Oiein hallituksen kokous #1 13.1.2008
Paikka: Hartaantie 12 as 31, Oulu
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18.36.
§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvallan toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus
Paikalla koko hallitus eli Tero Säkkinen, Hanne Saarikoski, Kaisa Vainio, Matti Timonen, Elina Väänänen ja Karoliina Kemppainen.Lisäksi paikalla oli
Markku Peltoniemi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Hallitus hyväksyi esityslistan.
§4 Pöytäkirjan tarkastajien ja sihteerin valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hanne Saarikoski ja Tero Säkkinen. Kokouksen sihteeriksi valittiin Karoliina Kemppainen
§5 Hallituksen järjestäytyminen ja toimihenkilöiden valinta.
Tämän vuoden hallituksen puheenjohtajana toimii Tero Säkkinen. Varapuheenjohtajaksi hallitus valitsi Matti Timosen. Sihteerinä toimii Karoliina Kemppainen. Tiedottajana toimii Kaisa Vainio. Hanne Saarikoski on tulevan vuoden rahastonhoitaja ja kirjanpitäjä. Hallituksen varajäseninä ovat Mikko Heikura ja Niina Kouva.
Tulevan vuoden toimihenkilöiksi valittiin seuraavat. Varastovastaavana toimii jatkossakin Tiia Kekkonen. Larppivastaavaksi nimettiin Elina Väänänen, joka toimii myös K-treffi vastaavana. S-treffi vastaava on tänäkin vuonna Tero Säkkinen. Kotisivuvastaavana on Rauli Puuperä. Jäsenvastaava on Hanne Saarikoski. Varalarppivastaavana toimii Markku Peltoniemi ja Matti Timonen on varatiedottaja. Karoliina Kemppainen valittiin huolehtimaan yhdistyksen postista.
§6 Posti ja talous
6.1 posti
Ei tietoa, koska posti on tarkistettu viime. Luultavammin syksyllä marraskuun tienoilla. Karoliina Kemppainen käy tarkistamassa postin mahdollisimman pian.
6.2 Talous
Hallitus totesi talouden olevan kunnossa. Maksamattomia laskuja ei ole, varaston vuokra 1/2008 on maksettu. Tilillä on 917, 12 euroa ja kassassa 268,30 euroa. Viime vuoden toiminta-avustuksen pitäisi olla tulossa alkuvuodesta.
6.2.1 2007 vuoden talousarvion toteutuminen
Asiasta tiedetään lisää myöhemmin, loppujen laskelmien valmistuttua.
6.2.2 2008 talouslinja ja tilinkäyttöoikeus
Keskusteltiin tulevan vuoden raha-asioista ja siitä millä talouslinjauksella vuonna 2008 mennään. Hallitus pyrkii varmentamaan budjettien täsmäävyyden. Lisäksi päätettiin painottaa larppien budjeteissa kiinteitä hankintoja, joista olisi yhdistykselle hyötyä tulevaisuudessakin.
Tiia Kekkonen tuli kokoukseen klo. 19.22
Tilinkäyttöoikeus siirrettiin Tero Säkkiseltä ja Kalle Askolalta, Tero Säkkiselle ja Hanne Saarikoskelle.
Tiia Kekkoselle annettiin 100 euroa rahaa varaston täydentämistä varten.
§7 2007 vuosiavustuksen tarkistus
Vuoden 2007 jälkimmäisen osan (syys-joulukuun) toimintatoteutuma on raportoitu 10.1.2008 kaupungille Tero Säkkisen ja Hanne Saarikosken toimesta.
§8 Jäsenasiat
Uudet jäsenet
Hyväksyttiin Mikko Myllykangas ja Hanna Tallavaara OIEI:n jäseniksi. Arttu Kurttilan hyväksymisestä jäseneksi äänestettiin, yhden (1) vastustaessa ja viiden (5) puoltaessa jäsenyyttä. Arttu Kurttila hyväksyttiin jäseneksi enemmistön päätöksellä.
Jäsentiedote
Keskusteltiin jäsentiedottiin laatimisesta ja sen lähettämisestä. Elina Väänänen ja Kaisa Vainio lupasivat laatia jäsentiedotteen 29.2.2008 mennessä. Päätettiin, että jäsentiedote lähetetään sähköpostilla, paitsi niille jotka eivät saa sähköpostia perille asti eli silloin kun lähetetty maili palautuu takaisin lähettäjälle.
Jäsenedut
Päätettiin yrittää uusia vanhat jäsenedut mahdollisimman pian. Uusia jäsenetujakin pyritään mahdollisuuksien mukaan hankkimaan. Karoliina Kemppainen on päävastuussa jäsenetujen uusimisesta.
§9 Tiedottaminen
Keskusteltiin yhdistyksen tiedonkulusta ja sen tämän hetkisistä ongelmista. Huomattiin, että pelien järjestejät eivät käytä säköpostitse toimivaa larp-listaa, jonka postit menevät perille sellaisillekin henkilöille, jotka eivät foorumilla käy. Sovittiin, että tiedottaja siirtää foorumilta sopivaksi katsomansa tapahtumat listalle. Varapuheenjohtaja pyrkii kehottamaan larpin järjestäjiä itse ilmoittamaan pelinsä larp-listalla.
Keskustelimme myös sähköpostiosoitteista ja niiden moderoinnista. Pyritään saamaan mahdollisimman pian joku halukas moderoimaan sähköpostitunnuksia niin, että ne saadaan toimimaan ja uusia saadaan luotua tarpeen mukaan.
Keskusteltiin myös OIEI:n foorumin moderoinnista. Päätettiin lisätä moderaattorin oikeudet Karoliina Kemppaiselle ja Kaisa Vainiolle.
§10 OIEI:n toimintalinja vuodelle 2008
Markku Peltoniemi poistui 20.04
OIEI:n tavoitteena on edistää oululaista larppaamista ja pyrkiä tekemään yhteistyötä lähialueiden larppiryhmien, kuten Rollin, kanssa. OIEI pyrkii hankkimaan uusia jäseniä ja aktivoimaan vanhaa jäsenistöä. Keskusteltiin siitä, että uusien jäsenten hankinta kannattaisi keskittää sellaisiin harrasteryhmiin jotka sivuavat larppaamista jollain lailla.
Uusia pelipaikkoija pyritään kartoittamaan ja toimintaa monimuotoistamaan.
Roolipelaavia jäseniä kannustetaan ilmoittamaan toimintansa hallitukselle, näin saadaan OIEI:n toimintaa lisättyä. Alajaosto toiminta ilmoitetaan varapuheenjohtaja Matti Timoselle.
Keskusteltiin epäselvästä matkakorvauskäytännöstä. Hallitus päätti päättää matkakorvauspoliitikasta ensi kokouksessa.
Alajaostot
Perustettiin kolme uutta alajaostoa. Tanssi&Musiikki –alajaosto, Käsityö –alajaosto ja Lautapeli-alajaosto.
§11 Edellisen hallituksen päätösten voimassaolo
Päätökset ovat toistaiseksi voimassa. Hallitus katsoo asiaa tarkemmin ensi kokouksessa.
§12 Uusi larppaajien kattojärjestö
Tiia Kekkonen kertoi halltukselle mahdollisen uudenlaisen larppaajien kattojärjestön perustamisesta SuoLi:n tilalle. Tiia Kekkosen esittelemä malli uudeksi kattojärjestöksi kuulosti hallituksen mielestä hyvälle. Helmikuun ensimmäisillä S-treffeillä 4.2.2008 suunnitellaan kirje, jolla lähestytään muita suomalaisia larppijärjestöjä asian tiimoilta.
§13 Menneet tapahtumat
Pidä huivistas kiinni 2007, 5.1.2007. Mäenlasku –retki.
§14 Tulevat tapahtumat
Voi voi domovoi 2.2 Sanginjoki
Renegade Colonies: Flight of Titania, 16.2. Oulu
Oulu 1940, 23-24.2. Oulu
Auringon etuvartio II, 14-15.3. Sanginjoki
Sininen lintu 12.4. Sanginjoki
Muiden paikkakuntien tapahtumia:
Yön hiljaisuudessa 25.27.1. Haapavesi
WH40K3: Underhive, 5-6.4. Kuopio
MacNolten Aika III: Capture the flag 3.5. Haapavesi
§15 Muut Esille Tulevat Asiat
Lautapeli alajaosto kokoontuu ensimmäisen kerran 24.1. Elina Väänänen aikoo tehdä yhteistyötä Ylioppilas teatterin kanssa.
§16 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous on 12.2 klo 17.00 Hartaantie 12 as 31:ssä.
§17 kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo. 21.06
