Kirjoittaja Aihe: Hallituksen kokouksen 3/2009 pöytäkirja  (Luettu 1915 kertaa)

Danju

  • Administrator
  • Wanha parta
  • *****
  • Viestejä: 415
    • Profiili
Hallituksen kokouksen 3/2009 pöytäkirja
« : 29.04.2009, 08:09:25 ap »
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 3/2009
13.3.2009
Kaislatie 11 L 37

§1 Kokouksen avaus

Varapuheenjohtaja Maria Järvinen avasi kokouksen klo 16.46.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla olivat Maria Järvinen, Kaisa Vainio, Kukka-Maaria Hautamäki ja Kreetta Askola, joka toimi sihteerinä.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin muutoksin: lisättiin T-paidat-kohta kohdaksi §11.3.

§4 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen

Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Kaisa Vainio ja Maria Järvinen.

§5 Edellisen kokouksen päätökset

Maria Järvinen lähettää hallituslistalle T-paitaehdotukset maanantaihin 16.3.2009 mennessä, jonka jälkeen hallitus päättää lopullisen version ja Kaisa Vainio tekee tilauksen.

Kukka-Maaria Hautamäki ei ole vielä ostanut ompelukonetta, mutta hoitaa asian Kreetta Askolan kanssa seuraavalla viikolla. Kukka-Maaria Hautamäki hoitaa myös Fantasiapelien lahjakortin ostamisen tämän kuun aikana.

Kaisa Vaino on tehnyt jäsenkirjeen T-paita-osioita vaille valmiiksi.

Rauli Puuperälle on tiedotettu mahdollisuudesta vaihtaa palveluntarjoajaa tai siirtää Oiein sivut virtuaalipalvelimelle. Asiasta ei ole kuulunut mitään ja Kreetta Askola kysyy tilannetta. Wiki-sivujen tuottaminen on aloitettu.

Suoli on kiinnostunut Peruskoulu-larpista ja pyysi lisätietoja, Kreetta Askola toimittaa niitä.

Niina Kouva saapui kokoukseen.

Hallitus ehdottaa Mikko Heikuralle ja Jonne Karilalle yhteistyötä viikonlopputapahtuman järjestelyissä. Edellä mainituille asiasta tiedottavat Niina Kouva ja Kaisa Vainio.

§6 Posti

Ei kirjepostia. Tiia Kekkonen ja Janne Harpela lähestyivät hallitusta sähköpostitse varastohankinnoista. Näistä enemmän kohdassa 11.2.

§7 Jäsenasiat

Hyväksyttiin yksi uusi jäsen, Hannamari Markkula.

Kukka-Maaria Hautamäki lähettää jäsentiedotteen viimeistään keskiviikkona 18.3.2009. Kaikki hallituksen jäsenet kommentoivat jäsentiedotetta ja t-paitaehdotuksia maanantaina 16.3.2009, vaikka vain ilmoittamalla että heidän mielestään kaikki on kunnossa.

§8 Talous

8.1 Taloudellinen tilanne

Tilillä on rahaa 2471,59 e ja kassassa 109,75 e.

8.2 Tulot, menot ja hankinnat

Tulot

Jäsenmaksuja 3 kpl, yhteensä 6 e.

Menot

Hallituksen kokous 5,75 e. Bussiliput Kaakkurin kouluesittelyyn 2,90 e x 4  = 11,60 ja pähkinät, joiden summa ei vielä tiedossa Karoliina Kemppaiselle ja Kaisa Vainiolle.

Hankinnat

Kaisa Vainio on ostanut Oiein kirjastoon teoksen The writer’s guide to everyday life in the middle ages, 16,70 e.

Kreetta Askola ei osta kassakirjaa, toisin kuin vuoden ensimmäisessä kokouksessa mainittiin.

§9 Menneet tapahtumat

Harharyhmän Renegade Colonies: Misplaced Loyalties 14.2.2009. Kaisa Vainio on toimittanut tapahtumaraportin.

Kaisa Vainio ja Karoliina Kemppainen olivat esittelemässä liveroolipelaamista Kaakkurin koulussa workshop-työpajassa.

§10 Tulevat tapahtumat

Pelit

21.3.2009    Oakwood
16.-19.4.2009 Knutpunkt
18.4. 2009    Veritahrat (Oiei)
25.4.2009     Matkustajat II – Tempus Fugit (Oiei)
15.-17.5.2009 Hurmrondin hätäkutsu v1.1
23.-24.5.2009 Black Parade – Viimeinen Mäyränpää II (Oiei)
29.-31.5.2009 Nimi ei koskaan kuole
12.-14.6.2009 Tourniquet 1: Valon Vangit ReRoll
10.-12.7.2009 The Beyond
31.7.-2.8.2009  Ropecon
elokuu 2009      Perintö (Oiei)

Muut

Käsityöpiiri alkaa body-nuken teolla lauantaina 4.4.2009 Kukka-Maaria Hautamäen luona klo 14 alkaen. Kaisa tiedottaa asiasta jäsenkirjeessä ja Mau foorumille.

Kesän peleistä ja pelipaikoista keskusteltiin. Niitä on tulossa, vaikka usea peli vaatii vielä varmistuksia.

§11 Ajankohtaiset asiat

11.1 Kevätkokouksen valmistelu

Tilinpäätöstä ja muita asiakirjoja ei ole luovutettu tilintarkastajille ajoissa, joten päätettiin pitää toinen kevätkokous 20.4.2009, kun kaikki paperit on saatu kuntoon. Kukka-Maaria Hautamäki kutsuu molemmat kokoukset koolle, ensimmäisen viimeistään 23.3.2009 ja toiseen viimeistään 6.4.2009.

Tilintarkastukseen vaadittavat paperit hoidetaan lähetysvalmiiksi perjantaihin 20.3.2009 mennessä. Karoliina Kemppainen huolehtii kokouspöytäkirjat kuntoon ja Karoliina huolehtii Kaisa Vainion kanssa tapahtumaraportit kuntoon niin, että Kaisa saa tehtyä toimintakertomuksen loppuun. Tero Säkkinen saa tilinpäätöksen valmiiksi viikonlopun aikana. Karoliina ja Tero vastaavat, että tarpeelliset asiakirjat lähetetään tilintarkastajille. Kreetta Askola ottaa selville ketkä toimivat tilintarkastajina kokouksen jälkeen.
 
11.2 Varasto

Kukka-Maaria Hautamäki luovuttaa toisen varaston avaimen Maria Järviselle.

Niina Kouva on tehnyt Oiein ulkopuolisten tapahtumien lainauslomakkeen. Niina tekee maaliskuun loppuun mennessä version myös oieiläisille lainaajille. Näin on tarkoitus saada aikaan selkeät pelisäännöt varaston lainaukseen.

Niina Kouva on yhteydessä Janne Harpelaan ja Tiia Kekkoseen varastohankinnoista. Niina hallinnoi 300 e varastobudjettia ja voi luovuttaa siitä osia oman harkintansa mukaan kolmansien osapuolien käytettäväksi.

Varastokokous sovittiin pidettäväksi 23.3.2009 S-treffeillä. Siellä käsitellään varaston järjestystä, hankintoja ja Tiian ja Jannen toimittamaa listaa. Kaisa tiedottaa jäsenille kokouksesta.

11.3 T-paidat

Kaisa Vainio oli ottanut selvää Oiein T-paitojen painatushinnoista. Päätettiin valita painatukseen laadukkaimmat Fruit of the Loom –paidat. 1-väripainatetun paidan hinnaksi tulee naisten paitoihin 8,35 e ja miesten paitoihin 5,90 e. Kaisa selvittää 2-väristen paitojen hinnan maanantaiksi, että saadaan päätettyä tilattava paita. Mikäli valitaan 1-väripainatus, niin paitojen hinta tasataan niin, että Oiei myy 1-väriset paidat hintaan 7 e/kpl. Jos hallitus päätyy 2-väripainatettuun paitaan, niin tässäkin tapauksessa eri paitamallien hintoja tasataan.

§12 Muut esille tulevat asiat

Kreetta Askola esitti, että hallituslaiset voisivat ilmoittaa poissaoloistaan ainakin hallituslistalle etukäteen. Kreetta ilmoitti myös tekevänsä wikiin ohjeita hallitustoiminnasta ja tyhjiä esityslistoja ym.

§13 Seuraavan kokouksen aika ja paikka

Seuraava kokous pidetään 30.3.2009 18.00 S-treffeillä (Tuiran nuorisotila, Lassinkallionpolku 4).

§14 Kokouksen päättäminen

Varapuheenjohtaja Mau päätti kokouksen klo 18.05.
Karoliina Kemppainen

OIEI:n
Webmaster 2011-2013
Puheenjohtaja 2010
Sihteeri 2008-2009