Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 2/2008 pöytäkirja  (Luettu 2430 kertaa)

Danju

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 415
    • Profiili
Hallituksen kokouksen 2/2008 pöytäkirja
« : 28.02.2008, 11:44:48 ap »
OIEI ry:n hallituksen kokous #2
12.2.2008
Paikka: Hartaantie 12 as 31, Oulu

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 17.27

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvallan toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Läsnä: Tero Säkkinen, Hanne Saarikoski, Kaisa Vainio, Matti Timonen, Elina Väänänen ja Karoliina Kemppainen. Lisäksi paikalla oli Markku Peltoniemi.
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Hallitus hyväksyi esityslistan muutoksitta.

§4 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Kaisa Vainio ja Elina Väänänen

§5 Posti ja talous

5.1 posti
Itella Oyj kertoi postilaatikon maksun noususta ja lähetti sen mukaisen laskun. Kaupunki oli lähettänyt vuosittaisen jäsentiedotteen ja maksanut vuosiavustuksen loppuosan 1603 euroa. NAK myönsi tilavuoron Sanginjoelle 21-23.3.

5.2 Talous
Tilillä on 2313,20 euroa ja kassassa 132,55 euroa. Varaston 2/08  vuokra maksettu.

5.3 Tulot
Kaupungilta vuosiavustuksen loppuosa 1603 euroa, jäsenmaksuja 18x2e, vuoden alusta alkaen.

5.4 Menot
Postilaatikon vuokra 47,99 maksettu, nettiseveri 79,00 maksettu.

5.5 Hankinnat
Päätettiin hankkia Lidlistä OIEI:lle kaksi valvontakameraa. 39,90e kpl. Samalla hankitaan OIEI:lle myös yksi pieni käsivaahtosammutin 10e.

§6 2008 vuosiavustuksen hakeminen
Vuodelle 2008 on haettu kaupungilta vuosiavustusta Tero Säkkisen toimesta pohjautuen viimevuotiseen toimintakertymään.

§7 Jäsenasiat
Uudet jäsenet
Hyväksytään Hanna Tallavaara ja Jarmo Laine OIEI:n jäseniksi.

Jäsentiedote
Päätettiin siirtää tekemis vastuu Kaisa Vainiolta ja Elina Väänäseltä, Kaisa Vainiolla ja Karoliina Kemppaiselle. Jäsentiedote laaditaan valmiiksi 29.2 mennessä.

Jäsenedut
Uusia jäsenetuja on hankittu ja vanhoja etuja uusittu. Jäsenetuliikkeet tällä hetkellä ovat Löytö-Pala (-10% kaikista ostoista),  Ompelutalo (-10% ompelutarvikkeista), Second Hand Store (Pöytävuokrat opiskelijahintaan), Raijan puoti (alennus vuokrapuvuista tapauskohtaisesti). Jäsenedut on vielä uusimatta Fantasiapeleistä ja Pilapalasta, uusimisen on luvannut hoitaa Tiia Kekkonen ja Public House Graalista, jonka jäsenedun uusimisesta vastaa Elina Väänänen.

§8 OIEI:n sähköpostilista
Rauli Puuperä on ilmoittanut hallitukselle, että oiei@oiei.fi sähköpostiosoitteeseen on kertynyt yli 36 000 viestiä, jotka odottavat käsittelyä. Päätettiin poistaa kaikki ennen vuotta 2008 tulleet viestit ja käydä läpi jäljelle jäävät.

§9 Larppaajien kattojärjestö
SuoLi ry sai uuden hallituksen vuodelle 2008 ja heidän puheenjohtajansa Jenni Häkkinen on ottanut yhteyttä OIEI ry:n hallitukseen. SuoLi ry:n toimintasuunnitelmaa ei ole vielä julkaistu. Hallitus keskusteli asiasta ja mahdollisuuksista perustaa uusi kattojärjestö yhdessä SuoLi ry:n kanssa. Päätettiin odottaa SuoLi ry:n toimintasuunnitelmaa seuraavaan OIEI ry:n hallituksen kokoukseen asti, jonka jälkeen keskustellaan miten kattojärjestöasian kanssa edetään.

§10 Leirikeskuvuorot
Uusi leirikeskusvuoro Sanginjoelle ajalle 21-23.3. Toimintaa tähän on järjestämässä Kalle Askola.

§11 Menneet tapahtumat
OIEI:n peliviikonloppu, 1-3.2.2008. Sanginjoki. 25 kävijää.
Kulut noin 20e, jotka menivät bensaan ja virvokkeisiin.(Teetä ja kahvia)
§12 Tulevat tapahtumat

Renegade Colonies: Flight of Titania, 16.2. Oulu
Oulu 1940, 23-24.2. Oulu
Auringon etuvartio II, 14-15.3. Sanginjoki
Sininen lintu 12.4. Sanginjoki

Muiden paikkakuntien tapahtumia:

WH40K3: Underhive, 5-6.4. Kuopio
Solmukohta 4-6.4. Nurmijärvi
MacNolten Aika III: Capture the flag 3.5. Haapavesi
Evil’s Playground 2 6-8.6 Rovaniemi
§13 Muut käsiteltävät asiat

OIEI:n kotisivut
Uudet sivut ovat työnalla. Niitä koskien odotellaan kiireellistä postia, jonka Karoliina Kemppainen lupasi toimittaa mahdollisimman pian Rauli Puuperälle, joka vastaa uusista kotisivuista.

OIEI:n tukkukortti
Keskusteltiin OIEI:n tukkukortin käytöstä ja sen olemassaolon tiedottamisesta pelinjärjestäjille. OIEI:n tukkukortilla saa hankkia tarvikkeita vain OIEI:n peleihin.

OIEI:n sähköpostit
Niille, joille se käy laitetaan sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@oiei .fi. Osalle muotoa tehtävä@oiei.fi, esimerkiksi varasto@oiei.fi ja pj@oiei.fi

Matkakorvaukset
OIEI:n matkakorvauskäytäntö on ollut hieman epäselvä, eikä siitä ole tiedotettu jäsenistölle tarpeeksi hyvin. Matkakorvauskäytäntöä yhdenmukaistettiin seuraavanlaiseksi. Oulussa asuva jäsen voi saada matkakorvauksia noin yli 50 kilometrin pelimatkoille. Matkakorvauksen määrä lasketaan seuraavalla tavalla: matkakulut+pelimaksu/4. Maksimissaan matkakorvausta voi kuitenkin saada korkeintaan 20 euroa. Matkakorvausta vastaan hakijan täytyy toimittaa hallitukselle kirjallisena tapahtumaraportti pelimatkasta. Kustakin korvaushakemuksesta päättää hallitus tapauskohtaisesti.

Kevätkokous
OIEI:n kevätkokous pidetään 31.3 S-treffpaikalla eli Tuiran Nuorisotalolla (Lassikallionpolku 4 ) klo 18.30 alkaen.

§14 Muut Esille Tulevat Asiat
Keskusteltiin tulevasta Finger Bang Bang -larpista ja sen mahdollisesta pelipaikasta, kyseisen pelin pelinjohtajien pyynnöstä.

§15 Seuraavan kokouksen aika ja paikka
Seuraava kokous on 6.3 klo. 19.30 alkaen, Hartaantie 12 as 31.

§16 kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.08
Karoliina Kemppainen

OIEI:n
Webmaster 2011-2013
Puheenjohtaja 2010
Sihteeri 2008-2009