Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 12/2007 pöytäkirja  (Luettu 2647 kertaa)

umbra_anima

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 426
    • MSN Messenger  - umbra_anima@hotmail.com
    • Profiili
    • Sähköposti
Hallituksen kokouksen 12/2007 pöytäkirja
« : 12.11.2007, 22:56:33 ip »
Oiein hallituksen kokous #12   8.10.2007

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.25.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvallan toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Läsnä oli koko hallitus, eli Kalle Askola, Tero Säkkinen, Mikko Heikura, Hanne Saarikoski ja Kaisa Vainio. Lisäksi paikalla oli Karoliina Kemppainen. Kokous oli kutsuttu koolle sähköpostilla ja puhelimitse. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta ja edellisten pöytäkirjojen katsaus

Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Kalle Askola ja Tero Säkkinen. Pöytäkirjoista puuttuvat kokoukset 4, 6, 8, 9 ja 10. Niiden todettiin olevan pääosin entisen sihteerin, Minna Anttilan hallussa. Kaisa Vainio hoitaa pöytäkirjat hallitukselle seuraavaan kokoukseen mennessä.

§4 Esityslistan hyväksyminen

Hallitus hyväksyi esityslistan muutoksitta.

§5 Posti ja Talous

5.1 posti

Mikko Heikura on tarkastanut postit viimeksi 2.10.2007. Tärkeää postia ei ollut, turhia mainoksia oli.

5.2 talous
Hallitus totesi taloudellisen tilanteen hyväksi.


tili ja kassa
Tilillä 2 319,51 euroa, käteiskassassa 73,75 euroa.

menot
-Varaston vuokra lokakuulle (10/07) asti, 73,20 euroa.
-Zombiewalk mainostus 50,00 euroa.
-S-treffit 20,00 euroa.

tulot
  Jäsenmaksuja tai muita tuloja ei ole kertynyt.

hankinnat
-Arpivahaa ja verta, 17,70 (sisällytetään varastokuluihin)

§6 Menneet tapahtumat

OIEIn menneet tapahtumat ja niiden tilinpäätökset

Streffit: 62 kävijää sitten viime kokouksen
streffejä on pidetty 1.1-8.10 35 kertaa ja tänä aikana streffeillä on ollut 288 kävijää.

Ktreffit: 11.9.2007 8 kävijää
1.1-8.10 ktreffejä on pidetty 9 kertaa ja niissä on käynyt (noin) 58 henkeä.

muut menneet tapahtumat
Zombie walk –edustus, Oulu 29.9.2007
-Mikko Heikura laatii budjetin ja edustuskertomuksen
McNolten aika II: Ristien varjossa, 22.9.2007, Rovaniemi
-Tero Säkkinen laatii budjetin ja edustuskertomuksen
tapahtumaraporttikatsaus
Ropeconmatkan edustuskertomus
-Mikko Heikura laatii edustuskertomuksen
kuluneen vuoden tapahtumaraporttitilanne
-Tapahtumaraportteja ei ole kasassa. Hankitaan vuoden loppuun mennessä. Hanne Saarikoski kerää raportit.

§7 Tulevat tapahtumat

OIEIn tulevat tapahtumat ja budjetit

Keskiaikasta tanssia, streffit, syksy 2007

Pehmeät aseet, kovat laudat ja kuumat paikat, Snelmantalo tai Tuiran nuorisotalo, marraskuu 2007
Mikko Heikura, Karoliina Kemppainen ja Tero Säkkinen järjestävät lautapelaamiseen, bofferiaseistuksen valmistamiseen ja saunomiseen liittyvän viikonlopputapahtuman.
Hallitus tukee tapahtumaa 260 eurolla. Tämän katsotaan riittävän 20 bofferin valmistamiseen, joista osa myydään tapahtumaan osallistuville.
Mikko Heikura toimii tapahtuman pääjärjestäjänä, Tero Säkkinen turvallisuusvastaavana ja Karoliina Kemppainen saunavastaavana.

Varaston syyssiivous, Oiein varasto ajankohta epämääräinen
Varaston siivoaminen ja inventaarion loppuun saattaminen. Kaisa Vainio toimii pääjärjestäjänä Tiia Kekkosen toimiessa turvallisuusvastaavana.  
Virvokkeisiin on budjetoitu 30 euroa ja siivous- ja ym. tarvikkeisiin tarpeen mukaan.

Halloween, 19-21.10 Koppanassa
Kaikille avoin eläytymisralli kryptan tunnelmissa. Tapahtuman aikana on myös mahdollista järjestää muita larppeja ynnä muuta. Mikko Heikura toimii vastuullisena larpinjärjestäjänä ja Tero Säkkinen on turvallisuusvastaava. Hallitus tukee tapahtumaa 45 eurolla. Budjetti liitteenä (liite 1).

Tarinoita Talvivaarasta,14.-16.12, Sanginjoen leirikeskus, Oulu
Järjestäjänä toimii Niina Kouva.

Omiitti, tammi-helmikuu 2008, Oulussa, tarkempi paikka auki.
Noin 20 hengen 1-2 vrk kestävä larpinkirjoittamiseen ja larppaamisen kehittämiseen keskittyvä tapahtuma. Vastuullisena järjestäjänä toimii Kalle Askola.

Auringon etuvartio 2, 18-20.1.2008 Ristironkelin leirikeskus, Rantsila
Elina Väänänen toimii vastuullisena larpinjärjestäjänä.
muut tulevat tapahtuma
 
ei muita tapahtumia tulossa

§8 jäsenasiat

Ei uusia jäseniä. Ei eronneita.

§9 Muut käsiteltävät asiat

9.1 Hallituksen uudelleenjärjestäminen
Kaikki varajäsenet ovat eronneet luottamustoimestaan. Lotta Vaattovaara ja Laura Leinonen ovat jättäneet kirjalliset eroanomukset, Joonas Oja on ilmoittanut erostaan suullisesti.
Kaisa Vainio valitaan jatkamaan sihteerinä loppuvuoden. Nettivastaavan toimi on vielä auki.

9.2 Syyskokous
Kokousta päätetään pitää Streffeillä 29.10.2007 18.30 alkaen. Kokousta edeltää valmisteleva hallituksen kokous.  Tero Säkkinen ja Hanne Saarikoski laativat syyskokouskutsun. Kokouskutsu lähetetään sähköpostina jäsenistölle, ja kirjeenä niille, joiden sähköpostiosoite ei ole tiedossa. Kokouskutsu laitetaan myös foorumille ja lähetetään sähköpostilistalle. Syyskokousbudjetiksi päätettiin 20,00 euroa, joka käytetään kahvin ja pullan hankkimiseen.
Kalle Askola ehdotti budjetin laatimista foorumilla julkisesti. Budjettiehdotuksen laatijaksi valittiin rahastonhoitaja Tero Säkkinen.
Mikko Heikura poistui kokouksesta klo. 20.17.

9.3 Väliraportti Oulun kaupungille
Tero Säkkinen on toimittanut väliraportin kaupungille. Siitä ei ole tullut kommenttia. (liite 2)

9.4 Tiedottaminen
Tiedottajana toimii Mikko Heikura. Tällä hetkellä tiedotuksen toiminta on ollut huonoa. Mietittiin keinoja, miten tiedottamista voitaisiin parantaa. Valittiin varatiedottajaksi Kaisa Vainio.

9.5 Tiedotus ilmoitustauluilla ja mahdollinen mainoskampanja
Tiedotukseen on budjetoitu 30 e, jota kuka tahansa voi anoa tiedottamiseen. Hallitus nimesi Kaisa Vainion mainoskampanjan johtoon.

9.6 Oiein kotisivut ja palvelin
Asian on suunnittelu- ja selvittelyvaiheessa. Nykyisen palvelimen kelpoisuus sivuille on vielä epäselvä.

9.7 Kevään 2008 leirikeskusvuorojen hakeminen
Vuorojen hakuaika on hieman epäselvä. Se kuitenkin on marraskuussa. Tero Säkkinen kysyy foorumilla vuorojen tarvetta ja hakee vuorot kaupungilta.

§10 Muut esille tulevat ja ilmoitusluontoiset asiat

Poly ry:n lakkautus
Poly ry:n lakkautuksesta on keskusteltu foorumilla Harharyhmän edustajan Emma Honkalan kanssa. Kaisa Vainio hoitaa asiaa.

Yhteistyö Rollin kanssa
Kalle Askola on ottanut Rollin puheenjohtajaan, Marko Paavolaan, yhteyttä sähköpostitse. Hän ei ollut vielä vastannut. Kaisa Vainio ehdotti tapahtumaraporttiyhteistyötä järjestettäväksi Rollin kanssa.

Musiikkipiiri
Puhuttiin jo perustetun musiikkipiirin virallisestamisesta OIEI:n alajaostoksi, ja musiikkipiirin mahdollisista soitinhankinnoista. Suunniteltiin ensi kokouksessa puhuttavan laajemmin alajaostotoiminnasta.

S-treffien kävijämäärä
S-treffivastaava Tero Säkkinen ilmoitti tänään tulleen täyteen 300 kävijää s-treffeillä tänä vuonna.

§11 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

Seuraava kokous on ennen syyskokousta, 29.10 klo 18.00 s-treffeillä.

§12 kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo. 20.40.
Kaisa Vainio

"-Hän oli hyvin omituinen, vakuutti pikku Myy. -Ihan vimpsahtanut.
Äiti huokaisi ja yritti oikaista jalkojaan. -Mutta niinhän useimmat tuttavamme ovat, hän sanoi. -Enemmän tai vähemmän."