Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 8/2007 pöytäkirja  (Luettu 2539 kertaa)

umbra_anima

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 426
    • MSN Messenger  - umbra_anima@hotmail.com
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 8/2007 pöytäkirja
« : 12.11.2007, 22:42:21 ip »
OIEI:n hallituksen kokous 8/2007
Ajankohta 30.4.2007, klo 18.30 alkaen
Paikka Tuiran Nuorisotalo, Lassinkallionpolku 4, Oulu

§1   Kokouksen avaaminen

   Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.02.

§2   Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, läsnäolijat

Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnäolijat: Kalle Askola, Mikko Heikura, Tero Säkkinen, Hanne Saarikoski sekä Minna Anttila.

§3   Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Hanne Saarikoski ja Tero Säkkinen. Edellisiä pöytäkirjoja ei ole saatavilla.

§4   Esityslistan hyväksyminen
   Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi muutoksitta.

§5   Posti ja talous
   
   Posti:
Oulun kaupunki sekä Ukkohalla ovat lähestyneet meitä kolmella kirjeellä. Nuosisoasiainlautakunta (NAK) lähetti vuosiavustuksen ilmoitusosan sekä kutsun järjestöiltaan ja Koppanan leirikeskuksen tupaantuliaisiin. Ukkohalla lähestyi meitä mainoksilla.

Koppanan leirikeskuksen tupaantuliaiset ovat 31.5.2007 klo 17 – 21. Hallitus harkitsee tilojen katsastamista tilaisuuden yhteydessä.

Talous:
Tilillä on rahaa 179,34 euroa. Kassassa on 35,25 euroa. Kaupungin vuosiavustuksen ensimmäinen osa on saapumatta tilille.

Toukokuun varastovuokra on maksettu.

Menot:
   Anomalia / Ketunhäntä, myönnetty yhteensä 30 euroa.

   Tulot:
Kaupungin tuki: Vuosiavustuksia myönnettiin yhteensä 4800 euroa, joista 2/3 eli 3200 euroa odotetaan saapuvaksi tilille.

   Jäsenmaksut: 2 kappaletta, eli 4 euroa.

   Hankinnat:
   S-treffi-hankinnat: Kaappi, lukollinen (50 euroa).

§6   Menneet tapahtumat
   
   OIEI:n menneet tapahtumat ja niiden tilinpäätökset:
   S-treffit: Edellisen kokouksen jälkeen on pidetty neljät S-treffit.
   K-treffit: Edellisen kokouksen jälkeen on pidetty yhdet K-treffit.

   Sanginjokivuorot:
OIEI:n kesäkauden avajaiset, 13.4. – 15.4.2007 Sanginjoella. Viikonlopun aikana paikalla 13 henkilöä.
Anomalia ja Ketunhäntä, 4.5. – 6.5.2007 Sanginjoella. Viikonlopun aikana paikalla 31 henkilöä.

Muut menneet tapahtumat:
Void, Rovaniemi: Larppiin osallistui 15 OIEI:n jäsentä.
Ruotsin ekskursio: 5 OIEI:n jäsentä kävi Kalixissa ja tuli takaisin. Todettiin, että ne Ruotsin kaupat, jotka ovat auki milloin sattuvat, todellakin ovat auki milloin sattuvat.

Toimintatoteutumien laskeminen kokouskaudelta:
S-treffeillä käynyt 138 henkilöä vuoden alusta lukien. K-treffeillä käynyt 37 henkilöä vuoden alusta lukien.

Tapahtumaraportit ja toimenpiteet:
Tapahtumaraportit ovat keräyksessä.

§7   Tulevat tapahtumat

   OIEI:n tulevat tapahtumat ja budjetit:

   Kesätapahtuma Koppanassa:
Tapahtuma on nelipäiväinen (2.7. – 5.7.2007), ja sen aikana on tarkoitus sekä larpata että järjestää muuta larppaamista tukevaa toimintaa.

Tarkoituksena on pitää kaksi larppia. Toisen pelin (Ottelu) järjestävät Mikko Heikura ja Tero Säkkinen maanantaina, toisen (Sumujen ranta) Elina Väänänen keskiviikkona.

Tiistaina, kun larppeja ei ole, järjestetään mm. pukutalkoita, bofferityöpaja yms.

Tapahtuman turvallisuusvastaavaksi valittiin Mikko Heikura, jäsenvastaavaksi Tero Säkkinen, pääjärjestäjänä toimii Tero Säkkinen.

Aikataulut yms. tarkemmat asiat pyritään selvittämään seuraavaan kokoukseen mennessä budjetin laatimiseksi ja mainonnan aloittamiseksi.

Muut tulevat tapahtumat:
Sanginjoella vapaa vuoro kesällä. Karoliina Kemppainen on kysellyt vuoroa alustavasti.

Seuraavilla S-treffeillä (21.5.2007) tulossa pöytäjääkiekko-larppi (Kanada – Ruotsi).

Bom Bay Basan hovissa –larp, Torniossa 25.5. – 27.5.2007.

§8   Jäsenasiat

   Uudet jäsenet: Satu Hiltunen ja Hanna-Mari Markkula, hyväksyttiin jäseniksi.

§9   Ajankohtaisasiat
   
   OIEI:n mainoskampanja:
Mainoskampanja aloitetaan kesätapahtuman mainostuksen yhteydessä, ja jatketaan syksyllä. Kesätapahtuman mainostuksen yhteydessä mainostetaan OIEI:n toimintaa.

OIEI:n kotisivujen päivitys:
Kotisivujen päivitys on edelleen vaiheessa. Sivut pyritään siivoamaan ”ylimääräisestä” materiaalista (toimimattomat linkit, vanhentuneet tiedot yms.) mahdollisimman pian.

Lomakkeiden uusiminen:
Roolipeli-lomake puuttuu, tämä pyritään laatimaan mahdollisimman pian. Kalle Askola ja Tero Säkkinen paneutuvat lomakkeiden laatimiseen yhdessä.

§10   Yleisluontoiset asiat

   OIEI:n hallituksen toiminnan tarkastelu:
   Hallitus keskusteli loppuvuoden kuvioista.
   Kirjanpitäjä-asiaa mietitään syyskuussa.
   
   Polyn lopetus:
Harharyhmän puheenjohtaja Emma Honkala otti yhteyttä Polyn armoniskun annosta. Suunnitteilla on Polyn peijaiset jonka yhteydessä mietittäisiin tulevaisuuden yhteistyömuotoja.

§11   Ilmoitusluontoiset asiat
   
Omakkeen pikkutyttötapahtumasta ei ole kuulunut alkuinnostuksen jälkeen mitään, liekö asia jo kuopattu? Hallitus ei ole saanut ensimmäisen yhteydenoton jälkeen minkäänlaista tietoa asiasta.

S-treffipaikka pitää uusia. Sopimus on voimassa toukokuun loppuun, jonka jälkeen se pitää uusia. Pyritään myös ottamaan selville, mitä S-treffipaikalle tapahtuu kesällä, voisiko siellä järjestää toimintaa kesän aikana.

§12   Muut esille tulevat asiat

Hallitus keskusteli pelien peruuntumisen estämisestä ja siihen liittyvistä mahdollisista toimenpiteistä. Pelien perumista pyritään estämään mm. niin, että pelinjohtajille ilmoitetaan, että vuoron varaaminen on sitova. Hallitus tulee myös olemaan aktiivisemmin yhteydessä pelinjohtajiin näiden ilmoittaessa peleistään.

§13   Seuraavan kokouksen aika ja paikka

   8.6.2007 klo 17.30 Hannella ja Terolla.

§14   Kokouksen päättäminen

   Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.20.
Kaisa Vainio

"-Hän oli hyvin omituinen, vakuutti pikku Myy. -Ihan vimpsahtanut.
Äiti huokaisi ja yritti oikaista jalkojaan. -Mutta niinhän useimmat tuttavamme ovat, hän sanoi. -Enemmän tai vähemmän."