Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 2/2009 pöytäkirja  (Luettu 2107 kertaa)

Danju

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 415
    • Profiili
Hallituksen kokouksen 2/2009 pöytäkirja
« : 28.04.2009, 08:02:03 ap »
OIEI ry:n hallituksen kokous #2 13.2.2009
Paikka: Hartaantie 12 as 31, Oulu

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 16:01

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvallan toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkastus

Paikalla olivat Tero Säkkinen, Kukka-Maaria Hautamäki,Kaisa Vainio, Kreetta Askola,  Karoliina Kemppainen sekä varajäsen Hanne Saarikoski. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Hallitus hyväksyi esityslistan muutoksin. Siirrettiin kohta §13 Menneet tapahtumat ja kohta §14 Tulevat tapahtumat heti talouden jälkeen kohdiksi §7 ja §8.  

§4 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Kaisa Vainio ja Tero Säkkinen
 
§5 Posti

Posti on tarkistettu viimeksi 13.2.2009. Postissa oli tullut Itellalta ilmoitus, että postilaatikkojen hinnat nousevat. Lisäksi oli tullut Nuorisoasiankeskukselta kirje, että loppuosa vuoden 2008 avustuksesta on maksettu sekä Sampopankilta kirje uudesta sopimuksesta koskien OIEI:n tiliä. (Sopimuksesta lisää kohdassa §6 Talous)

§6 Talous

Tilillä on 2610,29 € ja kassassa on 461,40 €
Kreetta Askola ja Tero Säkkinen olivat käyneet neuvottelemassa Sampopankin kanssa uuden sopimuksen OIEIn pankkitilille. Sopimus sisältää muun muassa tietyn verran tilisiirtoja ja korttimaksuja kuukaudessa hintaan 4,50€/kk.

Keskusteltiin pelinjohdon mahdollisesta virkistäytymisrahasta kiitokseksi pelinjärjestämisestä. Ohjesuosituksena on, että virkistäytymisrahaksi voi budjetoida noin 5 euroa pelinjohtajaa kohden.

Valtuutettiin Kukka-Maaria Hautamäki ostamaan OIEI ry:lle 380 euroa maksava ompelukone.

6.1 Menot

Kassatarvikkeet 5,35 €, Keskiajan keittiö kirja sekä tilivihko 34,30 €, kirjanpitokansio 6,30 €, lautapelikerhon virvokkeet 9,30 €, S-treffikulut 23,65 €, hallituksen kokouskulut 4,90 €.

6.2 Tulot

Jäsenmaksuja 37 x 2 euroa = 74 euroa.

6.3 Hankinnat ja lahjoitukset

Kaksi lyhtyä 9,55€ sekä kolme lampaantaljaa 75 €.
Kaisa Vainio on hankkimassa kirjaa ” The Writer's Guide to Everyday Life in the Middle Ages”.

§7 Menneet tapahtumat

Talvi-iltain tarinoita 24.1.2009
-Kaisa Vainio on tehnyt tapahtumaraportin sekä tilittänyt budjetin. Budjetti ylittyi 3,15 eurolla. Budjetti ja tapahtumaraportti pöytäkirjan liitteenä.

Kettilmundssonin Familian Talvipäivä, osa II 6.-7.2.2009
-Peli meni miinukselle 305,95 euroa. Budjetti ylittyi 55::llä eurolla ja 95:llä sentillä. Kreetta Askola tekee tapahtumaraportin.

Aurinkolaakson Millenium-bileet -09, 17.1.09 Iisalmessa

§8 Tulevat tapahtumat
”Kukkiksen peli”, Huhtikuu 2009.
Ennakkomainos: Perintö, elokuu 2009

Kesätapahtuma
- Suunniteltiin alkukesälle järjestettäväksi OIEI:n omaa kesätapahtumaa keskiajan hengessä. Tapahtumassa olisi hyvää, ajanmukaista ruokaa, turnajaisia ja tansseja. Halukkaille voitaisiin kirjoittaa hahmot. Kaisa Vainio ottaa vastuun työryhmän kasaamisesta ja tapahtuman organisoinnista.

Sekä Jonne Karila että Mikko Heikura ovat kyselleet mahdollisen lauta- ja roolipeliviikonlopun järjestämisestä Tuiran nuorisotalolla ensi kuussa. Hallitus ei nähnyt estettä tapahtuman järjestämiselle.

Maria Järvinen on järjestämässä ompelupiiriä. Ensimmäisellä kerralla luvassa olisi todennäköisesti mallinukkejen tekoa. Maria Järvinen ilmoittaa myöhemmin tarkemmasta järjestämisajankohdasta.

Muiden tahojen järjestämät tapahtumat:
Knutepunkt 2009
Renegade Colonies: Misplaced Loyalties - Oulussa 14.2.2009
Oakwood 20-22.3. Rovaniemi
Void -Reborn 10-12.7. Rovaniemi
Sankarten Akatemia 9-10.5 Joensuu

§9 Jäsenasiat

Hyväksyttiin uusiksi jäseniksi Jonne Karila, Olli Paakkolanvaara, Anne Korola, Joonas Poussu, Sipi Myllynen, Jenni Ronkainen, Lauri Gardner, Anna Aatsinki, Saara Marin, Annakaisa Paldán, Jenni Halttunen, Janne Harpela, Iida Heikari, Tuomas Kortelainen, Jukka Jääskelä, Tuuli Myllynen, Jussi Eronen, Susanna Kouva, Matti-Pekka Heikura, Emmi Tähtinen, Salla Päkkilä, Juho Korolainen, Viivi Junno, Tuukka Ervasti, Henri Juntunen ja  Julius Kuutti.

9.1 Jäsentiedote
Kaisa Vainio on kirjoittanut jäsentiedotteen ja lähettänyt sen hallituksen sähköpostilistalle. Kaisa korjaa jäsenkirjeeseen muiden ehdottamat muutokset sekä muutoin valmistelee kirjeen lähetyskuntoon 28.2.2009 mennessä.

9.2 Jäsenedut
Jäsenedut on uusittu tai hankittu seuraavista liikkeistä: Fantasiapelit,  PilaPala, Suomen kampaamotarvike Oy, Kultakissa, Ompelutalo, Pilis, Raijan puoti sekä suullisesti on uusittu Second Hand Storen jäsenetu.

§10 Edellisen hallituksen päätösten voimassaolo

Vahvistettiin vuoden 2008 hallituksen päätökset.
 
§11 Vapaat leirikeskusvuorot

Toukokuussa on vapaa Koppana-vuoro. Kysytään ensisijaisesti Viivi Junnolta kiinnostusta järjestää pelinsä kyseisellä vuorolla.

§12 T-paitakilpailu

Äänestys on päättynyt. Kilpailun voitti reilulla ääni enemmistöllä paita tekstillä ”Liity Imperiumiin”. Paitaehdotusta muokataan vielä hieman, lisätään painatukseen vielä ”oiei.fi” -teksti. Maria Järvinen muokkaa paidan valmiiksi 27.2 mennessä. Tämän jälkeen tilataan paidat.

§13 Kouluvierailu

Kaakkurin koulu on pyytänyt OIEI ry:tä vetämään 8-9 luokkalaisille roolipelityöpajan. Kaisa Vainio ja Karoliina Kemppainen ovat luvanneet mennä vetämään yhdessä suunnitellun työpajan Kaakkurin koululle 26.2.2009.

§14 Mainoskampanja

Kreetta Askola kysyy voisiko Kalle Askola suunnitella ja toteuttaa OIEI ry:lle muutaman mainoskuvan kampanjointia varten.

§15 OIEI:n nettisivut

Koska OIEI:n tämän hetkisen palvelintarjoajan Futuronin kanssa on ollut ongelmia niin Webmasteri Rauli Puuperä ehdotti, että OIEI:n sivut siirrettäisiin virtuaalipalvelimelle sen sijaan, että vaihtaisimme kalliimpaan palveluntarjoajaan. Hallitus ei nähnyt estettä virtuaalipalvelimen perustamiselle. Hallitus antoi webmasterille vapaat kädet toimia niin kuin parhaaksi näkee. OIEI:n kotisivut ovat tällä hetkellä sillä mallilla, että niille voidaan tehdä sisältöä. Kreetta Askola vastaa etusivun kuntoon saamisesta ja Kaisa Vainio toimintasivusta.

§16 Kevätkokous

Päätettiin järjestää vuoden 2009 kevätkokous 30.3.2009 Tuiran nuorisotalolla S-treffien aikaan.

§15 Muut Esille Tulevat Asiat

Taiteiden yö järjestetään elokuussa ja jos OIEI haluaa olla esillä tapahtumassa niin viimeistään ensi kuun aikana olisi hyvä viedä asiaa eteenpäin ja pohtia millaista tapahtumaa oltaisiin järjestämässä.

Suomen Liveroolipelaajat ehdottivat, että me vuorostamme voisimme mennä pitämään Etelä-Suomeen jonkun täällä aiemmin järjestetyn pelin. Kaisa Vainio aikoo ehdottaa heille Peruskoulu –larppia.

Kukka-Maaria Hautamäki hoitaa käytönnönjärjestelyt ja  järjestää OIEIn jäsenille ekskursion Fantasiapeleihin kevään 2009 aikana.

§16 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

Seuraava kokous on 13.3.2009 klo 16:00 Hartaantie 12 as 31:ssä.

§17 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo  18:23
Karoliina Kemppainen

OIEI:n
Webmaster 2011-2013
Puheenjohtaja 2010
Sihteeri 2008-2009