Hallituksen kokousten pöytäkirjat 2017

[kraah]

Kokous 1/17

Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen järjestäytymiskokous (1/2017)
18.1.2017 kello 17:15
Valveen kokoustila, Oulu

§1 Kokouksen avaus
Kokous avattiin 17:19.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä läsnäolijoiden tarkistus
Päätösvaltaisuus todettiin, paikalla Elisa Halttu, Hanne Saarikoski, Susanna Veijalainen, Markku Peltoniemi, Jenny Kangasvuo ja Jenna Vikman.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Kokouksen sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta
Sihteeriksi valittiin Jenny Kangasvuo ja pöytäkirjantarkastajiksi Jenna Vikman ja Hanne Saarikoski.

§5 Vuoden 2017 hallituksen järjestäytyminen
Varapuheenjohtaja Hanna Puolakka
Sihteeri Jenny Kangasvuo
Tiedottaja, yhdistyksen sisäisen tiedottamisen vastuu, Hanna Puolakka
Jäsenvastaava Hanna Puolakka
Varajäsenvastaava Jenna Vikman
Rahastonhoitaja Jenna Vikman
Pelivastaava Viivi Junno

§6 Muiden toimihenkilöiden valinta vuodelle 2017
Varastovastaavat Elisa Halttu ja Markku Peltoniemi
Kirjastovastaava Jenna Vikman
Webmaster Kukka Hautamäki
S-treffivastaava Jenna Vikman

Pohditaan yhdistyksen pr-toimihenkilön toimen perustamista yhdistyksen ulkopuolista tiedottamista varten.

§7 Tilinkäyttöoikeudet ja nimenkäyttöoikeudet
Lakkautetaan kaikki aiemmat tilinkäyttöoikeudet Oulun Interaktiiviset Eläytyjät Ry:n tilille FI2380001670507584.

Myönnetään 18.1.2017 alkaen täydet tilinkäyttöoikeudet, verkkopankkitunnukset ja yhdistyksen yllämainitun tilin debit-kortti ja kortin käyttöoikeus puheenjohtaja Susanna Isa Veijalaiselle sekä rahastonhoitaja Jenna Maria Vikmanille. Puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla on oikeus käyttää tilinkäyttöoikeuksiaan yksin tai yhdessä.

Lisäksi vahvistetaan nimenkirjoitusoikeudet puheenjohtaja Susanna Isa Veijalaiselle, varapuheenjohtaja Hanna-Leena Annika Puolakalle, sihteeri Jenny Elisabeth Kangasvuolle sekä rahastonhoitaja Jenna Maria Vikmanille. Lakkautetaan Johanna Maria Verhiön nimenkäyttöoikeus.

§8 Hallituskäytännöt
Keskusteltiin hallituksen toimintakäytännöistä.

Sovitaan, että Facebookia ei käytetä hallituksen tiedottamiseen muuten kuin hätätilanteessa, vaan hallituksen keskinäinen tiedonvaihto keskitetään hallituksen sähköpostilistalle.

Hallituksen kokousten Doodle-sopimiseen on asetettava vastausdeadline, jotta ajoista sopiminen ei veny. Kokeillaan hallituksen Slack-kanavan käyttöönottamista epämuodolliseen tiedonvaihtoon. Slack-kanavalla ei kuitenkaan tehdä päätöksiä, ja olennaiset asiat siellä puhutusta mainitaan myös hallituksen sähköpostilistalla.

Luodaan yhteinen doc-tiedosto, johon kerätään hallituksen yhdessä sovittuja käytäntöjä.

Sovittiin, että hallituksen virkistysiltama pidetään helmikuussa myöhemmin sovittavana aikana.

§9 Jäsenasiat
§9.1 Jäsenetujen uusiminen
Fantasiapelit ilmoittanut, että jäsenetu on uusittavissa vasta helmikuussa, ja tähän asti uusi ja vanha jäsenkortti käyvät.
 
Suomen Kampaamotarvikkeen ja Pilailupuodin jäsenedut on uusittu. Suomen Kampaamotarvike tarjoaa 10% alennuksen Shot-hiuskosmetiikasta ja Grimas-tuotteista. Pilailupuoti tarjoaa 15% alennuksen peruukeista, naamareista, silmikoista ja maskeista sekä 10% alennuksen muista tuotteista.

Nappi-Kikan jäsenetua ei ole uusittu.

Pub Graalin ja MilGearin jäsenetuja ei ole uusittu.

Jäsenet ovat ehdottaneet Aicotex-kangaskauppaa jäsenetukaupaksi. Hanne Saarikoski hoitaa jäsenetukeskustelun.

Jäsenet ovat ehdottaneet myös Erätukkua, Partio-Aittaa ja Ompelutaloa. Kofeiinikomppaniaa kysyy Susanna Veijalainen, muista jäsenetukeskusteluista sovitaan myöhemmin.

§9.2 Jäsenrekisteri
Jäseniä muistutetaan vuoden 2017 jäsenmaksujen maksamisesta.

§10 Muut esille tulevat asiat
Sihteeri esitteli kaupungin avustushakemuksen tilanteen. Hakemusta tarvitsee täydentää vielä jonkin verran.

Pelinjohtajille on lähetettävä pelien budjetointiohjekirje, jonka Elisa Halttu on jo laatinut. Jäsenille lähettävä myös hallituksen esittäytymiskirje.

Häirintäyhdyshenkilön haku on laitettava käyntiin jäsenistölle sähköpostitse ja Facebookissa. Haku sisällytetään seuraavaan jäsenkirjeeseen.

§11 Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin 18:24.

[kraah]

Kokous 2/2017

Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
Hallituksen kokous 2/2017
Paikka: Ylioppilaantie 2 C 43
Aika: 17.2 klo 18.00

§1 Kokouksen avaus
Kokous avattiin 18:11.

§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
sekä läsnäolijoiden toteaminen
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Läsnä olivat pj. Susanna Veijalainen, Elisa Halttu, Viivi Junno, Elina Väänänen ja Jenny Kangasvuo.

Hanne Saarikoski ja Jenna Vikman saapuivat kello 18:13.

Hanna Puolakka saapui kello 18:34.

§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

§4 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Viivi Junno ja Elisa Halttu.

§5 Edellisen kokouksen pöytäkirja
Käytiin edellisen kokouksen pöytäkirja läpi.

§6 Posti
   6.1. Saapunut posti
Kulttuuri- ja tapahtumauutisia Oulun kaupungilta. (Liite 1.)

Varaston lasku saapunut. Varaston vuokra on muuttunut, ja se on vuonna 2017 80,60€/kk. Laskuttaja on myös muuttunut, laskuttajana on nykyään Trust Capital -laskutuspalvelu. (Liite 2.)

§7 Talous
§7.1 Tilin tilanne
Tilillä rahaa 1584,82 euroa
Kassassa rahaa 1760,90 euroa
Jäsenkassassa rahaa 230,00 euroa

§7.2 Hankinnat
Ei hankintoja.

Viivi Junno esitti, että yhdistykselle hankittaisiin bordonialaisia tansseja käsitteleviä kirjoja ja musiikkia. Päätettiin hankkia kirjat yhdistykselle. Viivi Junno hoitaa kirjojen hankinnan.

§7.3 Kulukorvaukset
Ei kulukorvauksia.

§8 Jäsenasiat

    §8.1 Uudet jäsenet
Blind Tigerissä liittyneet jäsenet: Eveliina Aho (1997), Tuomas Mattila (1983), Joonatan Salminen (1993). Uudet jäsenet hyväksyttiin.

§8.2 Jäsenetujen uusiminen
Susanna Veijalainen on käynyt neuvottelemassa uuden jäsenedun Kofeiinikomppaniaan: 10% alennus jäsenistölle kaikista Kofeiinikomppanian tuotteista. Ehtona on yhdistyksen sivuille laitettava mainosbanneri.

Päätettiin liittää yhdistyksen sivuille yhteistyökumppanit esittelevä alasivu, johon kootaan jäsenetuyritykset ja muut yhteistyökumppanit.  

- Milgear on vastannut, että jäsenet saavat 7% alennusta normaalihintaisista tuotteista.
- Nappi-Kikka on uusinut jäsenedun: yli 10 euron ostoksista 10% alennusta, ei koske ompelupalveluita ja ompelukoneita.
- Pub Graalin jäsenetua ei ole uusittu. Viivi Junno hoitaa jäsenedun uusimisen.
- Aicotex ei suostunut jäsenetujen antamiseen.

§8.3. Jäsenkirje ja päivämäärät

Käsiteltiin jäsenkirje. Hanna Puolakka lupasi lähettää jäsenkirjeen. Jäsenmaksun eräpäiväksi päätettiin 15.3.2017.

Kevätkokouksen päivämääräksi päätettiin S-treffeillä maanantaina 27.3.2017.

§9 Menneet tapahtumat

§9.1 Oiein menneet tapahtumat & alajaostot
14.1.   Blind Tiger - Käsitellään toteutunut budjetti ja tapahtumaraportti. (Liite 3.) Peli on jäänyt plussalle 163,34 euroa. Kyseessä on kolme vuorokautinen tapahtuma. Osallistujia 51, OIEI:n jäseniä 49, nuoria 25.

Tammikuun boffotreenit. (Liite 4.)

14.2. K-treffit
Osallistujia 5, nuoria 2.

§9.2 Muut menneet tapahtumat
21.-22.1.    Aavetarina, Taivassalo, käsitellään tapahtumaraportti (Liite 5.)
Osallistujia 2 nuorta, molemmat OIEI:n jäseniä.

3.-5.2.Talvimaracon, Kaijonharjun nuorisotalo, Oulu, käsitellään tapahtumaraportti (Liite 6.) Osallistujia 5 OIEI:n jäsentä, 3 nuorta.

§10 Tulevat tapahtumat

§10.1 Oiein tulevat tapahtumat
25.3       Rajamailla-kauhularp, Yli-Ii (ei budjettia)
15.4       DaiChiri, Kaijonharjun nuorisotalo, Oulu (budjetti hyväksytty 9/16 kokouksessa)
29.4      Elämänpuu - Tree of Life, Oulu (ei budjettia)
26.-27.5   Ihmisten aika V - Gundabad, Rokua (budjetti hyväksytty sähköpostilla) (Liite 7.)
15.6.    Pyhävuoren perilliset, Oulu

§10.2 Muiden tahojen tulevat tapahtumat
18.2.    Noitakäräjät - Rovaniemen Pääkirjasto, Rovaniemi
2.3.       Viinatrokarit käräjillä - Lapin Yliopisto, Rovaniemi
23.3.      Dystooppiset sci-fi -käräjät - Korundi, Rovaniemi
8.4.       Liisa Ihmemaassa -käräjät - Arktikum, Rovaniemi
22.4.    Ruhtinaan pidot, Porvoo
28.-30.7.   Ropecon, Helsinki
16.-20.8.    Hämeen keskiaikamarkkinat, Hämeenlinna
30.9.      Zombiewalk, Oulu

§11 Häirintäyhdyshenkilön valinta
Valitaan yhdistyksen ulkopuolinen henkilö vastaanottamaan potentiaaliset vetot ehdokkaiden suhteen ja päätetään ehdokkaiden lopullisen valinnan päivämäärä.

Päätettiin ehdokkaiden ilmoittautumisen päivämäärärajaksi perjantai 3.3.2017. Vetojen deadline on 9.3.2017. Yhdistyksen ulkopuoliseksi luottamushenkilöksi valittiin Janne Halttu.


§12 Muut esille tulevat asiat
Viivi Junno vie radiopuhelimet Matsuconiin tarvittaessa.

Nimenkirjoitusoikeudet Patentti- ja rekisterihallitukselle on vaihdettu vuoden 2017 hallitukselle.

Seuraava kokous on 10.3.2017.

§ 13 Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin 19:05.