 2008, Oulussa, tarkempi paikka auki.

Noin 20 hengen 1-2 vrk kestävä larpinkirjoittamiseen ja larppaamisen kehittämiseen keskittyvä tapahtuma. Vastuullisena järjestäjänä toimii Kalle Askola.

Auringon etuvartio 2, Sanginjoella vuoden 2008 alussa

Larppi. Elina Väänänen toimii vastuullisena larpinjärjestäjänä.

muut tulevat tapahtumat

 MacNolten Aika II: Ristien Varjossa, 21.-23.9.2007 Rovaniemi

§8 jäsenasiat

 uudet jäsenet

13 uutta jäsentä (nimet poistettu)

Hallitus hyväksyi uudet jäsenet Oiein keskuuteen.

Jäsenrekisteripuhdistuksen jälkeen Oieilla on jäsenvastaavan mukaan 75 jäsentä + 10 kunniajäsentä.

§9 Ajankohtaisasiat

9,1 Hallituksen uudelleenjärjestäminen

Minna Anttila eroaa tehtävistään. Paikkaamassa ovat tarjolla Joonas Oja ja Laura Leinonen. Lotta Vaattovaara on suullisesti ilmoittanut eroavansa varajäsenyydestään, kirjallinen ilmoitus asiasta ei saapunut kokoukseen. Hallitus toimii viisijäsenisenä kunnes hallituspaikka saadaan täytettyä.
Hallitus ehdottaa Kaisa Vainiota uudeksi sihteeriksi.
Hallitus poistaa nettivastaavuuden Mikko Heikuralta ja ryhtyy etsimään uutta nettivastaavaa.

9,2 Väliraportti Oulun kaupungille

viimeistään 15.9.2007 palautettava selvitys 31.8 asti toteutuneesta toiminnasta. Katso http://www.ouka.fi/nuoriso/lomakkeet/pdf_lomakkeet/avustusohje.pdf (kohta 7) ja http://www.ouka.fi/nuoriso/lomakkeet/pdf_lomakkeet/uusi_vuosiavustus.pdf

Hallitus valmisteli jo ennen kokouksen alkua Tero säkkisen, Mikko heikuran ja Kalle Askolan voimin väliraporttiin ja rahankäyttöön liittyviä laskelmia. Selvitettäväksi jäi, vaikuttaako rahojen "kategorisointi" niiden kokonaismäärän jakamiseen ja kuinka paljon tietoa lopulta kaupungille pitää yksittäisistä tapahtumista, tilastotietojen lisäksi, luovuttaa.

Hallitus pyytää mahdollisimman täydellistä raportointia 31.8 mennessä tapahtuneesta toiminnasta vaikka kaikkea raportoinnin tietoa ei kaupungille tarvitsisikaan luovuttaa. Tapahtumaraportit kerää varapuheenjohtaja ja hallitus nimitti selvityksen tekijäksi Tero Säkkisen.

9,3 Oiein kotisivut, palvelin ja sähköpostilistat

Oiein kotisivut

Kreetta Askola esitteli Oiein uuden kotisivupohjan hallitukselle. Hallitus totesi sivut toimiviksi ja kehityskelpoisiksi.
Tarkempi keskustelu Oiein nettisivuista jäi hallituksessa vajaaksi ja sitä tulee jatkaa kokokusen jälkeen.

Streffeillä 3.9.2008 Oiein kotisivujen prototyyppejä vertailtiin ja jäsenistö piti graphingwiki pohjaista sivustoa kehittämiskelpoisena ja kätevänä vaikka siinä havaittiinkin periaatteellisia esteettisiä haasteita.
 Palevelimen käyttö ja kustannukset

Tieto Oiein palvelimen kelpoisuudesta uusille sivuille ei ollut saapunut ja ajanpuutteen vuoksi aiheen käsittely jätettiin myöhemmäksi.

Hallituksen sähköpostilistan toiminta

Hallituken sähköpostilistan (hallitus@ oiei.fi) toiminassa on ollut vakavia häiriöitä kesän aikana, joka on haitannut halltuksen tiedotustoimintaa. Riikka Kauppi on selvittänyt asiaa ja syyksi paljastunutta roskapostisuodatusta ollaan parhaillaan kunnostamassa.

9,4 Tiedotus ilmoitustauluilla ja mahdollinen mainoskampanja

Hallitus budjetoi perustiedottamiseen maksimissaan 30e. Rahat pyydetään Tero Säkkisen kautta ja tiedotteita voi tehdä kuka tahansa kunhan hallitus hyväksyy lopputuloksen.

9,5 Oiein lomakkeiden päivittäminen

Kalle Askola ja Tero säkkinen laativat 5.9 mennessä tapahtumaraporttilomakkeen Oiein toiminnasta ja lomakkeen roolipelitoiminnasta. Lomakkeiden täyttö pyritään vastaisuudessa hoitamaan sähköisesti ja mahdollisesti tulostettavaa lomaketta ei erikseen taiteta.  Lomakkeet liitteenä (Liite 1).

§10 Yleisluontoiset asiat

Ei yleisluontoisia asioita

§11 Ilmoitusluontoiset asiat

Poly ry:n lakkautus

Polya ajetaan edelleen alas Harharyhmän, Oiein ja entisen Rantakäärmeen klaanin voimin. Lopettamiskokousta ei ole vielä kutsuttu koolle mutta Kaisa Vainio ja Emma Honkala ovat sitä valmistelleet. Polylla on tilillään noin 230 euroa, joiden käytöstä päätetään lopettamiskokouksessa.

Syyskokous

Syyskokous on järjestettävä lokakuun tai marraskuun aikana, kutsuttava koolle viimeistään kahta viikkoa etukäteen. Se sisältää mm. ensivuoden talousarvion sekä vaalit.

Yhteistyö Rollin kanssa

Hallitus päättää aloittaa yhteistyön Rovaniemeläisen larppiyhdistys Rollin kanssa. Kalle Askola laatii Rollin hallitukselle yhteistyökyselyn, jolla selvitetään mahdollisia yhteistyön muotoja.

§12 Muut esille tulevat asiat

Streffeillä on käytetty hyvin vähän rahaa erityisesti sen asema huomioiden. Streffejä voisi aktivoida nykyisestä.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

Hallitus päätti pitää seuraavan kokouksen 24-28 syyskuuta, päivä tarkennetaan myöhemmin koska koko hallitus ei ollut tavoitettavissa.

§14 kokouksen päättäminen

kokous päätettiin 19.27

--------------------------------

Liitteet:

Liite 1, oiein tapahtumaraportti ja lomake roolipelitoiminnasta

Oiein tapahtumaraportti

Tapahtuman nimi
Tapahtuman tyyppi
(larppi, minilarppi, softairtapahtuma, yhteistyö jne)
Tapahtumapaikka
Tapahtuman aloitusaika __.__.___ klo __
Tapahtuman lopetusaika__.__.___ klo __
Vastuullinen järjestäjä
Turvallisuusvastaava
 Jäsenvastaava
Muut tapahtuman järjestäjät
Tapahtumaan osallistujien lukumäärä
Alle 29 vuotiaiden osallistujien lukumäärä

Lyhyt kuvaus tapahtumasta oiein toimintakertomukseen

Muuta huomioitavaa

----------------------------------------------

Raportti oieiläisten roolipelaamisesta

peliryhmän nimi (vapaaehtoinen)
pelinjohtajien lukumäärä
pelaajien lukumäärä
alle 29 vuotiaiden pelaajien lukumäärä
kokoontumiskerrat (kalenterivuoden aikana)

Muuta huomioitavaa

----------------------------------------------

Tässä voisi vielä mainita, että vain oieiläiset osallistujat lasketaan.





 pj
 Kalle

umbra_anima

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 426
    • MSN Messenger  - umbra_anima@hotmail.com
    • Profiili
    • Sähköposti
Oiein hallituksen kokous #11 5.9.2007
« Vastaus #1 : 01.10.2007, 11:17:21 ap »
Mikä on tämä meno oulun SETA ry:lle (50e)?
Kaisa Vainio

"-Hän oli hyvin omituinen, vakuutti pikku Myy. -Ihan vimpsahtanut.
Äiti huokaisi ja yritti oikaista jalkojaan. -Mutta niinhän useimmat tuttavamme ovat, hän sanoi. -Enemmän tai vähemmän."

kraah

  • Administrator
  • Konkari
  • *****
  • Viestejä: 107
    • Profiili
Oiein hallituksen kokous #11 5.9.2007
« Vastaus #2 : 01.10.2007, 13:16:29 ip »
Taitanee olla se kamojen vuokra Fashion Partyyn.
Hanna Puolakka
Älkää säätäkö päätänne, vika on todellisuudessa.