OIEI:n kevätkokous 2008
Ajankohta 31.3.2008 klo 18.30 alkaen
Paikka: Tuiran nuorisotalo, Lassinkallionpolku 4, Oulu
§1 Kokouksen avaaminen
Hallituksen puheenjohtaja Tero Säkkinen avasi kokouksen klo 18.40.
§2 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, läsnäolijat
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnäolijat: Tero Säkkinen, Matti Timonen, Kalle Askola, Kreeta Askola, J-P Heikkinen, Markku Peltoniemi, Kaisa Vainio, Juho-Kalle Pekkala, Maria Järvinen, Mikko Heiskanen (saapui kohdassa 6§), Anna-Maija Räihä (saapui kohdassa 9§).
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksin. Lisättiin kohtaan §9 ”hallituksen varajäsenten valinta”.
§4 Kevätkokouksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin valinta
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Tero Säkkinen,
varapuheenjohtajaksi Matti Timonen
ja sihteeriksi Kaisa Vainio.
§5 Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Matti Timonen ja Kalle Askola. Pöytäkirjan tarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina.
§6 Vuoden 2007 toimintakertomuksen vahvistaminen
Mikko Heiskanen saapui kokoukseen.
Toimintakertomus hyväksyttiin muutoksin ja lisäyksin, muutokset toteuttaa kokouksen sihteeri. Toimintakertomus on pöytäkirjan liitteenä.
.
§7 Vuoden 2007 tilinpäätöksen ja taseen vahvistaminen
Vuoden 2007 tilikauden tulos on 942,31 euroa. Vahvistettiin vuoden 2007 tilinpäätös ja tase. Tilintarkastuskertomus on pöytäkirjan liitteenä.
§8 Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2007 hallitukselle
Vastuuvapaus myönnettiin vuoden 2007 hallitukselle.
§9 Vuoden 2008 tilintarkastajien ja hallituksen varajäsenten valinta.
Anna-Maija Räihä saapui kokoukseen.
Valittiin tilintarkastajiksi Tuukka Ervasti ja Anna-Maija Räihä. Heidän varatilintarkastajikseen valittiin Lauri Gardner ja Joona Kaikkonen siten, että Lauri Gardner on Tuukka Ervastin henkilökohtainen varatilintarkastaja ja Joona Kaikkonen Anna-Mäija Räihän henkilökohtainen varatilintarkastaja.
Hallituksen varajäsenet Mikko Heikura ja Niina Kouva ovat kirjallisesti anoneet eroa varajäsenyydestä. Valittiin uusiksi varajäseniksi Maria Järvinen ja Markku Peltoniemi.
§10 Tapahtumien turvallisuus- ja siivousvastaavat
Siteerattiin edellisen hallituksen kokouksen päätöstä turvallisuus- ja siivousvastaavista (liitteenä). Keskusteltiin asiasta, ja päätettiin antaa ohje, että siivousvastaavan ja turvallisuusvastaavan on huolehdittava vastuunsa alaisten asioiden sujumisesta pelipaikalla ja tarvittaessa puuttua asioihin. Olisi myös hyvä, jos siivousvastaava ja turvallisuusvastaava luettaisiin osaksi pelinjohto-organisaatiota, jotta he voivat ottaa kantaa pelinjohdon suunnitelmiin turvallisuus- ja siivousasioissa. Hyvä olisi myös laatia loppusiivoussuunnitelma. Todettiin, että kuitenkin viimekädessä vastuu jää pelinjärjestäjille.
§11 Muut esille tulevat asiat
Tero Säkkinen lupasi roolipelilomakkeen ilmestyvän pian käyttöön.
§12 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.51.
LIITE
Pöytäkirjaote
OIEI ry:n hallituksen kokous #4, 26.03.2008
§7 Erilaiset vastaavien virat peleissä
Keskusteltiin erilaisten vastaavien tarpeellisuudesta peleissä. Lopputuloksena oli, että samassa yhteydessä kun pelibudjetti esitellään tulee pelille olla nimettynä turvallisuusvastaava ja siivousvastaava. Pelibudjettia ei voida hyväksyä ennen kuin nämä ovat nimettynä.
Turvallisuusvastaavan tehtäviin kuuluu huolehtia siitä, että pelipaikalla on ensiapulaukku ja sammutuspeite. Sekä käsisammutin siinä tapauksessa, jos ei ole täysin varmaa tietoa onko pelipaikalla omaa. Ensiapulaukku, sammutuspeite ja käsisammutin löytyvät OIEI:n varastolta.
Turvallisuusvastaavan tulee olla myös ensiaputaitoinen. Muita toimenkuvia turvallisuusvastaavalla on huolehtia avotulesta ja sen turvallisuuteen liittyvistä seikoista sekä huolehtia mahdollisten peleissä olevien aseiden turvallisuudesta.
Siivousvastaava suositellaan nimettäväksi pelinjohtoporukan ulkopuolelta, sekä kehoitetaan tarjoamaan vastaavalle jonkinlainen palkkio. Samanlaisen palkkion voi tarjota myös turvallisuusvastaavalle. Oulun leirikeskuksissa (Sanginjoki, Koppana) pelattaessa siivousvastaavan toimenkuvaan kuuluu täyttää tarkistuslomake niin paikalle tullessa kuin sieltä lähtiessäkin. Siivousvastaavan päätehtävänä on huolehtia loppusiivouksen sujuvuudesta ja organisoida sitä. Siivousvastaavalla on viime käden vastuu siitä, että paikat ovat siistinä lähdettäessä pois pelipaikalta.
