Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 4/2007 pöytäkirja  (Luettu 2750 kertaa)

umbra_anima

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 426
    • MSN Messenger  - umbra_anima@hotmail.com
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 4/2007 pöytäkirja
« : 12.11.2007, 22:40:43 ip »
Oulun interaktiiviset eläytyjät ry – OIEI
Hallituksen kokous 4/2007
Kaislatie 11 L 37
27.2.2007

§1   Kokouksen avaaminen
   
   Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18.00.

§2   Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
   
   Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä: Kalle Askola, Mikko Heikura,    Kaisa Vainio, Tero Säkkinen, Hanne Saarikoski, Minna Anttila. Hallituksen    ulkopuolelta Kreetta Askola ja Artturi Askola.

§3   Esityslistan hyväksyminen

   Hyväksyttiin esityslista muutoksitta.

§4   Posti ja talous
   
   Posti
   -ei postia

   Talous
   -tilin tilanne: 641, 89 euroa
   -kassan tilanne: 121,90 euroa
   
   Tuloja
   -jäsenmaksut, 2 euroa
   
   Menot
   -tehdyt hankinnat:
      *radiopuhelinsalkku 25,80 euroa, korvataan Mikko Heikuralle
      *kynttilät 9,00 euroa, korvataan Janne Harpelalle

   -tulevat hankinnat:
      *OIEI:lle on suunniteltu hankittavaksi 10-20 sotilasmallin haalareita,       Mikko Heikura jatkaa asian selvittämistä

§5   Tilivaraus

   Ehdotettiin tilivarauksen suuruudeksi 50 %:a siitä, mitä tilillä on. Tilivaraus elää tilin    tilanteen mukaan. Ehdotus hyväksyttiin, ja päätettiin jatkaa tätä käytäntöä kaupungin    tukien saapumiseen saakka.
   Päätetään tämänhetkiseksi tilivaraukseksi 250 e jäsenkorttihankinnan takia.


 
§6   Automaattibudjetti

   Pelivastaava voi hyväksyä pelibudjetteja tiettyyn summaan asti ilman hallituksen    erillistä päätöstä. Automaattibudjetti otetaan käyttöön sitten, kun kaupungin tuet ovat    tulleet ja yhdistyksen talous näyttää valoisammalta.

§7   Larpeille suunnatut tuet

   Päätettiin tukea Arkhamin Unia sekä Kettilmundssonin Familian Talvipäivää 30    eurolla kumpaakin.

§8   Nimenkirjoitusvaltakirja tapahtumapaikoille

   Ehdotettiin, että pj, vpj, rahastonhoitaja ja larppivastaava saavat allekirjoittaa vuokra-   /lainasopimuksia OIEI:n tapahtumia varten, OIEI:n nimissä. Valtakirjat ovat voimassa    31.12.2007 saakka. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

§9   Menneet tapahtumat
   
   OIEI:n menneet tapahtumat:
   S-treffit: ei tarkkoja tietoja, tarkistetaan.
   K-treffit: viimeksi paikalla kaksi OIEI:n jäsentä, edellisellä kerralla 6.
   H-kerhot: yksi pelikerta, paikalla 5.

§10   Tulevat tapahtumat
   
   OIEI:n tulevat tapahtumat:
   2.3. - 4.3.2007 AAA-vuorovaraus (budjetti maksimissaan 20 euroa), paikkana Tuiran    nuorisotalo (pe klo 19.00 – su klo 14.00). Budjetiksi vahvistettiin 15 euroa.

   Kettilmundssonin Familian Talvipäivä: budjetti puuttuu, päätettiin että pelivastaava    saa hyväksyä maksimissaan 30 euroa tappiolle menevän budjetin.
   
   Arkhamin Unet: tulossa, budjettia ei saatavilla.

   Bedlam: ei budjettia vielä

   Japanilainen pikkutyttötapahtuma:
   Saattaa olla tulossa. Tapahtumalla voitaisiin saada rahaa OIEI:lle. Tapahtuma    voitaisiin pitää Tuiran nuorisotalolla (ei maksa mitään, tila helppo siivota). Jotain    muuta toimintaa mahdollisesti samalla, esim. animen katsomista, joku pienehkö larppi    yms. Tapahtumalla saataisiin mahdollisia uusia jäseniä OIEI:lle.
   Hallitus miettii tapahtuman järjestelyyn liittyviä asioita, mikäli joku tahtoo järjestää    tapahtuman niin on yhteydessä hallitukseen.

   Muut tulevat tapahtumat:
   Matka Norjaan OIEI-porukalla, lähdössä 5 henkeä, matkan kesto 4 vuorokautta.


 
§11    Jäsenasiat   
   
   Uusia jäseniä ei ole.

   Jäsenrekisterin kunnostus: Viimevuotisessa jäsenrekisterissä on merkintöjä jotka eivät    pidä paikkaansa, merkintöjä myös puuttuu. Ketään ei ole poistettu jäsenrekisteristä,    joten jäseniä on enemmän kuin koskaan (tämä on siis virheellinen tieto). Tämän    vuoden aikana jäsenrekisteri siivotaan, jotta saadaan selville todellinen jäsenmäärä.
   Tero Säkkinen palauttaa jäsenrekisterin vanhaan muotoonsa, tekstidokumentiksi.

   Jäsenkortit: Tehdään ennen AAA:ta, viimeistään ennen KFT:ää.

   Jäsentiedote: Suunnitteluvaiheessa.

§12   Kevätkokous

   Kokouskutsut pitää lähettää viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, eli kutsut on    lähetettävä viimeistään 12.3. Jäsentiedotteen pitäisi olla myös tällöin valmis ja    lähetettävissä. Päätettiin että Hanne Saarikoski ja Mikko Heikura laativat    jäsentiedotteen sekä kokouskutsun. Päätettiin myös, että rahaa käytetään kulujen    mukaan kohtuudella.

   Tilinpäätös on tällä hetkellä Riikka Kaupilla, joka on luvannut lähettää sen    viimeistään ensi maanantain postissa.
   
   Vuosikertomus tarvitaan mukaan tilinpäätökseen, tämä on laadittava pikaisesti.

   Tapahtumaraportit toimitetaan tilintarkastajille maanantaihin mennessä.
   
   Pöytäkirjat täytyy toimittaa tilintarkastajille tilintarkastuksen suorittamista varten,    pöytäkirjoja on edelleen kateissa.
   
   Jäsenrekisteri ja jäsenmäärät ovat kunnossa ja tiedossa.

   Vuoden 2006 hallituksen vastuuvapauskysymys: asiasta keskusteltiin.

§13   Tapahtumanjärjestäjän vastuuvapaus

   Alaikäisten larppaajien vastuupohdintaa: Päätettiin, että alaikäisen larppaajan    lupalappuun lisätään kohta vanhemman / huoltajan puhelinnumerosta (tämä    tarkistetaan tarvittaessa).

   Vastuupohdintaa kaikista tapahtumista:
   Turvallisuusvastaavakäytäntö: OIEI tutkii turvallisuusvastaavan toimenkuvaa    harkiten. Puheenjohtaja avaa foorumilla aiheesta keskustelun.


 
§14   OIEI:n toimintalomakkeet:

   Päätettiin laatia toimintalomakkeet mahdollisimman pian kevätkokouksen jälkeen.    Ennen toimintalomakkeiden julkaisua kerätään tapahtumista kävijämäärät, iät ja muut    tiedossa olevat, tarpeelliset asiat. Pyydetään pelinjohtajia lähettämään osallistujalistat    budjetin mukana larppivastaavalle, näin saadaan mahdollisimman tarkkaa    informaatiota joka tapauksessa.

§15   Muut esille tulevat asiat

   Keskusteltiin jäsenetuasioista. Näistä tiedotetaan sekä sähköpostilistalla että    foorumilla.

§16   Pöytäkirjantarkastajat
   
   Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mikko Heikura ja Kalle Askola.

§17   Seuraavan kokouksen aika ja paikka

   Torstai 8.3.2007 klo 14.00, Hanne Saarikosken ja Tero Säkkisen luona.

§18   Kokouksen päättäminen

   Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.43.
Kaisa Vainio

"-Hän oli hyvin omituinen, vakuutti pikku Myy. -Ihan vimpsahtanut.
Äiti huokaisi ja yritti oikaista jalkojaan. -Mutta niinhän useimmat tuttavamme ovat, hän sanoi. -Enemmän tai vähemmän."